X4HR naar ITSM
Workday Xurrent koppeling: personen, organisaties en onboardingverzoeken in Xurrent (4me)
Met een koppeling tussen Workday en Xurrent (voorheen 4me) staan alle workers uit Workday als persoon in de directory van Xurrent, met organisatie, site, functie en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een Hire, Change Job of Termination een verzoek aan uit jullie Xurrent-sjabloon. Het verzoek staat op naam van de medewerker, komt bij het juiste team en heeft de startdatum of laatste werkdag als gewenste datum, in de tijdzone van de site.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Workday beheren en Xurrent gebruiken voor IT, facilitair en HR-services, halen personen vaak uit een nachtelijke import van Active Directory, zonder organisatie of manager. Een onboardingverzoek wordt met de hand aangemaakt zodra iemand de servicedesk mailt, en de gewenste datum staat vaak in de tijdzone van het hoofdkantoor.
- KoppelHet leest een rapport uit Workday met de workers en organisaties die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, ook toekomstige hires.
- Companies, supervisory organizations en locaties gaan eerst naar Xurrent, als business units, organisaties en sites.
- Daarna volgen de personen in de directory, met hun organisatie, site en leidinggevende.
- Valt de startdatum binnen de afgesproken termijn, dan maakt KoppelHet het onboardingverzoek aan uit het sjabloon, voor het team dat het sjabloon aanwijst.
- Een Change Job levert een wijzigingsverzoek op; een Termination een offboardingverzoek voor de laatste werkdag.
- Na de einddatum en het afronden van het offboardingverzoek wordt de persoon in Xurrent uitgeschakeld. Verzoeken en historie blijven aan de persoon gekoppeld.
Waar je op let bij Workday en Xurrent (4me)
- Xurrent herkent een persoon aan het werkadres, en dat adres is ook de inlognaam. Bij een naamswijziging of een nieuw domein verandert dat adres. KoppelHet legt daarom het Workday-personeelsnummer vast als bronsleutel, zodat dezelfde persoon wordt bijgewerkt en er geen tweede ontstaat.
- Alleen een API-gebruiker met de rol Account Administrator mag de bronsleutel in Xurrent zetten of wijzigen. De koppelgebruiker krijgt die rol in de directory account, en daarnaast alleen de rollen die nodig zijn om verzoeken aan te maken.
- Een groep met aparte support domains voor IT, facilitair en HR hoeft personen maar één keer te leveren. KoppelHet schrijft ze in de directory account; de support domains zien ze via hun vertrouwensrelatie, en elk verzoek gaat naar het domain van het sjabloon.
- Elke Workday-company wordt in Xurrent een business unit met een eigen regio. Onderliggende organisaties nemen die regio automatisch over, zodat rapporten en serviceafspraken per land kloppen zonder dat elke afdeling apart een regio krijgt.
- Workday-locaties worden sites met een tijdzone. De gewenste datum van een onboardingverzoek voor Singapore staat zo op de eerste werkdag in Singapore, niet op die dag in Amsterdam.
- Xurrent vraagt bij elk verzoek wie het indient en voor wie het is. KoppelHet zet de nieuwe medewerker als ontvanger en de Workday-manager als indiener, zodat vragen van de servicedesk bij de leidinggevende komen en niet bij een technisch account.
- Een uitgeschakelde persoon mag in Xurrent niet meer aan nieuwe records worden gekoppeld. KoppelHet schakelt een vertrekker daarom pas uit nadat het offboardingverzoek is afgerond, zodat het team de laptop nog op zijn naam kan innemen.
- Een reorganisatie in Workday raakt soms duizenden workers tegelijk, terwijl Xurrent per gebruiker een maximum aantal API-aanroepen per tijdvak hanteert. Grote wijzigingen levert KoppelHet daarom als één importbestand aan, en losse mutaties via de API.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Xurrent zelf geen koppeling met Workday?
In de openbare documentatie van Xurrent vonden we geen Workday-koppeling. Xurrent ondersteunt SCIM vanuit een identityprovider en een importfunctie, maar die leveren geen organisaties, business units of verzoeken uit Workday.
We leveren personen nu via SCIM uit Entra ID. Kan dat blijven?
Ja. We spreken per veld af welke bron wint. Vaak blijft Entra ID leidend voor het werkadres en levert Workday organisatie, site, functie en manager.
Welke verzoeken maakt de koppeling aan?
Standaard een onboardingverzoek vier weken voor de startdatum, een wijzigingsverzoek bij een Change Job en een offboardingverzoek een week voor de laatste werkdag. Welk sjabloon en welk team, kiezen jullie in Xurrent.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via een RaaS-rapport met een Integration System User met alleen leesrechten op worker-, organisatie- en locatiegegevens, gefilterd op effective en entry moment.
- Naar Xurrent schrijven we via de REST API (https://api.xurrent.com/v1, of de regionale variant) met een OAuth-token en de header X-Xurrent-Account voor de directory account. Personen via /people (primary_email verplicht, employeeID, job_title, organization, site, manager, disabled), organisaties via /organizations (parent, business_unit, region, manager) en sites via /sites (time_zone). Elk record krijgt source en sourceID; die mag alleen een Account Administrator wijzigen.
- Verzoeken via POST /requests met requested_for, requested_by, subject, category, team en template, plus desired_completion_at en custom_fields voor de UI-extensie van het sjabloon. Rate limiting per gebruiker met x-ratelimit-headers en 429 met retry-after; bulkwijzigingen via de People Import (CSV of TSV, match op Source en Source ID).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Xurrent (4me) | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | sourceID (met source Workday) en employeeID | Vaste sleutel; het e-mailadres kan wijzigen |
Preferred_Name / Legal_Name | name | |
Work email | primary_email | Verplicht in Xurrent en ook de inlognaam |
Business_Title | job_title | |
Supervisory_Organization | organization (met parent) | |
Company | organization met business_unit en region | |
Location | site (met time_zone) | |
Manager (Employee_ID) | manager (verwijzing naar person) | |
Termination date | disabled = true | Na afronding van het offboardingverzoek |
Hire, Change Job of Termination | Request met template, subject en category | Per gebeurtenis een eigen sjabloon |
Gesynchroniseerde persoon | requested_for | |
Manager | requested_by | |
Hire date of laatste werkdag | desired_completion_at | |
Laptop, telefoon en toegang uit Workday | custom_fields van het sjabloon | Alleen als het sjabloon een UI-extensie heeft |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors