HR naar ERP
Workday Unit4 koppeling: workers uit Workday als medewerkers in Unit4 ERP, op de ingangsdatum
Met een koppeling tussen Workday en Unit4 ERP wordt elke afgeronde indiensttreding in Workday een medewerker in het juiste Unit4-bedrijf, met organisatie en kostenplaats als relaties vanaf de ingangsdatum uit Workday. Een beëindiging in Workday beëindigt de medewerker in Unit4, en wijzigingen met terugwerkende kracht komen op de juiste datum.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Workday beheren en financiën en projecten in Unit4 ERP voeren, maken nieuwe medewerkers in Unit4 aan op basis van een periodieke lijst uit Workday. Een reorganisatie per de eerste van de maand staat al weken in Workday klaar, maar komt pas in Unit4 als iemand eraan denkt.
- HR rondt in Workday een indiensttreding, organisatiewijziging of beëindiging af.
- KoppelHet haalt de workers op die sinds de vorige keer zijn gewijzigd, alleen voor de bedrijven die Unit4 gebruiken.
- Een nieuwe worker wordt een medewerker in het Unit4-bedrijf dat bij zijn Workday-company hoort, na een controle zonder opslaan.
- Organisatie en kostenplaats gaan als relaties met de ingangsdatum uit Workday naar Unit4, ook als die in de toekomst of het verleden ligt.
- Na een afgeronde beëindiging in Workday beëindigt KoppelHet de medewerker in Unit4 op de einddatum.
Waar je op let bij Workday en Unit4 ERP
- Workday legt organisatiewijzigingen vast met een ingangsdatum, vaak weken vooruit. Unit4 bewaart relaties van een medewerker ook met een begin- en einddatum. KoppelHet zet een wijziging direct met die datum in Unit4, zodat de reorganisatie op de eerste van de maand vanzelf ingaat.
- Wordt een indiensttreding in Workday gecorrigeerd naar een latere startdatum, dan laat Unit4 de begindatum van het dienstverband niet later zetten. KoppelHet haalt het dienstverband weg en zet het opnieuw neer met de gecorrigeerde datum.
- Een Workday-tenant bevat vaak companies in veel landen, terwijl maar een deel in Unit4 boekt. KoppelHet leest alleen de companies die in Unit4 bestaan, en stuurt per Unit4-bedrijf, omdat Unit4 medewerkers uit verschillende bedrijven niet in één aanroep accepteert.
- Het Workday-ID is de sleutel in Unit4, met de automatische nummering van Unit4 uit. Komt een oud-medewerker terug met hetzelfde Workday-ID, dan krijgt hij in Unit4 een nieuw dienstverband bij zijn bestaande medewerker in plaats van een tweede record.
- Een indiensttreding is in Workday al via het eigen business process goedgekeurd. Staat in Unit4 ook een goedkeuringsworkflow op nieuwe medewerkers, dan keurt iemand hetzelfde twee keer goed. Bij de start spreken we af of die stap in Unit4 voor medewerkers uit Workday blijft.
- Workday kent naast employees ook contingent workers. Of inhuur in Unit4 moet staan, hangt af van tijdschrijven op projecten. KoppelHet neemt ze alleen mee als dat is afgesproken, met een eigen personeelstype in Unit4.
- Een beëindiging in Workday wordt in Unit4 een beëindiging van de medewerker, geen verwijdering. Draait HR de beëindiging in Workday terug, dan opent KoppelHet het dienstverband in Unit4 weer, zodat projectboekingen bij dezelfde medewerker blijven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Unit4 ook de bron zijn voor kostenplaatsen in Workday?
Dat kan later als uitbreiding. In de eerste versie gaan alleen medewerkers en hun relaties van Workday naar Unit4.
Gaat compensatie uit Workday mee naar Unit4?
Nee. Unit4 heeft voor tijdschrijven en projecten geen salaris nodig, en kostprijzen per uur beheert finance in Unit4.
Hoe snel staat een nieuwe medewerker in Unit4?
Bij de eerstvolgende run na het afronden van de indiensttreding in Workday, ruim voor de startdatum. Zo kan de medewerker op de eerste dag uren schrijven.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers met company, supervisory organization, cost center en ingangsdatums), en zo nodig Get_Workers met de transaction log uit Human Resources. Een Integration System User met alleen de benodigde domeinen.
- Unit4 ERPx via de Employees API - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees/batch (maximaal 200 per aanroep, één companyId), PATCH /v1/employees/batch met AddOrReplaceById en RemoveById op relatedValues en employments, DELETE /v1/employees/{personId} voor beëindiging. Bij een actieve workflow antwoordt Unit4 met 202. Client ID en client secret.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | personId | Vaste sleutel; automatische nummering in Unit4 uit |
Company | companyId | Vaste tabel per Workday-company |
Legal_Name / Preferred_Name | nameInformation.firstName, surname, aliasName | |
Werk-e-mail | contactPoints (e-mail) | |
Hire_Date, Termination_Date | employments (startDate, endDate) | |
Supervisory_Organization (met ingangsdatum) | relatedValues (organisatie, dateFrom, dateTo) | |
Cost_Center (met ingangsdatum) | relatedValues (kostenplaats, dateFrom, dateTo) | Welke relationId per Unit4-inrichting |
Worker_Type (Employee of Contingent_Worker) | personnelType | Alleen als inhuur in Unit4 moet staan |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors