Lease en mobiliteit
Workday Shuttel koppeling: Nederlandse medewerkers uit Workday automatisch in Shuttel
Met een koppeling tussen Workday en Shuttel krijgt elke medewerker van de Nederlandse organisatie in Workday automatisch een Shuttel-account in de juiste gebruikersgroep, zodat hij op tijd een mobiliteitskaart kan aanvragen. Op de laatste werkdag uit het termination-proces in Workday wordt de medewerker in Shuttel afgemeld, en collega's in andere landen komen er niet in.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Workday beheren en in Nederland zakelijke mobiliteit via Shuttel aanbieden, zetten nieuwe collega's met een Excel-lijst in Shuttel. Wie vertrekt of naar een vestiging in het buitenland gaat, blijft soms weken in Shuttel staan.
- HR rondt in Workday de hire af voor een medewerker bij een Nederlandse company, ook als de startdatum nog weken weg is.
- KoppelHet ziet de nieuwe medewerker en bepaalt met een vertaaltabel op functie, organisatie of vestiging in welke Shuttel-groep die hoort.
- De medewerker staat in Shuttel met personeelsnummer, naam, zakelijk e-mailadres, groep en leidinggevende.
- Bij een job change, verhuizing naar een andere vestiging of langdurig verlof verhuist de medewerker mee naar de groep die daarbij hoort.
- Op de laatste werkdag uit het termination-proces wordt de medewerker in Shuttel afgemeld.
Waar je op let bij Workday en Shuttel
- Workday bevat medewerkers in alle landen, maar de Shuttel-kaart werkt op het Nederlandse ov. KoppelHet stuurt alleen medewerkers van een Nederlandse company of vestiging door. Wie naar een vestiging in het buitenland verhuist, wordt in Shuttel afgemeld op de ingangsdatum van die overplaatsing.
- Bij een termination legt Workday naast de einddatum een aparte laatste werkdag vast. Valt die eerder, bijvoorbeeld bij vrijstelling van werk, dan meldt KoppelHet af op die laatste werkdag, zodat er geen woon-werkreizen meer op rekening van de werkgever komen.
- Een termination of job change kan in Workday met terugwerkende kracht worden ingevoerd. KoppelHet verwerkt de wijziging dan meteen en meldt HR dat reizen na de ingangsdatum al op de maandfactuur van Shuttel kunnen staan.
- Workday houdt per medewerker bij of hij met verlof is, met een begin- en verwachte einddatum. Of iemand tijdens bijvoorbeeld ouderschapsverlof naar een groep zonder woon-werkvergoeding gaat, spreken we per verlofsoort af. Na terugkeer krijgt de medewerker zijn oude groep terug.
- Workday maakt onderscheid tussen medewerkers en contingent workers. KoppelHet neemt inhuurkrachten alleen mee als jullie mobiliteitsregeling ook voor hen geldt, en dan in een eigen Shuttel-groep.
- Vergoedingen uit Shuttel horen in het lokale salarissysteem, waar het salaris wordt berekend. Deze koppeling regelt alleen wie er in Shuttel staat.
- Shuttel kan registraties laten goedkeuren door de leidinggevende. KoppelHet geeft de manager van de supervisory organization in Workday door. Zit die manager in een ander land en staat hij niet in Shuttel, dan spreken we een goedkeurder in Nederland af.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de reiskosten- en thuiswerkvergoedingen terug naar Workday?
Nee. Die horen in het Nederlandse salarissysteem, waar het salaris wordt berekend.
Wat als iemand van een buitenlandse vestiging tijdelijk in Nederland werkt?
KoppelHet kijkt naar de company en vestiging in Workday. Voor tijdelijke uitzonderingen houden we een korte lijst bij die HR zelf beheert, zodat die medewerker toch in Shuttel komt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum, met een Integration System User die alleen de Nederlandse companies ziet. Velden uit de Human Resources-webservice (Get_Workers) onder meer Termination_Last_Day_of_Work, On_Leave, Leave_Start_Date, Estimated_Leave_End_Date en Business_Site_Summary_Data, plus het onderscheid tussen employee en contingent worker.
- Shuttel publiceert geen openbare API-documentatie; de aansluiting aan de Shuttel-kant spreken we per klant af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Shuttel | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Personeelsnummer | Vaste sleutel, ook bij herindiensttreding |
Legal_Name / Preferred_Name | Voornaam en achternaam | |
Werk-e-mail | E-mailadres | Voor de uitnodiging voor de app en Mijn Shuttel |
Company en Business_Site | Werkgever | Alleen Nederlandse companies en vestigingen gaan mee |
Job_Profile, Supervisory_Organization | Gebruikersgroep | Via een vertaaltabel die HR beheert |
Manager | Leidinggevende | Voor de goedkeuringsstap in Shuttel |
Hire_Date | Startdatum | |
Termination_Last_Day_of_Work | Afmelden | |
On_Leave, Leave_Start_Date, Estimated_Leave_End_Date | Gebruikersgroep tijdens verlof | Alleen als dat per verlofsoort is afgesproken |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors