HR naar ITSM
YouForce koppelen met Freshservice: onboarding en offboarding voor de servicedesk vanuit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Freshservice start een nieuw dienstverband in YouForce een onboardingverzoek in Freshservice, ingediend namens de leidinggevende, en levert een einde dienstverband een offboardingverzoek op. De medewerker staat als aanvrager in Freshservice met organisatie-eenheid en functie uit YouForce.
Wat de koppeling doet
Wie YouForce voor HR en Freshservice voor de IT-servicedesk gebruikt, stuurt nieuwe medewerkers als lijst naar de servicedesk, die ze overtypt. Begint een grote groep tegelijk, dan is de servicedesk weken bezig voordat alle aanvragen zijn ingevoerd.
- HR verwerkt het nieuwe dienstverband in YouForce.
- KoppelHet haalt op wat YouForce sinds de vorige ronde heeft verwerkt, met organisatie-eenheid, functie en leidinggevende.
- In Freshservice komt de medewerker als aanvrager, en start een onboardingverzoek namens de leidinggevende met de startdatum.
- Een wissel van organisatie-eenheid of functie werkt de aanvrager bij.
- Bij een einde dienstverband start een offboardingverzoek; na de laatste werkdag wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Freshservice
- Omdat YouForce alleen verwerkte dienstverbanden geeft, levert een startdatum die bij het verwerken al binnen vier weken ligt het onboardingverzoek meteen op. Een aanstelling die maanden vooruit rond is, geeft vier weken voor de start een verzoek.
- Naast het onboardingproces kan een organisatie een catalogusitem gebruiken, bijvoorbeeld voor gastmedewerkers die alleen een account krijgen. KoppelHet kiest het item op basis van het soort dienstverband.
- KoppelHet onthoudt per medewerker of het onboardingverzoek al is ingediend. Een tweede dienstverband bij dezelfde instelling levert geen tweede laptopverzoek op, wel een wijzigingsverzoek als de eenheid anders is.
- YouForce geeft via de koppeling alleen wat HR al volledig heeft verwerkt. Een aanstelling die nog in de workflow staat, levert dus nog geen onboardingverzoek op, zodat IT niet start met iemand die toch niet komt.
- Iemand kan in YouForce meerdere dienstverbanden hebben, bijvoorbeeld bij twee afdelingen. In Freshservice is dat één aanvrager; organisatie-eenheid en functie komen uit het hoofddienstverband.
- Een einde van een van die dienstverbanden is nog geen vertrek. KoppelHet start pas een offboardingverzoek als het laatste dienstverband afloopt.
- Bij een grote instroom tegelijk staan honderden onboardingverzoeken in korte tijd klaar. Freshservice begrenst het aantal aanroepen per minuut, dus KoppelHet verdeelt ze over de dagen ervoor, zodat andere koppelingen op Freshservice blijven werken.
- Het onboardingformulier in Freshservice richten jullie zelf in, bijvoorbeeld met een vraag naar lesroosters of labtoegang. KoppelHet vult de velden die uit YouForce komen en laat de rest voor de leidinggevende, namens wie het verzoek is ingediend.
- De koppeling leest alleen uit YouForce en schrijft er niets in terug. De organisatie geeft in het Visma developer portal toegang tot personen, dienstverbanden en organisatie-eenheden, en verder niets.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Een nieuw dienstverband levert een onboardingverzoek op, standaard vier weken voor de startdatum, en het einde van het laatste dienstverband een week vooraf een offboardingverzoek. Via het onboardingproces van Freshservice of een catalogusitem per soort dienstverband.
Wanneer ziet de servicedesk een nieuwe medewerker?
Zodra HR het dienstverband in YouForce heeft verwerkt. Is een aanstelling ver vooruit rond, dan is dat vaak al weken voor de start.
Wat als iemand twee dienstverbanden heeft?
Dan is het één aanvrager in Freshservice, met de gegevens van het hoofddienstverband. Offboarding start pas als het laatste dienstverband afloopt.
Schrijft de koppeling iets terug in YouForce?
Nee. De koppeling leest alleen.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Basic API (alleen lezen), gefilterd op de laatste synchronisatiedatum met de parameters from en to; personen, dienstverbanden, functies en organisatie-eenheden. Alleen wat HR Core heeft verwerkt is zichtbaar.
- Naar Freshservice schrijven we via de Freshservice API v2. Requesters (create, update, deactivate, met external_id), Employee Onboarding (form fields en onboarding request met initiator_id), Employee Offboarding en Departments. Rate limits per minuut per abonnement, 429 met Retry-After.
- Serviceverzoeken uit de catalogus via POST /api/v2/service_catalog/items/{display_id}/place_request met email of requested_for en custom_fields, als jullie onboarding liever als catalogusitem inrichten dan via het onboardingproces. De catalogusitems leest KoppelHet uit via de service catalog-API. Een notitie op een openstaand verzoek via Create a Note. KoppelHet bewaart per medewerker welk verzoek al is ingediend.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | external_id van de aanvrager | Vaste sleutel; blijft gelijk bij een naamswijziging |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | first_name en last_name | |
Zakelijk e-mailadres | primary_email | |
Functie | job_title | |
Organisatie-eenheid | department | Via een vertaaltabel, bijvoorbeeld per faculteit |
Leidinggevende | reporting_manager en initiator van het verzoek | |
Begindatum dienstverband | Startdatum in het onboardingformulier | |
Einddatum dienstverband | Offboardingverzoek en deactiveren | |
Indiensttreding of vertrek | Catalogusitem (display_id) of onboarding- en offboardingverzoek | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Zakelijk e-mailadres van de medewerker | email of requested_for van het verzoek | |
Begin- of einddatum dienstverband | custom_fields: startdatum of laatste werkdag | |
Functie, afdeling, locatie en leidinggevende | custom_fields van het item |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce