Accounts in applicaties
YouForce Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers die de organisatie in YouForce volgen
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Salesforce krijgt elke medewerker van een klantcontact- of serviceafdeling in YouForce automatisch een Salesforce-gebruiker met profiel, rol en manager, en gaat de toegang dicht op de einddatum van het dienstverband. Tijdelijke inzet op een andere afdeling geeft voor die periode extra rechten in Salesforce, die op de einddatum weer verdwijnen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die YouForce voor HR en salaris gebruiken en Salesforce voor klantcontact, laten medewerkers geregeld tijdelijk van team wisselen, bijvoorbeeld in drukke periodes. De Salesforce-beheerder hoort dat via de teamleider, en tijdelijke rechten blijven daarna vaak staan.
- HR legt het nieuwe dienstverband vast in YouForce, met functie en organisatie-eenheid.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen en dienstverbanden op en kijkt of de organisatie-eenheid of functie bij Salesforce hoort.
- De medewerker krijgt een Salesforce-gebruiker met het profiel en de rol van zijn team, en de leidinggevende van zijn afdeling als manager.
- Bij een tijdelijke inzet op een ander team komen de rechten van dat team erbij, tot de einddatum van de inzet.
- Op de einddatum van het dienstverband wordt de gebruiker gedeactiveerd, of eerst bevroren als Salesforce dat nog weigert.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Salesforce
- YouForce kent geen leidinggevende bij de medewerker, wel een leidinggevende rol per organisatie-eenheid. KoppelHet leidt de manager in Salesforce daarvan af. Heeft die leidinggevende geen Salesforce-gebruiker, zoals een directeur, dan kiest KoppelHet de eerste leidinggevende hoger in de organisatie die er wel een heeft.
- Een tijdelijke inzet in YouForce plaatst iemand op een ander team zonder het dienstverband te wijzigen. In Salesforce verandert het profiel daarom niet; KoppelHet voegt de permission sets van het tijdelijke team toe en haalt ze op de einddatum van de inzet weer weg.
- De rolhiërarchie in Salesforce bepaalt wie welke klantdossiers ziet, en volgt de organisatie-eenheden in YouForce alleen voor de teams die in Salesforce werken. Een vertaaltabel koppelt elke YouForce-eenheid aan een Salesforce-rol; een nieuwe eenheid zonder regel komt bij de beheerder terecht.
- Dat een persoon nog in YouForce staat, zegt niet of hij nog werkt. KoppelHet deactiveert in Salesforce op de einddatum van het dienstverband. Wie langer uit dienst is dan de ingestelde termijn, geeft YouForce niet meer terug, dus wachten op een latere opschoning werkt niet.
- Het soort arbeidsrelatie in YouForce onderscheidt vast, tijdelijk en stagiair. Een stagiair op het klantcontactcentrum krijgt in Salesforce een profiel met alleen lezen en geen rechten op contracten, volgens een regel die jullie per soort vastleggen.
- Heeft iemand twee dienstverbanden in YouForce, bijvoorbeeld bij twee teams, dan blijft het bij één Salesforce-gebruiker. Het hoofddienstverband bepaalt profiel en rol; de gebruiker blijft actief zolang er één dienstverband loopt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een tijdelijke inzet wordt verlengd?
Dan past HR de einddatum in YouForce aan en schuift de koppeling het weghalen van de extra rechten mee. Er hoeft in Salesforce niemand iets te doen.
Gaan er salarisgegevens naar Salesforce?
Nee. De koppeling leest alleen basisgegevens over personen, dienstverbanden en organisatie. Salaris, BSN en privéadressen vallen buiten de scope die de koppeling in YouForce krijgt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API (OAuth 2.0 via Visma Connect) met de scope Youforce-IAM:Get_Basic voor personen, dienstverbanden, rolverdelingen en inzet, op latestSync. Personen buiten de historicaldays worden niet teruggegeven.
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User met een connected app (OAuth 2.0) en een integratiegebruiker met Manage Users. Verplicht bij aanmaken onder meer Username (uniek over alle Salesforce-omgevingen), Alias (maximaal 8 tekens), Email, LastName, ProfileId, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey, LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey. Rol via UserRoleId, tijdelijke rechten via PermissionSetAssignment.
- Bij vertrek IsActive = false; weigert Salesforce dat, dan UserLogin.IsFrozen = true en een melding aan de beheerder.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | EmployeeNumber | |
Roepnaam | FirstName | |
Achternaam volgens gebruik achternaam | LastName | |
Naamgevingsregel | Username, Email en FederationIdentifier | |
Roepnaam + achternaam (ingekort) | Alias | |
Functie (job profile) | Title en ProfileId | |
Organisatie-eenheid van het hoofddienstverband | Department en UserRoleId | |
Rolverdeling op de organisatie-eenheid | ManagerId | Eén niveau hoger als de leidinggevende zijn eigen eenheid leidt of geen Salesforce-gebruiker heeft |
Tijdelijke inzet (begin en einde) | PermissionSetAssignment | |
Einddatum dienstverband | IsActive |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce