HR naar ITSM
YouForce ServiceDesk Plus koppeling: gebruikers uit Visma Raet YouForce in ManageEngine ServiceDesk Plus, met aanvragen bij in-, door- en uitstroom
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en ManageEngine ServiceDesk Plus staat elke medewerker uit YouForce als gebruiker in ServiceDesk Plus, met de afdeling van zijn hoofddienstverband en de leidinggevende die YouForce aan die afdeling koppelt. Bij een nieuw dienstverband, overplaatsing of het einde van het laatste dienstverband maakt KoppelHet een aanvraag aan uit het sjabloon dat bij de soort arbeidsrelatie past.
Wat de koppeling doet
Organisaties die YouForce voor HR gebruiken en ManageEngine ServiceDesk Plus voor ICT-meldingen, krijgen nieuwe collega's vaak door via een formulier van de leidinggevende, soms pas na de eerste werkdag. Medewerkers die in twee afdelingen werken of tijdelijk elders zijn ingezet, staan in ServiceDesk Plus op de afdeling waar ze ooit begonnen.
- HR verwerkt een indiensttreding in YouForce; daarna ziet KoppelHet het nieuwe dienstverband.
- KoppelHet bepaalt het hoofddienstverband en maakt of werkt de gebruiker in ServiceDesk Plus bij, met afdeling, functie en leidinggevende.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum volgt de onboardingaanvraag, met de begindatum als uiterste datum.
- Wisselt de leidinggevende van een afdeling, dan krijgen de gebruikers in die afdeling de nieuwe leidinggevende.
- Loopt het laatste dienstverband af, dan komt een week vooraf de offboardingaanvraag.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en ManageEngine ServiceDesk Plus
- YouForce levert via de koppeling alleen wat HR Core heeft verwerkt. De onboardingaanvraag in ServiceDesk Plus ontstaat dus pas na die verwerking; ligt de begindatum dan al binnen de termijn, dan komt de aanvraag direct, met de begindatum als uiterste datum.
- De leidinggevende is in YouForce een rol op een organisatie-eenheid. In ServiceDesk Plus wijst reporting to naar een andere gebruiker. KoppelHet zorgt dat de rolhouder als gebruiker bestaat voordat hij als leidinggevende van zijn team wordt ingevuld.
- Een medewerker met dienstverbanden in twee eenheden is in ServiceDesk Plus één gebruiker met één afdeling, die van het hoofddienstverband. Komt er een tweede dienstverband bij, dan maakt KoppelHet een wijzigingsaanvraag voor toegang tot de andere afdeling, geen nieuwe onboarding.
- Met een tijdelijke inzet werkt iemand in YouForce een periode bij een andere eenheid zonder nieuw dienstverband. KoppelHet zet de afdeling in ServiceDesk Plus die periode op de eenheid van de inzet en daarna terug, zodat meldingen bij het team komen waar de medewerker op dat moment werkt.
- De status van een gebruiker is in de ServiceDesk Plus-API alleen te lezen. Na het laatste dienstverband zet KoppelHet het afsluiten van de gebruiker daarom als taak in de offboardingaanvraag, in plaats van iets te beloven wat de API niet kan.
- Of een record in YouForce actief is, geeft alleen aan of het nog in HR Core staat. KoppelHet start een offboardingaanvraag uitsluitend op de einddatum van het laatste dienstverband, niet omdat een record uit de levering verdwijnt.
- Stagiairs, oproepkrachten en vaste medewerkers hebben in YouForce een eigen soort arbeidsrelatie. KoppelHet kiest per soort een ander sjabloon in ServiceDesk Plus, zodat het sjabloon voor een oproepkracht geen taak voor een laptop bevat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er BSN of salarisgegevens naar ServiceDesk Plus?
Nee. De koppeling heeft in YouForce alleen de scope voor basisgegevens.
Kunnen vertrekkers automatisch worden verwijderd?
Dat kan via de API, maar dan verdwijnt de koppeling met hun historie. Standaard wordt het afsluiten een taak in de offboardingaanvraag.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met alleen de leesscope voor basisgegevens (personen, dienstverbanden en rolverdelingen), op records waarvan latestSync na de vorige ronde ligt. Toegang per tenant met OAuth 2.0 client credentials in Visma Connect.
- ServiceDesk Plus Cloud via OAuth 2.0 van Zoho (EU: sdpondemand.manageengine.eu, api_domain uit het tokenantwoord) en /api/v3/requesters; on-premise vanaf build 11000 via /api/v3/users met de header authtoken. Gebruikersvelden employee_id, name (verplicht), email_id, login_name, jobtitle, department, reporting_to; status alleen-lezen.
- Aanvragen via POST /api/v3/requests met input_data (JSON) en Accept: application/vnd.manageengine.sdp.v3+json; subject verplicht, verder requester (email_id), template, group, site, due_by_time en udf_fields.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | employee_id | Vaste sleutel |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | first_name, middle_name, last_name en name | |
Zakelijk e-mailadres | email_id en login_name | |
Functie van het hoofddienstverband | jobtitle | |
Organisatie-eenheid van het hoofddienstverband | department (met site) | |
Leidinggevende rol op de organisatie-eenheid | reporting_to | |
Soort arbeidsrelatie | template van de aanvraag | |
Begin- of einddatum dienstverband | due_by_time |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce