Leren en certificaten
Workday StudyTube koppeling: medewerkers en teams automatisch, certificaten terug
Met een koppeling tussen Workday en StudyTube staat elke medewerker uit Workday automatisch in de StudyTube-academy, in het juiste team en met de leidinggevende als teammanager. Behaalde certificaten gaan terug naar Workday bij de medewerker, zodat HR ze naast de rest van het dossier ziet en er geen CSV-bestanden meer nodig zijn.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Workday voeren en StudyTube als academy gebruiken, zetten nieuwe medewerkers met een CSV in StudyTube. Teams kloppen niet meer na een reorganisatie, en certificaten uit StudyTube worden met de hand in Workday overgenomen of helemaal niet.
- HR legt een nieuwe medewerker of een wijziging in de organisatie vast in Workday.
- De teams in StudyTube volgen de organisatie in Workday, van boven naar beneden, zodat de hiërarchie klopt.
- De nieuwe medewerker krijgt een StudyTube-account met licentie, komt in zijn team en ontvangt een uitnodiging of logt in met single sign-on.
- De leidinggevende wordt teammanager en ziet de voortgang van zijn medewerkers.
- Behaalde certificaten staan daarna bij de medewerker in Workday. Na vertrek verdwijnt het account na een afgesproken termijn.
Terug: Behaalde certificaten met naam en datum
Waar je op let bij Workday en StudyTube
- Wie na een tijd terugkomt bij de organisatie, krijgt in StudyTube zijn oude account terug met de eerder gevolgde trainingen, omdat het Workday-personeelsnummer de vaste sleutel is.
- StudyTube kent drie manieren voor de eerste inlog, een uitnodigingsmail, een vast eenmalig wachtwoord of een gegenereerd wachtwoord. De koppeling kiest er per medewerker één; met single sign-on gaat er geen uitnodiging uit.
- Een bovenliggend team moet in StudyTube al bestaan voordat een onderliggend team kan worden aangemaakt. KoppelHet verwerkt de Workday-organisaties daarom van boven naar beneden, in grote blokken tegelijk.
- Na een reorganisatie in Workday verhuizen medewerkers naar hun nieuwe team. Een team dat alleen een nieuwe naam krijgt, blijft hetzelfde team en wordt geen dubbel team.
- Certificaten uit StudyTube komen in Workday als certificering bij de medewerker, en niet als los document. HR kan er zo in Workday op rapporteren, bijvoorbeeld voor verplichte trainingen.
- Bij verwijderen bewaart StudyTube standaard een reservekopie van de gebruiker. KoppelHet verwijdert pas na de termijn die jullie kiezen en slaat die reservekopie niet over, zodat een vergissing te herstellen is.
- Een internationale Workday-omgeving bevat medewerkers in meerdere landen. StudyTube krijgt de taal per medewerker mee op basis van het land in Workday, zodat de academy in de juiste taal opent.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de CSV-import van StudyTube niet gewoon blijven gebruiken?
Dat kan, maar dan moet iemand het bestand uit Workday maken en komen er geen certificaten terug. Met de koppeling gaan wijzigingen direct door en zie je fouten per medewerker in het platform.
Kunnen verplichte trainingen automatisch worden toegewezen?
Ja. Omdat functie en team uit Workday komen, kan StudyTube op basis daarvan trainingen toewijzen. Die regels richten jullie in StudyTube in.
Gaan er persoonsgegevens mee die StudyTube niet nodig heeft?
Nee. StudyTube kan ook adres en geboortedatum opslaan, maar de koppeling vult die niet. Uit Workday gaan alleen de gegevens die de academy nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers en supervisory organizations). Certificaten gaan naar Workday via de aparte operatie voor worker-certificeringen in de Talent-webservice.
- Naar StudyTube schrijven we via de StudyTube Academy API (v2). Een gebruiker wordt aangemaakt, bijgewerkt of heractiveerd op basis van de uid (Workday Employee_ID). Teams gaan in bulk met een maximum per aanroep, met external_id en parent. Het veld language bestaat bij het aanmaken van gebruikers.
- StudyTube geeft per academy een client ID en secret uit via de Customer Success Manager. Een token is standaard alleen-lezen; de koppeling vraagt expliciet schrijfrechten aan.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | uid | Vaste sleutel; bij herindiensttreding wordt het oude account heractiveerd |
Legal_Name / Preferred_Name | first_name, last_name | |
Werk-e-mail | email | |
Business_Title | company_role | |
Employee_ID | employee_number | |
Cost_Center | cost_centre | |
Hire_Date | contract_start_date | |
Termination_Date | contract_end_date | |
Supervisory_Organization | Team (external_id en name) | Met de bovenliggende organisatie als parent |
Manager | Teammanager | Via de uid van de manager |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors