Leren en certificaten
YouForce Docebo koppeling: één gebruiker per persoon, branch en manager uit de Learning API
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Docebo krijgt elke medewerker uit YouForce automatisch één Docebo-gebruiker, in de branch van zijn organisatie-eenheid en met zijn leidinggevende uit de rolverdeling als manager. Functie, kostenplaats en locatie gaan mee als extra velden voor de inschrijfregels, en na het laatste dienstverband wordt de gebruiker gedeactiveerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in YouForce verwerken en leren in Docebo organiseren, werken Docebo vaak bij met een export die iemand periodiek omzet naar het importformaat van Docebo. Managers zien dan te laat hun nieuwe teamleden, en medewerkers met twee dienstverbanden staan dubbel in Docebo.
- HR verwerkt de wijziging in YouForce, zoals nu.
- KoppelHet haalt op wat YouForce sinds de vorige ronde heeft verwerkt en brengt eerst de branches in lijn met de organisatie-eenheden, na elkaar.
- Leidinggevenden worden als eerste bijgewerkt, daarna de medewerkers, zodat elke medewerker naar een bestaande manager kan verwijzen.
- Docebo wijst op basis van branch en extra velden de cursussen toe.
- Eindigt het laatste dienstverband, dan deactiveert KoppelHet de gebruiker; de leerhistorie blijft bewaard.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Docebo
- Een persoon in YouForce kan meerdere dienstverbanden hebben, en een Docebo-gebruiker hoort bij één branch. KoppelHet maakt één gebruiker op het persoonsnummer en zet hem in de branch van het hoofddienstverband, dat we per klant vastleggen, bijvoorbeeld het dienstverband met de meeste uren.
- Een tijdelijke inzet bij een andere afdeling past niet in een tweede branch. KoppelHet zet die afdeling daarom in een extra veld met de looptijd uit YouForce, zodat een inschrijfregel in Docebo de medewerker tijdelijk de cursussen van die afdeling geeft, en maakt het veld na de einddatum leeg.
- YouForce legt leidinggevenden vast in een rolverdeling per eenheid, Docebo verwacht een manager als bestaande Docebo-gebruiker. KoppelHet werkt daarom eerst de leidinggevenden bij en daarna hun teams; een nieuwe leidinggevende staat zo al in Docebo voordat er medewerkers naar hem verwijzen.
- Docebo vraagt branch-aanroepen strikt na elkaar te doen. Na een reorganisatie levert YouForce in één ronde veel nieuwe eenheden; KoppelHet zet die van boven naar beneden een voor een neer voordat de eerste medewerker verhuist.
- Verplichte extra velden worden door de Docebo-API niet afgedwongen. Ontbreekt in YouForce de functie of de kostenplaats, dan krijgt de medewerker in Docebo geen inschrijving op basis van dat veld. KoppelHet meldt zulke medewerkers aan HR in plaats van ze stil leeg door te zetten.
- Volgens Visma Raet toont de Learning API alleen door HR Core verwerkte gegevens en blijven verwijderde records ongeveer een week zichtbaar. KoppelHet draait dagelijks, zodat een geschrapt dienstverband binnen die week ook in Docebo tot deactivering leidt.
- Voor de eerste vulling verdeelt KoppelHet alle medewerkers uit YouForce in batches van hooguit honderd gebruikers die na elkaar gaan, zoals Docebo adviseert. Een batch met een fout houdt de volgende niet tegen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan afgeronde cursussen terug naar YouForce?
Niet in de eerste versie. De Learning API neemt certificaten alleen aan als document in het dossier; dat kan later als uitbreiding.
Wat moeten we bij Visma Raet regelen?
Toegang voor de KoppelHet-applicatie tot de Learning API van jullie tenant, en onze vaste IP-adressen op de allowlist als jullie die gebruiken.
Wie kiest welke eenheid de branch wordt?
Dat leggen we bij de start samen vast. Meestal is het de organisatie-eenheid van het hoofddienstverband; de andere indelingen gaan als extra veld mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Learning API (api.youforce.com/learning) met OAuth 2.0 via Visma Connect, alleen-lezen - persons, employments, organizationUnits, roleAssignments (validOn), jobProfiles, costAllocations, locations en assignments, met from en to op latestSync.
- Naar Docebo via de REST API - /manage/v1/orgchart voor branches (altijd na elkaar), /manage/v1/user en /manage/v1/user/batch (advies maximaal 100, nooit gelijktijdig) met branch, manager, active en additional fields. Bij een 429 wacht KoppelHet en probeert opnieuw.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Docebo | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer (personCode) | username | Eén gebruiker per persoon |
Roepnaam / Voorvoegsel + Achternaam | firstname, lastname | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Organisatie-eenheid van het hoofddienstverband | Branch (code) | |
Rolverdeling leidinggevende (roleAssignments) | manager | |
Functie, kostenplaats, locatie | Additional fields | |
Tijdelijke inzet (assignments) | Additional field tijdelijke afdeling | Leeg na de einddatum van de inzet |
Einddatum laatste dienstverband | Gebruiker inactief |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce