HaHR naar ITSM
YouForce HaloITSM koppeling: medewerkers, afdelingshoofden en tickets vanuit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en HaloITSM staat elke medewerker met een verwerkt dienstverband in YouForce als gebruiker in Halo, met afdeling uit de organisatie-eenheid en het afdelingshoofd gemarkeerd, en komt er bij indiensttreding, overplaatsing en vertrek een ticket voor IT. Na het einde van het laatste dienstverband wordt de gebruiker in Halo inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die YouForce voor HR en salaris gebruiken en HaloITSM voor de servicedesk, ook voor goedkeuringen door afdelingshoofden, houden in Halo met de hand bij wie afdelingshoofd is. Na een reorganisatie gaan aanvragen voor software wekenlang naar de verkeerde goedkeurder.
- HR verwerkt een nieuw dienstverband in YouForce.
- KoppelHet maakt de gebruiker aan in Halo met naam, functie en afdeling uit de organisatie-eenheid van het hoofddienstverband.
- Er komt een onboardingticket op naam van de nieuwe gebruiker, met de begindatum en het soort arbeidsrelatie.
- Wie in YouForce de leidinggevende rol op een afdeling heeft, wordt in Halo als hoofd van die afdeling gemarkeerd. Bij een overplaatsing verhuist de gebruiker en komt er een wijzigingsticket.
- Loopt het laatste dienstverband af, dan komt er een offboardingticket en wordt de gebruiker na de einddatum inactief.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en HaloITSM
- YouForce legt de leidinggevende niet bij de medewerker vast maar als rol op een afdeling. Halo kent per gebruiker een vinkje voor afdelingshoofd. KoppelHet zet dat vinkje uit de rol in YouForce, zodat goedkeuringen in Halo na een reorganisatie bij het nieuwe hoofd komen.
- Via de koppeling geeft YouForce alleen wat HR Core al heeft verwerkt. Een aanstelling die nog in de self-service workflow zit, levert in Halo dus nog geen gebruiker en geen ticket op.
- Een medewerker met twee dienstverbanden, bijvoorbeeld bij burgerzaken en bij de bibliotheek, is in Halo één gebruiker. De afdeling komt uit het hoofddienstverband, en het einde van één dienstverband geeft geen offboardingticket.
- Of een record in YouForce nog bestaat, zegt niets over vertrek. KoppelHet zet een gebruiker in Halo pas op inactief na de einddatum van het laatste dienstverband, en nooit omdat een record ontbreekt.
- Stagiairs, oproepkrachten en vaste medewerkers hebben in YouForce een eigen soort arbeidsrelatie. Elk soort krijgt in Halo een eigen tickettype, zodat een stagiair een account krijgt zonder dat er een laptop wordt besteld.
- Een tijdelijke inzet in YouForce plaatst iemand een periode op een andere afdeling zonder het dienstverband te wijzigen. KoppelHet verhuist de Halo-gebruiker voor die periode en zet hem op de einddatum terug, zonder nieuw onboardingticket.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we eerst zien welke tickets er zouden komen?
Ja. In de proefstand logt KoppelHet welke gebruikers en tickets er zouden komen, zonder iets in Halo aan te maken. Daarna zet je de koppeling aan.
Schrijft de koppeling iets terug in YouForce?
Nee. De koppeling krijgt in het Visma developer portal alleen leesrechten. Het e-mailadres terugzetten in YouForce kan later als uitbreiding.
Wie zijn in Halo de afdelingshoofden na livegang?
Wie in YouForce de leidinggevende rol op een afdeling heeft. Afwijkingen van wat de servicedesk nu met de hand bijhoudt, krijgen jullie vooraf als lijst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met alleen de leesscope voor basisgegevens (personen, dienstverbanden en rolverdelingen), met records waarvan latestSync na de vorige run ligt. De isActive-vlag zegt alleen of een record nog in HR Core bestaat. Toegang per tenant via OAuth 2.0 client credentials in Visma Connect.
- Naar Halo schrijven we via de Halo REST API met een API-applicatie (client credentials). POST /Users met department, isheadofdept, title, site_id en customfields; inactive bij vertrek. POST /Tickets met tickettype_id, user_id, summary en details. Zonder id maakt POST een nieuw record, dus KoppelHet zoekt eerst via GET /Users met includeinactive. Ratelimiet 700 aanroepen per 300 seconden per tenant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | Eigen veld personeelsnummer (customfields) | Sleutel om de Halo-gebruiker terug te vinden |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | firstname en surname | |
Zakelijk e-mailadres | emailaddress | |
Functie (job profile) | title | |
Organisatie-eenheid van het hoofddienstverband | department | |
Leidinggevende rol op de organisatie-eenheid | isheadofdept | |
Soort arbeidsrelatie | tickettype_id van het onboardingticket | |
Begindatum dienstverband | Onboardingticket: user_id, summary, details | |
Einddatum laatste dienstverband | Offboardingticket, daarna inactive = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce