HR naar ITSM
YouForce koppelen met EasyVista: employees, afdelingen en tickets uit de Youforce IAM API
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en EasyVista Service Manager staat elke medewerker uit YouForce als employee in EasyVista, met afdeling, locatie, functie en contractdatums, en maakt KoppelHet bij een nieuw of beëindigd dienstverband een ticket aan uit jullie catalogusrubriek voor onboarding of offboarding. De afdelingsboom in EasyVista volgt de organisatorische eenheden uit YouForce.
Wat de koppeling doet
Organisaties die YouForce gebruiken en EasyVista inzetten voor IT en facilitair, zien een reorganisatie in YouForce pas weken later terug in de afdelingen van EasyVista. Tot die tijd landen tickets bij de verkeerde afdeling en kloppen de rapportages per afdeling niet.
- KoppelHet haalt de mutaties sinds de vorige latestSync op uit de Youforce IAM API.
- Nieuwe of hernoemde eenheden worden afdelingen in EasyVista, met hun pad.
- De employee wordt gezocht op identification en aangemaakt of bijgewerkt.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum maakt KoppelHet een onboardingticket aan.
- Een einddatum komt op de employee en levert een offboardingticket op.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en EasyVista
- De organisatorische eenheden uit YouForce vormen een boom. KoppelHet zet die om naar het department_path dat EasyVista bij een nieuwe afdeling verplicht stelt, met de bovenliggende eenheden ervoor.
- Afdelingen aanmaken via de API kan pas vanaf EasyVista 2025.2. Op een oudere versie krijgt IT een melding bij een nieuwe eenheid in YouForce, en wacht de medewerker in die eenheid tot de afdeling bestaat.
- Een medewerker kan in YouForce over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn. EasyVista heeft daarvoor geen standaardveld; KoppelHet kan de hoofdkostenplaats in een eigen veld met e_ zetten als de servicedesk daarop doorbelast.
- YouForce levert geplande wijzigingen vooruit aan. KoppelHet past de afdeling van de employee in EasyVista pas aan op de ingangsdatum, zodat tickets tot die dag bij de huidige afdeling blijven.
- EasyVista weigert een ticket met een 406 als de begunstigde buiten de domeinen van de API-gebruiker valt. Bij meerdere domeinen spreken we af in welk domein de koppeling medewerkers aanmaakt, zodat het onboardingticket daarna ook slaagt.
- Het e-mailadres van een bestaande employee wijzigen via de API mag alleen met een masterprofiel. Verandert het zakelijke adres in YouForce, dan geeft het API-profiel daarvoor de rechten, of meldt KoppelHet het aan IT.
- De IAM API geeft verwijderde dienstverbanden maar korte tijd terug. KoppelHet verwerkt ze in de eerstvolgende ronde, zodat een ingetrokken indiensttreding ook het openstaande onboardingticket in EasyVista bijwerkt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Volgt de afdelingsboom in EasyVista YouForce helemaal?
Ja, vanaf versie 2025.2 maakt KoppelHet nieuwe afdelingen zelf aan met hun pad. Op oudere versies krijgt IT een melding.
Gaat de kostenplaats mee?
Als jullie dat willen, in een eigen veld. Bij een verdeling over meerdere kostenplaatsen nemen we de hoofdkostenplaats.
Welke rechten heeft de API-gebruiker in EasyVista nodig?
Een access token met rechten op employees, departments, locations en requests, binnen het domein waar de medewerkers horen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce via de Youforce IAM API met de scope Youforce-IAM:Get_Basic (Persons, Employments, Employment Planned Changes, Organization Units, Locations, Cost Allocations), incrementeel met from op latestSync, paginering met take en nextLink.
- EasyVista via https://{server}/api/v1/{account}/ met een access token als bearer-token. GET /employees?search=identification:..., POST /employees en PUT /employees/{employee_id} met AM_EMPLOYEE-velden; POST /departments met department_path (vanaf 2025.2); GET /locations. Sinds 2024.3 gepagineerd met @next.
- Tickets via POST /requests met catalog_guid, title, description, recipient_identification en external_reference; een taak op een bestaand ticket via POST /requests/{rfc_number}/tasks.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in EasyVista | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | identification | Sleutel |
Achternaam en roepnaam | last_name | |
Zakelijk e-mailadres | e_mail | |
Organisatorische eenheid met bovenliggende eenheden | department_path | Bij aanmaken afdeling |
Organisatorische eenheid | department_id op de employee | |
Locatie | location_id | |
Begindatum dienstverband | begin_of_contract | |
Einddatum dienstverband | Vertrekdatum op de employee | Veld per inrichting |
Nieuw of beëindigd dienstverband | catalog_guid | |
personCode | recipient_identification | |
Kostenplaats (costAllocation) | Eigen veld e_ op de employee | Optioneel |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce