Payroll naar finance
YouForce Coupa koppeling: onkosten uit Coupa Expenses terugbetaald met het salaris
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Coupa gaan onkostendeclaraties die in Coupa zijn goedgekeurd voor betaling automatisch als looncomponent naar YouForce, zodat de medewerker ze met het salaris terugkrijgt. Daarna zet KoppelHet de declaratie in Coupa op geëxporteerd, zodat geen declaratie twee keer wordt uitbetaald.
Wat de koppeling doet
Organisaties die inkoop en onkosten in Coupa regelen, maar de terugbetaling via de salarisrun in YouForce laten lopen, hebben een handmatige stap tussen de twee. Iemand draait een export uit Coupa, voert de bedragen in YouForce in en houdt in een lijst bij welke declaraties al zijn betaald.
- De medewerker dient de declaratie in Coupa in en de goedkeuring loopt daar, zoals nu.
- KoppelHet haalt elke dag de declaraties op die goedgekeurd zijn voor betaling en nog niet zijn geëxporteerd.
- Het personeelsnummer van de Coupa-gebruiker wijst het dienstverband in YouForce aan; de bedragen worden per soort uitgave opgeteld.
- KoppelHet levert de bedragen als looncomponent aan YouForce en wacht op de bevestiging.
- Pas na die bevestiging zet KoppelHet de declaratie in Coupa op geëxporteerd.
Terug: Goedgekeurde onkosten als looncomponent
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Coupa
- Coupa beschrijft voor koppelingen een vaste vraag naar declaraties met de status goedgekeurd voor betaling die nog niet zijn geëxporteerd. KoppelHet gebruikt precies die selectie. Een declaratie die nog in de goedkeuring zit of al eerder is verwerkt, komt dus nooit in YouForce.
- In Coupa is het markeren als geëxporteerd een eigen verzoek, los van andere wijzigingen. KoppelHet doet dat pas als YouForce de looncomponent heeft verwerkt. Gaat er iets mis, dan blijft de declaratie op niet geëxporteerd staan en komt hij de volgende dag vanzelf terug.
- Coupa raadt aan het ID van de declaratie in het ontvangende systeem te bewaren. YouForce heeft daar geen veld voor, dus KoppelHet houdt per declaratie bij in welke aanlevering en welke periode het bedrag is meegegaan.
- Een Coupa-gebruiker heeft een personeelsnummer, een looncomponent in YouForce hoort bij een dienstverband. Bij de start leggen we vast hoe het personeelsnummer in Coupa wordt gevuld, zodat KoppelHet het juiste dienstverband vindt, ook bij iemand met twee dienstverbanden.
- YouForce neemt via de koppeling alleen elementen aan die voor dit doel zijn opengezet, en per aanlevering elk element maar één keer. KoppelHet vertaalt de soorten uitgave uit Coupa naar die elementen en telt alle declaraties van een medewerker in dezelfde periode per element op.
- Coupa kan goedgekeurde declaraties ook elk uur als CSV-bestand op een sFTP-map zetten en markeert ze dan direct als geëxporteerd. KoppelHet gebruikt de API, zodat de exportvlag pas verandert als YouForce het bedrag echt heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is deze koppeling nodig als Coupa zelf uitbetaalt?
Nee. Betaalt de organisatie onkosten via Coupa of via de crediteurenbetaling in het ERP, dan hoort de declaratie niet in de salarisrun.
Worden medewerkers uit YouForce ook gebruiker in Coupa?
Niet in deze koppeling. Gebruikers aanmaken en blokkeren via de Users API van Coupa kan later als uitbreiding.
Wat als het personeelsnummer in Coupa ontbreekt?
Dan blijft de declaratie op niet geëxporteerd staan en meldt KoppelHet welke gebruiker geen nummer heeft. Na aanvullen gaat hij de volgende dag mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Coupa via de Core API - GET /api/expense_reports?status=approved_for_payment&exported=false, regels via /api/expense_lines, en daarna een aparte PUT op de declaratie met exported=true. Gebruikers via /api/users (employee-number). Een API-sleutel van een API-gebruiker ziet de declaraties van alle gebruikers.
- YouForce via de WFM API - POST /wfm/v1.0/PayComponents/{employment} (elementCode uit bo4FieldCode van Employment Extensions, value, effectiveDate; maximaal 100 per verzoek, geen dubbele elementCode), status via GET /wfm/v1.0/PayComponents/{ticketId}/status. OAuth 2.0 via Visma Connect.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Coupa | Toelichting |
|---|---|---|
employee-number van de gebruiker | Dienstverband (employment) in YouForce | |
Soort uitgave van de regel | elementCode | Vertaaltabel; alleen elementen die YouForce heeft opengezet |
Bedrag van de regels | value | Opgeteld per element en dienstverband |
Datum van verwerking | effectiveDate | |
id van de declaratie | Logregel in KoppelHet | |
Geslaagde verwerking in YouForce | exported=true in Coupa |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce