Accounts in applicaties
YouForce HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers met rechtenset en team uit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en HubSpot krijgt een nieuwe medewerker in een commerciële functie in YouForce automatisch een HubSpot-gebruiker, met de rechtenset bij zijn functie en het team bij zijn afdeling. Een tijdelijke inzet bij een ander team geeft voor die periode een extra team, en na de einddatum van het laatste dienstverband verdwijnt de HubSpot-gebruiker en komt de seat vrij.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in YouForce vastleggen en met HubSpot verkopen, marketing doen of klanten bedienen, vragen HubSpot-gebruikers vaak aan via een ticket. Rechten volgen de functie niet na een interne overstap, teams lopen achter op de organisatie, en betaalde seats blijven op naam staan van mensen die al vertrokken zijn.
- We wijzen samen de functies en organisatie-eenheden in YouForce aan die een HubSpot-gebruiker krijgen, en de rechtenset per functie.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen, dienstverbanden en inzet uit YouForce op.
- Voor een nieuwe medewerker in een aangewezen functie maakt KoppelHet de HubSpot-gebruiker aan, met rechtenset, seat en team.
- Een geplande functie- of afdelingswijziging past rechtenset en team aan op de ingangsdatum.
- Voor de einddatum krijgt de leidinggevende een overdrachtslijst, en na de einddatum verwijdert KoppelHet de gebruiker.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en HubSpot
- HubSpot heeft een e-mailadres nodig om een gebruiker aan te maken, maar in de basisgegevens van YouForce zit geen e-mailadres. Het zakelijke adres valt onder een aparte toestemming, samen met BSN en privéadres. KoppelHet vraagt die alleen aan als HR het werkadres in YouForce bijhoudt, en filtert dan alles behalve het zakelijke adres weg.
- In YouForce hoort bij elke medewerker een functie uit een vaste lijst. KoppelHet koppelt de HubSpot-rechtenset en de betaalde seat aan die functie, zodat een accountmanager een Sales-seat krijgt en een marketeer een Marketing-seat, en een functie buiten de lijst geen gebruiker oplevert.
- Een tijdelijke inzet bij een ander team staat in YouForce los van het dienstverband, met een eigen begin en einde. KoppelHet zet de medewerker voor die periode als extra team in HubSpot, zodat hij de deals van dat team ziet, en haalt dat team er op de einddatum weer af.
- YouForce toont geplande wijzigingen in functie en organisatie-eenheid voordat ze ingaan. KoppelHet wacht tot de ingangsdatum, zodat een binnendienstmedewerker die per de eerste doorschuift naar accountmanagement niet eerder de rechten van zijn nieuwe functie krijgt.
- De API van HubSpot kan een gebruiker alleen verwijderen, niet deactiveren. In YouForce staat de leidinggevende als rol op de afdeling; KoppelHet stuurt die leidinggevende vóór de einddatum de lijst met klanten en deals van de vertrekker, zodat de overdracht rond is voordat de gebruiker verdwijnt.
- Wie vertrekt, verdwijnt na een ingestelde periode uit de gegevens die YouForce voor IAM levert. KoppelHet houdt zelf bij welke HubSpot-gebruikers uit YouForce komen, zodat een seat ook vrijkomt als de vertrekker al uit YouForce is verdwenen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Koppelen jullie HubSpot ook als CRM aan onze administratie?
Nee. KoppelHet koppelt HubSpot alleen voor gebruikersbeheer: wie een gebruiker krijgt, met welke rechten, en wanneer die weer verdwijnt.
Kan dit ook via SCIM en Entra ID?
Met een Professional- of Enterprise-account en single sign-on kan HubSpot gebruikers via SCIM ontvangen. Teams en seats bij seat-gebaseerde prijzen regelt SCIM niet; die kan KoppelHet uit YouForce aanvullen.
Wat als iemand twee dienstverbanden heeft?
Dan bepaalt het dienstverband in een aangewezen functie de rechtenset, en blijft de gebruiker bestaan tot het laatste dienstverband is beëindigd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met de scope Youforce-IAM:Get_Basic (Persons, Employments, Employment Planned Changes, Assignments, Organization Units, Role Assignments, Job Profiles), op latestSync. Het zakelijke e-mailadres alleen met Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails.
- Naar HubSpot schrijven we via de user provisioning API (/settings/users/2026-09: aanmaken, PUT met roleId, primaryTeamId, secondaryTeamIds en seatNames, DELETE) en de Teams API met parentTeamId. Rechtensets met een betaalde seat vragen de scope billing-write.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in HubSpot | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | Koppeltabel naar de HubSpot-gebruiker | Vaste sleutel |
Roepnaam en achternaam volgens gebruik | firstName en lastName | |
Zakelijk e-mailadres of naamgevingsregel | email | |
Functie (job profile) | roleId en seatNames | Via een tabel per functie |
Organisatie-eenheid | primaryTeamId | Bovenliggende eenheid als parentTeamId |
Inzet bij een andere eenheid | secondaryTeamIds | Voor de duur van de inzet |
Rolverdeling op de organisatie-eenheid | Ontvanger van de overdrachtslijst | |
Einddatum laatste dienstverband | Verwijderen van de gebruiker |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce