HR naar ITSM
Workday SysAid koppeling: eindgebruikers uit Workday en een verzoek voor elke nieuwe collega en vertrekker
Met een koppeling tussen Workday en SysAid wordt elke worker uit Workday een eindgebruiker in SysAid, met afdeling, locatie, functie en leidinggevende, en zet een Hire of Termination een serviceverzoek klaar vanuit jullie SysAid-sjabloon. Een vertrekker wordt na de laatste werkdag uitgeschakeld, niet verwijderd, zodat zijn eerdere meldingen bij de juiste persoon blijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Workday beheren en SysAid als IT-servicedesk gebruiken, zetten nieuwe collega's met de hand of via een importbestand in SysAid. Een aanname komt dan per mail bij IT binnen, en vertrekkers houden toegang tot het selfserviceportaal tot iemand ze uitzet.
- HR rondt een Hire af in Workday, vaak weken voor de startdatum.
- KoppelHet maakt eerst de leidinggevende aan als die nog geen gebruiker is, en daarna de nieuwe medewerker als eindgebruiker, zonder wachtwoordmail.
- Uit het onboardingsjabloon ontstaat een verzoek met de startdatum als streefdatum, aangevraagd door de leidinggevende.
- Een Change Job past afdeling, locatie en leidinggevende aan op de ingangsdatum.
- Een Termination geeft een offboardingverzoek; na de laatste werkdag wordt de eindgebruiker uitgeschakeld.
Waar je op let bij Workday en SysAid
- SysAid kent bij een eindgebruiker geen veld voor een nummer uit een ander systeem. KoppelHet onthoudt zelf welk SysAid-ID bij welk Workday-Employee_ID hoort, zodat een nieuw mailadres na een naamswijziging geen tweede eindgebruiker oplevert.
- Afdeling en locatie verwijzen in SysAid naar een nummer uit een bestaande lijst, en de API-documentatie noemt geen manier om afdelingen of locaties aan te maken. Een nieuwe supervisory organization in Workday meldt KoppelHet daarom aan de SysAid-beheerder voordat medewerkers van dat team worden geschreven.
- Workday legt een Hire vaak weken vooruit vast. SysAid kan een nieuwe eindgebruiker een wachtwoordmail sturen; KoppelHet zet die uit, zodat een nieuwe collega geen mail van de servicedesk krijgt voordat hij een werkadres heeft dat hij kan lezen.
- Een leidinggevende verwijst in SysAid naar het ID van een bestaande gebruiker. Start een manager tegelijk met zijn team, dan maakt KoppelHet eerst de manager aan en daarna de teamleden.
- Een uitgeschakelde gebruiker staat nog in SysAid, maar heeft geen toegang meer. KoppelHet schakelt vertrekkers uit in plaats van ze te verwijderen, zodat meldingen en assets aan dezelfde persoon gekoppeld blijven.
- Workday onderscheidt vaste medewerkers en contingent workers. KoppelHet zet externen in een eigen SysAid-groep, zodat de servicedesk voor hen andere regels kan gebruiken, zoals een kortere toegang.
- Een serviceverzoek in SysAid kan uit een sjabloon komen en een streefdatum krijgen. KoppelHet gebruikt per land het onboardingsjabloon dat jullie kiezen, met de Workday-startdatum als streefdatum, zodat IT ziet welke laptop eerst klaar moet zijn.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Worden agents ook vanuit Workday bijgewerkt?
Naam, functie en afdeling wel. Of iemand agent is en welke rechten hij heeft, blijft in SysAid.
Wat als een afdeling nog niet in SysAid bestaat?
Dan meldt KoppelHet dat aan jullie SysAid-beheerder. De medewerker komt erin zodra de afdeling is aangemaakt en in de vertaaltabel staat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport met een Integration System User met alleen leesrechten op worker-, organisatie- en locatiegegevens, inclusief workers met een toekomstige hire date.
- SysAid via de REST API op https://{account}.sysaidit.com/connect/v1. POST /end-users met userName (verplicht), firstName (verplicht, maximaal 64), lastName, userEmail, jobTitle, departmentId, locationId, managerId, isDisabled, enablePortalLogin en groups; de queryparameter sendPasswordNotification op false. Serviceverzoeken via POST /service-records met type request, templateId, requestUser (gebruikersnaam) en dueDate.
- Authenticatie met client credentials. Een application key wordt gemaakt met een SysAid-account, niet met SSO-gegevens; per organisatie maximaal 100 keys. Het token is standaard 24 uur geldig (tokenLifetime tot 30 dagen); KoppelHet vraagt het op met de header x-sysaid-accountid.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in SysAid | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Koppeltabel met het SysAid-gebruikers-ID | SysAid heeft geen veld voor een extern nummer bij een eindgebruiker |
Werk-e-mail | userName en userEmail | |
Legal_Name | firstName en lastName | Elk hooguit 64 tekens |
Business_Title | jobTitle | |
Supervisory_Organization | departmentId | Via een vertaaltabel naar bestaande afdelingen |
Location | locationId | |
Manager | managerId | Het SysAid-ID van de leidinggevende |
Worker_Type (contingent) | Groep in SysAid | |
Termination_Date | isDisabled |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors