Payroll naar finance
YouForce SAP Concur koppeling: goedgekeurde declaraties uitbetaald via de salarisrun
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en SAP Concur gaan goedgekeurde declaraties uit Concur automatisch als looncomponent naar het dienstverband in YouForce, zodat ze met de eerstvolgende salarisrun worden uitbetaald. Concur krijgt per declaratie terug of de verwerking in YouForce is gelukt, en de salarisadministratie typt geen declaratieoverzicht meer over.
Wat de koppeling doet
Organisaties die declaraties in SAP Concur laten indienen en goedkeuren, maar in YouForce verlonen, exporteren elke maand een lijst uit Concur en voeren de bedragen met de hand in als looncomponent. Een declaratie die na de export wordt goedgekeurd, schuift ongemerkt een maand op.
- Een medewerker dient een declaratie in Concur in en de leidinggevende keurt die goed, zoals nu.
- KoppelHet haalt de declaraties op die Concur als klaar voor verwerking aanbiedt en bevestigt de ontvangst.
- Alleen regels die de medewerker zelf heeft betaald, tellen mee. KoppelHet telt ze per soort vergoeding op per dienstverband.
- De bedragen gaan als looncomponent met een ingangsdatum in de open periode naar YouForce.
- Zodra YouForce de verwerking bevestigt, meldt KoppelHet in Concur per declaratie dat die is verwerkt.
Terug: Goedgekeurde declaratiebedragen als looncomponent
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en SAP Concur
- SAP Concur zet een declaratie pas in de wachtrij voor externe verwerking als die volledig is afgehandeld. Na het ophalen vraagt Concur om direct een ontvangstbevestiging, waarna de declaratie uit de wachtrij verdwijnt. KoppelHet slaat elke declaratie daarom eerst zelf op en bevestigt daarna, zodat er niets tussen wal en schip valt.
- Elke regel in een Concur-declaratie heeft een betaalwijze. Uitgaven met een bedrijfscreditcard zijn al betaald en horen niet in de salarisrun. KoppelHet neemt alleen regels mee die de medewerker zelf heeft voorgeschoten.
- YouForce accepteert via de koppeling alleen looncomponenten die de organisatie daarvoor heeft opengezet. Bij de start leggen we per soort uitgave in Concur vast welk YouForce-element het wordt, bijvoorbeeld een onbelaste reiskostenvergoeding of een belaste vergoeding. Een nieuwe soort uitgave zonder element blijft staan als melding.
- YouForce weigert een aanlevering waarin hetzelfde element twee keer voorkomt, en neemt maximaal honderd elementen per keer. Heeft een medewerker drie declaraties in dezelfde maand, dan telt KoppelHet de bedragen per element op tot één waarde per dienstverband.
- In YouForce hoort een looncomponent bij een dienstverband, niet bij een persoon. Iemand met twee dienstverbanden staat in Concur maar één keer. KoppelHet legt vast op welk dienstverband declaraties worden uitbetaald, standaard het dienstverband met de kostenplaats van de declaratie.
- Een aanlevering in YouForce wordt op de achtergrond verwerkt en krijgt een ticket met de status ontvangen, bezig, klaar of fout. KoppelHet meldt een declaratie in Concur pas als verwerkt als het ticket op klaar staat. Bij een fout gaat de reden uit YouForce mee naar Concur en naar de salarisadministratie.
- Concur kent per medewerker een declaratievaluta. YouForce betaalt in euro. Declaraties in een andere declaratievaluta, bijvoorbeeld van een collega die voor een buitenlandse entiteit werkt, zet KoppelHet niet door maar meldt ze aan finance.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan de declaraties ook naar het grootboek?
Niet via deze koppeling. De salariskosten, inclusief de vergoedingen, komen met het gewone loonjournaal uit YouForce in de boekhouding.
Worden nieuwe medewerkers ook in Concur aangemaakt?
Niet in de eerste versie. Concur heeft een SCIM-API voor gebruikers, dus gebruikers vanuit YouForce aanmaken en blokkeren kan later als uitbreiding.
Wat als een declaratie na de afsluitdatum wordt goedgekeurd?
Dan krijgt hij een ingangsdatum in de volgende periode en wordt hij een maand later uitbetaald. De medewerker ziet in Concur dat de declaratie is verwerkt.
Wat moet SAP Concur aan zijn kant regelen?
Toegang tot de Financial Integration Service voor jullie Concur-omgeving. SAP noemt die beschikbaar voor Noord-Amerika en EMEA; vraag het vroeg in het project aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP Concur via de Financial Integration Service v4 - GET /financialintegration/fi/v4/companies/transactiontypes/expense/transactions (docStatus READY), POST .../transactions/acknowledgements met de ids, en na verwerking POST .../transactions/postingconfirmations (overallPostingStatusCode success of error) of .../paymentconfirmations. Velden onder meer employee.employeeId, employeeCurrencyAlphaCode, report.totalApprovedAmount, entryApprovedAmount en reportEntryPaymentTypeCode. Scope FISVC, alleen een company-level access token; beschikbaar in Noord-Amerika en EMEA.
- YouForce via de WFM API - POST /wfm/v1.0/PayComponents/{employment} met een lijst van elementCode, value en effectiveDate (maximaal 100, geen dubbele elementCode); geldige codes zijn de bo4FieldCode-waarden uit Employment Extensions. Status via GET /wfm/v1.0/PayComponents/{ticketId}/status (None, InProgress, Complete, Error). OAuth 2.0 met scopes per domein via Visma Connect.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in SAP Concur | Toelichting |
|---|---|---|
employee.employeeId (Concur) | Dienstverband (employment) in YouForce | Personeelsnummer plus volgnummer dienstverband |
Soort uitgave | elementCode | Alleen elementen die YouForce voor de koppeling heeft opengezet |
entryApprovedAmount (eigen betaling) | value | Opgeteld per element en dienstverband |
Datum van verwerking | effectiveDate (yyyy-MM-dd) | |
employeeCurrencyAlphaCode | Controle op euro | |
docId | Logregel in KoppelHet en bevestiging aan Concur |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce