HR naar ITSM
YouForce koppelen met BMC Helix ITSM: People-gegevens en incidenten uit de Youforce IAM API
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en BMC Helix ITSM wordt elke medewerker uit YouForce een persoon in het People-formulier van BMC Helix, met organisatie, afdeling, site en functie, en maakt KoppelHet bij een nieuw of beëindigd dienstverband een incident aan voor de juiste supportgroep. De gegevens komen uit de Youforce IAM API, die geen salaris of BSN bevat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in YouForce hun HR-kern hebben en BMC Helix ITSM gebruiken, laden het People-formulier vaak uit Active Directory. Een einddatum in YouForce wordt dan pas zichtbaar als iemand het account uitzet, en een nieuwe afdeling ontbreekt in Helix tot iemand hem met de hand aanmaakt.
- KoppelHet haalt personen, dienstverbanden en organisatorische eenheden op uit de Youforce IAM API, vanaf de vorige latestSync.
- Nieuwe eenheden worden eerst organisatie of afdeling in BMC Helix.
- De persoon wordt in CTM:People aangemaakt of bijgewerkt, gezocht op Corporate ID.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum volgt een onboardingincident voor de supportgroep.
- Een einddatum levert een offboardingincident op; na die datum krijgt het profiel een niet-actieve status.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en BMC Helix ITSM
- De IAM API geeft alleen records terug die na een opgegeven latestSync zijn gewijzigd. KoppelHet bewaart dat moment per ronde, zodat BMC Helix elk uur alleen de mutaties uit YouForce verwerkt en niet de hele organisatie.
- Verwijderde records staan in de IAM API maar een beperkte periode met isActive op false, afhankelijk van de instelling van het abonnement. KoppelHet verwerkt ze in dezelfde ronde, zodat een ingetrokken indiensttreding geen persoon in Helix achterlaat.
- YouForce kent geplande wijzigingen op het dienstverband. Een overplaatsing per de eerste van volgende maand verandert de afdeling in BMC Helix pas op die datum, zodat incidenten tot dan bij de huidige supportgroep blijven.
- BMC Helix heeft onder het bedrijf twee niveaus, organisatie en afdeling, terwijl de organisatieboom in YouForce dieper kan zijn. We spreken af welk YouForce-niveau de organisatie in Helix wordt.
- Voor een nieuwe persoon wil Helix een site als iemand op kantoor werkt. KoppelHet neemt die uit de locatie in YouForce; privéadressen vallen onder een aparte scope van de IAM API die KoppelHet niet aanvraagt.
- Het onboardingincident vindt de nieuwe persoon via Corporate_ID op het interfaceformulier. Omdat de persoon in dezelfde ronde eerst in CTM:People wordt gezet, hangt het incident direct aan de juiste klant.
- Wie in YouForce een nieuw dienstverband krijgt dat direct aansluit op het vorige, bijvoorbeeld bij een andere werkgever binnen de groep, blijft dezelfde persoon in Helix. Er komt geen offboarding- en onboardingincident achter elkaar.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Blijft onze import uit Active Directory nodig?
Voor loginnamen en supportmedewerkers kan die blijven. We spreken per veld af of YouForce of Active Directory de bron is.
Wat gebeurt er bij een overplaatsing met een datum in de toekomst?
De nieuwe afdeling gaat pas op de ingangsdatum naar BMC Helix. Tot die dag blijft alles bij de huidige afdeling.
Welke YouForce-rechten heeft KoppelHet nodig?
Alleen de scope Youforce-IAM:Get_Basic van de IAM API. Privécontactgegevens blijven buiten de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met de scope Youforce-IAM:Get_Basic (Persons, Employments, Employment Planned Changes, Organization Units, Locations, Job Profiles), met from op latestSync en paginering met take (tot 1.000) en nextLink. Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails vragen we niet aan.
- BMC Helix via de platform-REST API: token via POST /api/jwt/login, één uur geldig, in de header Authorization: AR-JWT. Personen op /api/arsys/v1/entry/CTM:People (POST en PUT per entryId).
- Incidenten via POST /api/arsys/v1/entry/HPD:IncidentInterface_Create met de verplichte kernvelden (Action CREATE, Status, Service_Type, Impact, Urgency, Reported_Source, Description), First_Name, Last_Name en Corporate_ID van de klant, en Assigned_Group of een TemplateID.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in BMC Helix ITSM | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | Corporate ID | Sleutel voor bijwerken |
Voornaam (roepnaam) | First Name | |
Achternaam volgens naamgebruik | Last Name | Via Name Assemble Order |
Zakelijk e-mailadres | Internet E-mail | |
Organisatorische eenheid (bovenliggend niveau) | Organization | |
Organisatorische eenheid | Department | |
Locatie | Site | |
Functieprofiel | Job Title | |
Einddatum dienstverband | Profile Status | Na de datum niet-actief |
Nieuw of beëindigd dienstverband | HPD:IncidentInterface_Create met Assigned_Group |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce