HR naar ITSM
YouForce koppelen met Jira Service Management: medewerkers, teams en onboardingverzoeken uit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Jira Service Management staat elke medewerker uit YouForce als klant in het portaal en als medewerker in Assets, en maakt KoppelHet bij een nieuw dienstverband, een wissel van eenheid of functie en een einde dienstverband een verzoek aan van het juiste request type, namens die medewerker. Na het laatste dienstverband wordt de portaaltoegang ingetrokken.
Wat de koppeling doet
Wie YouForce voor HR gebruikt en Jira Service Management voor IT en facilitaire zaken, voegt klanten in het portaal met de hand aan organisaties toe, ook bij een tijdelijke inzet bij een ander team of op een andere locatie. Vertrokken medewerkers kunnen nog maanden meldingen doen.
- De organisatie geeft KoppelHet via Visma leestoegang tot de basisgegevens in YouForce.
- Organisatie-eenheden worden organisaties in Jira Service Management, en nieuwe medewerkers worden klant en lid van hun eenheid.
- Een tijdelijke inzet maakt de medewerker voor die periode ook lid van de organisatie van het andere team.
- In Assets staat per medewerker de kostenplaats en de leidinggevende, zodat hardware aan de juiste persoon en kostenplaats hangt.
- Na het einde van het laatste dienstverband trekt KoppelHet de portaaltoegang in en zet het medewerkerobject op uit dienst.
- Valt de startdatum binnen de afgesproken termijn, standaard vier weken, dan maakt KoppelHet een verzoek van het request type voor onboarding aan, namens de nieuwe klant, met startdatum, functie en manager in de velden.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsverzoek op; een week voor de laatste werkdag komt een offboardingverzoek voor laptop en toegang.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Jira Service Management
- Een tijdelijke inzet bij een ander team regelt de koppeling via het lidmaatschap van de organisatie. Dat levert geen onboardingverzoek op; alleen een nieuw dienstverband doet dat.
- Heeft iemand twee dienstverbanden en stopt er één, dan gaat de medewerker niet weg. Pas een week voor het einde van het laatste dienstverband maakt KoppelHet het offboardingverzoek aan.
- De IAM API van YouForce geeft ook dienstverbanden die nog moeten ingaan. KoppelHet onthoudt die startdatums en maakt het onboardingverzoek vier weken vooraf, namens de klant die dan al bestaat.
- Een tijdelijke inzet plaatst iemand in YouForce bij een ander team zonder het dienstverband te wijzigen. KoppelHet maakt de medewerker voor die periode lid van de organisatie van dat team, zodat hij de gedeelde verzoeken daar ziet, en haalt hem er op de einddatum weer uit.
- YouForce laat personen na een ingestelde periode weg uit de gegevens die het levert. KoppelHet onthoudt welke klanten uit YouForce komen, zodat de portaaltoegang van een vertrokken medewerker ook na die periode is ingetrokken.
- De leidinggevende staat in YouForce als rol op de organisatie-eenheid. KoppelHet leidt daaruit per medewerker de leidinggevende in Assets af, zodat IT bij verloren hardware weet wie te benaderen.
- Een medewerker met twee dienstverbanden, bijvoorbeeld op twee locaties, wordt één klant met lidmaatschap van beide organisaties. De toegang stopt pas na het laatste dienstverband.
- Een medewerker kan in YouForce over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn. Assets toont er één; KoppelHet kiest die met het grootste aandeel, zodat rapporten over hardware per kostenplaats sluiten.
- KoppelHet vraagt in YouForce alleen de scope voor basisgegevens. Privéadres, BSN en privételefoon komen niet in het portaal of in Assets.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Een nieuw dienstverband levert standaard vier weken voor de startdatum een verzoek van jullie request type voor onboarding op, namens de medewerker, en het einde van het laatste dienstverband een week vooraf een offboardingverzoek.
Welke toegang heeft KoppelHet in YouForce nodig?
Alleen leestoegang tot basisgegevens, die de organisatie zelf bij Visma goedkeurt.
Krijgen medewerkers hiermee een Jira-licentie?
Nee. Klanten in het portaal hebben geen agentlicentie nodig.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met de scope Youforce-IAM:Get_Basic (persons, employments, organization units, assignments, roleAssignments, costAllocations), op latestSync; personen buiten de historicaldays worden niet teruggegeven.
- Jira Service Management via de REST API onder /rest/servicedeskapi/ - POST customer, PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access, POST en DELETE organization/{organizationId}/user voor lidmaatschappen. Assets via de import source-API met de scope import:import-configuration:cmdb.
- Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId en requestFieldValues (onder meer summary, startdatum en eigen velden), en raiseOnBehalfOf met het accountId van de klant die de koppeling heeft aangemaakt. De velden per request type haalt KoppelHet op via GET /rest/servicedeskapi/servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field. Een opmerking op een openstaand verzoek via POST /rest/servicedeskapi/request/{issueIdOrKey}/comment.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
Roepnaam en achternaam volgens gebruik | Klant: displayName | |
Zakelijk e-mailadres | Klant: email | |
Organisatie-eenheid | Organisatie (lidmaatschap) | |
Tijdelijke inzet (eenheid, begin, einde) | Extra lidmaatschap voor de periode | |
Persoonsnummer | Assets: Medewerkernummer (sleutel) | |
Kostenplaats uit de loonverdeling | Assets: Kostenplaats | Grootste aandeel |
Rolverdeling op de eenheid | Assets: Leidinggevende | |
Einde laatste dienstverband | Portaaltoegang intrekken en status uit dienst | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | requestTypeId | Request type voor onboarding, wijziging of offboarding |
Klant die de koppeling aanmaakte | raiseOnBehalfOf (accountId) | Het verzoek staat op naam van de medewerker |
Begin- of einddatum dienstverband | requestFieldValues: startdatum of laatste werkdag | |
Functie en leidinggevende | requestFieldValues: functie en manager | |
Afdeling of locatie | Servicedesk en queue van het request type |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce