Accounts in applicaties
Workday Simplicate koppeling: Nederlandse workers uit Workday als medewerker in Simplicate
Met een koppeling tussen Workday en Simplicate komt elke worker van de Nederlandse organisatie uit Workday automatisch in Simplicate, met leidinggevende, team en een rooster op basis van de geplande uren per week. Wijzigingen en vertrek volgen de ingangsdatum in Workday, zodat de urenregistratie in Simplicate klopt met de HR-gegevens van het concern.
Wat de koppeling doet
Nederlandse adviesbedrijven binnen een groep die medewerkers in Workday beheert, werken vaak met Simplicate voor projecten en uren. Nieuwe consultants worden daar met de hand aangemaakt, soms pas als ze al een week uren in een spreadsheet hebben bijgehouden.
- HR legt in Workday een hire vast bij het Nederlandse bedrijf, met positie, manager en geplande uren.
- KoppelHet ziet de worker al voor de startdatum en zet persoon en medewerker klaar in Simplicate.
- Het rooster in Simplicate begint op de startdatum, met de uren uit Workday verdeeld over de werkdagen.
- De beheerder van Simplicate nodigt de consultant uit als gebruiker, zodat hij op de eerste dag uren schrijft.
- Bij een termination eindigt het rooster op de laatste werkdag en vraagt KoppelHet de beheerder de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij Workday en Simplicate
- Workday geeft per positie de geplande uren per week, Simplicate wil uren per dag. KoppelHet verdeelt de weekuren volgens een regel die jullie kiezen. Welke dag iemand vrij is, weet Workday meestal niet; die dag past de officemanager in Simplicate aan.
- Een supervisory organization in Workday kan meer dan één manager hebben, terwijl een Simplicate-medewerker één leidinggevende heeft. KoppelHet kiest volgens een vaste regel, bijvoorbeeld de eerste manager, en meldt organisaties met meerdere managers in het platform.
- Workday bevat workers uit alle landen van de groep, Simplicate alleen de mensen die er uren schrijven. KoppelHet filtert op het Nederlandse bedrijf of de Nederlandse locaties, zodat er geen licenties gaan naar collega's die Simplicate nooit openen.
- Een leidinggevende in Workday kan in een ander land werken en dus geen Simplicate-medewerker zijn. Dan blijft de leidinggevende in Simplicate leeg of komt de eerstvolgende manager in Nederland erin, naar keuze van de klant.
- Workday onderscheidt employees en contingent workers. Freelancers schrijven in Simplicate vaak ook uren, maar kosten dan ook een licentie. Of contingent workers meegaan, spreken we per klant af.
- Een hire staat in Workday vaak weken voor de startdatum vast. De medewerker staat dan al in Simplicate en kan op projecten worden gepland, maar zijn rooster begint pas op de startdatum, zodat er geen ontbrekende uren ontstaan.
- Workday houdt het moment van invoeren en de ingangsdatum apart bij. Een urenwijziging die met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, geeft in Simplicate een nieuw rooster vanaf die ingangsdatum, zodat de urenverantwoording van die weken klopt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wordt Simplicate zo onderdeel van ons Workday-landschap?
Simplicate volgt Workday, maar schrijft niets terug. Uren en projecten blijven in Simplicate; de koppeling leest in Workday alleen.
Kan de functietitel ook mee?
Dat toetsen we per klant. In de openbare API-specificatie van Simplicate is de functie van een medewerker alleen te lezen.
Wat als iemand terugkomt na een paar jaar?
Omdat het Workday-nummer de sleutel is, vindt KoppelHet de oude Simplicate-medewerker terug en start daar een nieuw rooster, met de oude urenhistorie erbij.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via Workday Web Services (Get_Workers met Updated_From en Updated_Through, contingent workers uit te sluiten met Exclude_Contingent_Workers) of een RaaS-rapport, met een Integration System User die alleen leest. Gebruikte elementen onder meer Employee_ID, Scheduled_Weekly_Hours, Default_Weekly_Hours en Manager_Reference (0 of meer managers van de supervisory organization).
- Naar Simplicate schrijven we via REST API v2 (headers Authentication-Key en Authentication-Secret). Eerst /api/v2/crm/person, dan /api/v2/hrm/employee met person_id, supervisor, status en custom_fields, daarna /api/v2/hrm/timetable met even_week, start_date en end_date.
- Simplicate belooft minimaal 60 verzoeken per minuut en geeft daarboven HTTP 429. Bij de eerste vulling van een groot bedrijf verspreidt KoppelHet de aanroepen daarom over meerdere rondes. Teams zijn in API v2 alleen te lezen; voor gebruikers is er geen endpoint.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel; ook bij herindiensttreding |
Legal_Name / Preferred_Name | first_name, family_name_prefix, family_name (persoon) | |
Werk-e-mail | email (persoon) en werkadres | |
Manager_Reference | supervisor (medewerker) | Bij meer managers één volgens een vaste regel |
Supervisory_Organization | teams (persoon) | Via een vertaaltabel naar bestaande Simplicate-teams |
Scheduled_Weekly_Hours | even_week day_1 … day_7 (rooster) | Verdeeld over de werkdagen volgens een afgesproken regel |
Hire_Date | start_date (rooster) | |
Termination_Date | end_date (rooster) |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors