Leren en certificaten
YouForce aNewSpring koppeling: deelnemers uit YouForce, certificaten terug in het personeelsdossier
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en aNewSpring wordt elke medewerker uit YouForce automatisch deelnemer in aNewSpring, in de groepen van zijn organisatie-eenheden, met de verantwoordelijke van die eenheid als begeleider. Een behaald certificaat in aNewSpring komt als document van het type certificaat in het personeelsdossier in YouForce.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verplichte trainingen in aNewSpring aanbieden en YouForce voor HR en salaris gebruiken, zien dat medewerkers met een tweede aanstelling of tijdelijke inzet bij een ander team de trainingen van dat team missen. Behaalde certificaten komen als pdf per mail en worden door HR met de hand in het dossier gezet.
- De salarisadministratie verwerkt het dienstverband in YouForce.
- KoppelHet maakt de deelnemer aan met het personeelsnummer als extern ID en zet hem in de groep van elke eenheid waar hij een dienstverband of tijdelijke inzet heeft.
- De verantwoordelijke van de eenheid komt in de begeleidersgroep en volgt de voortgang van het team.
- Behaalt de medewerker een certificaat, dan zet KoppelHet een bewijs als certificaat in het personeelsdossier in YouForce.
- Na het laatste dienstverband wordt de deelnemer gearchiveerd.
Terug: Behaald certificaat met cursus, datum en cijfer, als document in het personeelsdossier
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en aNewSpring
- Visma heeft een aparte YouForce API voor leerplatforms. Die levert medewerkers en organisatie, en kan een certificaat of diploma als document in het personeelsdossier zetten. Zo komt een certificaat uit aNewSpring op dezelfde plek als de rest van het dossier, zonder mail naar HR.
- aNewSpring meldt een behaald certificaat met de datum, maar levert via de API geen PDF. KoppelHet maakt daarom een bewijs met naam, cursus, datum en cijfer en zet dat in het dossier. Wil HR het originele certificaat, dan laat de deelnemer het in aNewSpring zien.
- Het plaatsen van een document in YouForce wordt op de achtergrond verwerkt. KoppelHet controleert de status van elke upload en probeert het opnieuw als die mislukt, zodat geen certificaat ongemerkt ontbreekt.
- In YouForce kan een medewerker meerdere dienstverbanden hebben, en daarnaast tijdelijk bij een andere eenheid worden ingezet. KoppelHet zet hem in de deelnemersgroep van elke eenheid zolang dat loopt, zodat hij ook de trainingen van zijn tijdelijke team krijgt, en haalt hem er na afloop weer uit.
- Begeleiders zijn in aNewSpring alleen via een begeleidersgroep aan een uitvoering te koppelen. YouForce legt per eenheid vast wie waarvoor verantwoordelijk is. KoppelHet vult de begeleidersgroep met die persoon, ook als de leidinggevende wisselt.
- Een vertrokken medewerker blijft maar een ingestelde periode in de YouForce API zichtbaar. KoppelHet archiveert de deelnemer binnen die periode. Een gearchiveerde deelnemer kost geen nieuwe licentie en houdt zijn resultaten.
- Dezelfde YouForce API kan een workflow voor een studieovereenkomst starten, bijvoorbeeld voor een betaalde opleiding. Dat valt buiten deze koppeling en kan later als uitbreiding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet aNewSpring het BSN of het privéadres?
Nee. De scope voor contactgegevens geeft die wel aan KoppelHet, maar alleen het werkadres gaat naar aNewSpring; de rest wordt niet opgeslagen.
Kunnen ook resultaten zonder certificaat terug naar YouForce?
De Learning API zet documenten in het dossier, zoals certificaten en diploma's. Een cijfer voor een losse activiteit heeft daar geen eigen plek; dat blijft in aNewSpring.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Learning API (persons, employments, assignments, jobProfiles, organizationUnits, roleAssignments) met OAuth 2.0 client credentials via Visma Connect, scopes Youforce-Learning:Get_Basic en voor het werkadres Youforce-Learning:GetPrivateContactDetails, op latestSync. Certificaten gaan via POST /v1.1/employees/{PersonId}/documents/certificate met de scope Youforce-Learning:Upload_documents; de status van de upload wordt opgevraagd met het ticket-ID.
- Naar aNewSpring schrijven we via de aNewSpring API met een API key, beperkt tot IP-adres en benodigde calls. Gebruikers met addOrUpdateUser (login, firstName, middleName, lastName, function, archived); groepen met addGroup (type Student of Teacher, met parent), addGroupUsers en deleteGroupUsers. Certificaten komen binnen via de webhook CoursePartCompleted voor een activiteit van het type Certificate (ondertekend met X-WebHook-Signature).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in aNewSpring | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | Extern ID (userID) | Eén deelnemer per persoon, niet per dienstverband |
Voornaam | firstName | |
Voorvoegsel | middleName | In aNewSpring het tussenvoegsel |
Achternaam | lastName | |
Zakelijk e-mailadres | login | Vraagt de scope voor contactgegevens |
jobProfile | function | |
organizationUnit (dienstverband en inzet) | Deelnemersgroepen | Met de bovenliggende eenheid als parent |
roleAssignments | Begeleidersgroep | De rol die verantwoordelijk is voor de eenheid |
Einde laatste dienstverband | archived | |
Certificaat-activiteit afgerond (terug) | Document van het type certificaat | Met cursusnaam, datum en cijfer |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce