Identity en access management
YouForce Google Workspace koppeling: Google-accounts voor personeel zonder handwerk
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker uit YouForce automatisch een Google-account, bij de juiste school of afdeling en in de juiste groepen. Na de einddatum van het contract wordt het account geschorst, en het nieuwe werkadres kan terug naar YouForce, zodat HR en Google hetzelfde adres kennen.
Wat de koppeling doet
Schoolbesturen en andere werkgevers die YouForce voor personeel en salaris gebruiken en Google Workspace voor mail en samenwerking, vragen accounts per school of afdeling aan bij hun ICT-partner. Medewerkers met een kort contract krijgen hun account soms pas als het contract al voorbij is.
- HR legt het dienstverband vast in YouForce, met school of afdeling, functie en begindatum.
- KoppelHet haalt de nieuwe medewerker op en bepaalt het werkadres met de afgesproken naamgevingsregels.
- Het Google-account komt bij de school of afdeling, in de groepen voor school en functie.
- Als jullie dat willen, gaat het nieuwe werkadres terug naar YouForce.
- Een geplande overstap naar een andere school of functie kent KoppelHet al vooraf, zodat groepen op de ingangsdatum kloppen. Na de einddatum van het laatste dienstverband wordt het account geschorst.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Google Workspace
- YouForce laat een geplande wijziging, zoals een overstap naar een andere school die later ingaat, al zien voordat die volledig is verwerkt. KoppelHet zet de groepen daardoor op de ingangsdatum goed, niet een paar dagen later.
- Het werkadres terugzetten in YouForce vraagt een aparte toestemming van de organisatie. Die vragen we alleen aan als jullie dat terugschrijven willen.
- Privéadres, BSN en privételefoon vragen we niet op, want Google Workspace heeft ze niet nodig.
- YouForce legt vast hoe iemand de achternaam gebruikt, bijvoorbeeld eigen naam gevolgd door die van de partner. Die volgorde bepaalt de naam en het e-mailadres in Google, zodat het account klopt met hoe de medewerker zich noemt.
- Een vertrokken medewerker verdwijnt na een tijd uit YouForce. KoppelHet onthoudt daarom zelf welke Google-accounts het beheert, zodat een vertrekker niet onopgemerkt uit beeld raakt.
- In het onderwijs werkt een leraar vaak op twee scholen met twee dienstverbanden. Hij krijgt één Google-account, bij de school van het hoofddienstverband, en de groepen van beide scholen.
- Welke gegevens YouForce levert, hangt af van de variant van YouForce die de organisatie gebruikt, Beaufort of Business. Bij Beaufort ontbreekt bijvoorbeeld de werkgever; de plek in Google bepalen we dan uit de afdeling.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie geeft KoppelHet toegang tot YouForce?
De organisatie keurt de toegang zelf goed bij Visma, met alleen de rechten die de koppeling nodig heeft.
Wat gebeurt er met invalkrachten?
Die krijgen een account zodra hun dienstverband in YouForce staat, en het account wordt geschorst na de einddatum. Bij een nieuw contract gaat hetzelfde account weer open.
Kan YouForce ook naar Entra ID?
Ja. Aan de YouForce-kant is de aanpak hetzelfde; alleen het doel verschilt.
Wordt YouForce overschreven met Google-gegevens?
Nee. Als het terugschrijven aan staat, gaat alleen het zakelijke e-mailadres terug. Alle andere gegevens blijven in YouForce leidend.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API, alleen met de scope voor basisgegevens, gefilterd op het moment van laatste synchronisatie. De IAM API toont ook geplande wijzigingen van dienstverbanden voordat HR Core ze heeft verwerkt. Personen verdwijnen uit de IAM API als het laatste dienstverband buiten de ingestelde historische periode valt. Privé-adres, BSN en privételefoon zitten achter een eigen scope. Het werkgeversveld ontbreekt bij HR Core Beaufort.
- Terugschrijven van het werkadres via het contactDetails-endpoint van de IAM API met een aparte schrijfscope. De klant autoriseert de KoppelHet-app per tenant in het Visma developer portal.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (externalIds type organization, name.givenName, name.familyName, primaryEmail, organizations met title, department en costCenter, orgUnitPath, relations met type manager, suspended).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | externalIds (type organization) | Vaste sleutel, ook bij meerdere dienstverbanden |
Roepnaam | name.givenName | |
Achternaam volgens gebruik achternaam | name.familyName | Samengesteld met de naamgebruik-tabel uit YouForce |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
Functieprofiel | organizations.title | |
Organisatie-eenheid | organizations.department en orgUnitPath | |
Kostenplaats | organizations.costCenter | |
Leidinggevende (roltoewijzing) | relations (type manager) | Uit de rol leidinggevende op de organisatie-eenheid |
Einddatum laatste dienstverband | suspended = true | |
primaryEmail | Zakelijk e-mailadres in YouForce | Optioneel terug via contactDetails |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce