HR naar ITSM
YouForce Ivanti koppeling: employees met afdeling en leidinggevende uit Visma Raet YouForce, en serviceverzoeken per dienstverband
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Ivanti Neurons for ITSM staat elke medewerker uit YouForce als employee in Ivanti, met de afdeling en functie van zijn hoofddienstverband en de leidinggevende die YouForce aan die afdeling koppelt. Bij een nieuw dienstverband, overplaatsing of het einde van het laatste dienstverband dient KoppelHet een serviceverzoek in uit jullie gepubliceerde Ivanti-sjabloon.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun personeel in YouForce registreren en Ivanti Neurons for ITSM voor ICT en facilitair gebruiken, horen van nieuwe collega's vaak via een formulier dat een leidinggevende invult. Wie twee dienstverbanden heeft of tijdelijk elders werkt, staat in Ivanti dan op de verkeerde afdeling, en goedkeuringen komen bij een vorige leidinggevende uit.
- HR verwerkt een indiensttreding in YouForce; zodra die verwerkt is, ziet KoppelHet het nieuwe dienstverband.
- KoppelHet bepaalt het hoofddienstverband en maakt of werkt de employee in Ivanti bij, met afdeling, functie en leidinggevende.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum volgt het onboardingverzoek uit het sjabloon dat bij de soort arbeidsrelatie past.
- Wisselt de leidinggevende van een afdeling, dan krijgen alle employees van die afdeling in Ivanti de nieuwe manager.
- Loopt het laatste dienstverband af, dan komt een week vooraf het offboardingverzoek en wordt de employee na de laatste werkdag inactief.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Ivanti
- YouForce geeft via de koppeling alleen dienstverbanden die HR Core al heeft verwerkt. Een serviceverzoek in Ivanti ontstaat daardoor pas als de aanstelling definitief is; een indiensttreding die nog in de HR-workflow hangt, levert IT geen werk op.
- Ivanti kent per employee één afdeling, terwijl YouForce een medewerker meerdere dienstverbanden in verschillende eenheden kan geven. KoppelHet neemt afdeling en functie uit het hoofddienstverband; een tweede dienstverband in een andere eenheid wordt een wijzigingsverzoek voor extra toegang, geen tweede employee.
- De leidinggevende staat in YouForce als rol op een organisatie-eenheid, niet bij de medewerker zelf. KoppelHet vertaalt die rol naar de manager van elke employee in die eenheid, zodat goedkeuringen in Ivanti na een wissel van teamleider bij de nieuwe persoon uitkomen.
- Of een record in YouForce nog actief is, zegt alleen of het nog in HR Core bestaat. KoppelHet zet een employee in Ivanti pas op inactief na de einddatum van het laatste dienstverband, nooit omdat een record verdwijnt.
- Stagiairs, oproepkrachten en vaste medewerkers hebben in YouForce een eigen soort arbeidsrelatie. In Ivanti hoort bij elk sjabloon een eigen abonnement in de servicecatalogus; KoppelHet kiest per soort het abonnement, zodat een oproepkracht een account krijgt zonder laptop.
- Ivanti vraagt bij een serviceverzoek de locatie van de klant en de RecID van zijn employee. Een nieuwe medewerker uit YouForce moet dus eerst als employee met locatie in Ivanti staan; KoppelHet doet dat in dezelfde ronde en dient het verzoek daarna in.
- De koppeling leest YouForce alleen met de scope voor basisgegevens. Aan de Ivanti-kant werkt KoppelHet met een REST API-key die niet verloopt; die key hangt aan een integratiegebruiker met een eigen rol, zodat jullie de toegang los kunnen intrekken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er BSN of salarisgegevens naar Ivanti?
Nee. De koppeling heeft in YouForce alleen de scope voor basisgegevens.
Krijgen bestaande medewerkers bij de start een verzoek?
Nee. De eerste ronde zet employees, afdelingen en leidinggevenden goed; verzoeken komen alleen bij nieuwe gebeurtenissen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met alleen de leesscope voor basisgegevens (personen, dienstverbanden en rolverdelingen), op records waarvan latestSync na de vorige ronde ligt. Toegang per tenant met OAuth 2.0 client credentials in Visma Connect.
- Naar Ivanti via de OData REST API (/api/odata/businessobject/employees): POST voor nieuwe employees, PATCH op de RecID voor wijzigingen, $filter en $top (maximaal 100) voor opzoeken. Gevalideerde velden met _Valid. Header Authorization met rest_api_key={Reference ID}.
- Serviceverzoeken via POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId, strUserId, strCustomerLocation, parameters (par-{RecID}, keuzelijsten met -recId) en localOffset.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | Personeelsnummer op de employee | Vaste sleutel, met de RecID van Ivanti in KoppelHet |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | Voornaam en achternaam | |
Zakelijk e-mailadres | E-mailadres en loginnaam | |
Functie van het hoofddienstverband | Functietitel | |
Organisatie-eenheid van het hoofddienstverband | Afdeling (waarde uit de validatielijst) | |
Leidinggevende rol op de organisatie-eenheid | Manager van de employee | |
Soort arbeidsrelatie | Keuze van het Ivanti-sjabloon | Bijvoorbeeld een sjabloon zonder laptop voor oproepkrachten |
Begindatum dienstverband | Parameter startdatum in het serviceverzoek | |
Einddatum laatste dienstverband | Offboardingverzoek en status inactief |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce