HR naar ERP
YouForce SAP S/4HANA koppeling: medewerkers en kostenplaatsen uit HR als workforce in het ERP
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en SAP S/4HANA komt elke medewerker uit YouForce als workforce person in S/4HANA, met een werkovereenkomst per dienstverband, de juiste kostenplaats en een einddatum bij vertrek. Uren, onkosten en goedkeuringen in S/4HANA horen zo altijd bij de actuele organisatie uit YouForce, zonder dat finance medewerkers met de hand bijhoudt.
Wat de koppeling doet
Wie YouForce voor HR en salaris gebruikt en SAP S/4HANA voor financiën, inkoop en projecten, heeft medewerkers in S/4HANA nodig omdat ze uren schrijven op werkorders en facturen goedkeuren. Finance zet nieuwe collega's er met een spreadsheet in en past de kostenplaats pas aan als de maandrapportage niet klopt.
- HR verwerkt een nieuw dienstverband in YouForce, met organisatie-eenheid, functie en kostenplaats.
- KoppelHet haalt op wat YouForce sinds de vorige ronde heeft verwerkt en zoekt de kostenplaats op in de vertaaltabel naar S/4HANA.
- S/4HANA krijgt de persoon met een werkovereenkomst per dienstverband en de kostenplaats per periode.
- Een andere kostenplaats of functie gaat mee met de ingangsdatum uit YouForce.
- Bij een einde dienstverband krijgt de werkovereenkomst een einddatum, zodat boeken en goedkeuren na die dag stoppen.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en SAP S/4HANA
- Een medewerker bestaat in S/4HANA Cloud uit twee gekoppelde zakenpartners, een voor de persoon en een voor de werkovereenkomst. Iemand met twee dienstverbanden in YouForce, bijvoorbeeld bij twee werkmaatschappijen, wordt in S/4HANA één persoon met twee werkovereenkomsten, elk met een eigen kostenplaats.
- YouForce kan een medewerker over meerdere kostenplaatsen verdelen. S/4HANA weigert de hele replicatie van die persoon als er voor dezelfde periode meer dan één standaardkostenplaats binnenkomt. KoppelHet stuurt per werkovereenkomst en per periode één standaardkostenplaats, en de verdeling alleen als die afgesproken is.
- S/4HANA zet de geldigheid van de gebruiker bij replicatie standaard van de startdatum tot 31-12-9999. Zonder einddatum blijft een vertrokken medewerker dus goedkeuren. KoppelHet geeft de datum uit dienst uit YouForce altijd mee, ook bij een vertrek met terugwerkende kracht.
- Rollen als medewerker en werkovereenkomst kun je in S/4HANA alleen via de integratiekanalen voor workforce aanmaken of wijzigen, niet met de hand op de zakenpartner. YouForce is daarmee de enige plek om een fout te herstellen; KoppelHet zet de correctie bij de volgende ronde door.
- YouForce geeft alleen gegevens die HR al volledig heeft verwerkt. Een aanstelling die nog in de workflow staat, komt dus niet in S/4HANA, zodat niemand een kostenplaats of goedkeurrol krijgt op basis van een aanstelling die nog kan veranderen.
- Kostenplaatscodes in YouForce zijn niet dezelfde als kostenplaatsen in S/4HANA, die bij een controlling area horen. KoppelHet gebruikt een vertaaltabel die finance zelf bijhoudt. Een onbekende code stopt alleen die medewerker en verschijnt als melding, in plaats van een verkeerde boeking.
- De replicatie naar S/4HANA kent naast medewerkers ook externe medewerkers. Staat inhuur in YouForce als apart soort dienstverband, dan komt die in S/4HANA als externe medewerker, zodat ook ingehuurde projectleiders uren kunnen schrijven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het loonjournaal ook via deze koppeling?
Nee. Deze koppeling houdt medewerkers en kostenplaatsen actueel. Het loonjournaal uit YouForce naar S/4HANA is een aparte koppeling en kan later als uitbreiding.
Kan finance de vertaaltabel voor kostenplaatsen zelf bijhouden?
Ja. De tabel staat in het KoppelHet-platform. Komt er een nieuwe kostenplaats bij, dan voegt finance de regel toe en gaat de medewerker bij de volgende ronde mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Basic API (persons, employments en timelines, organizationUnits, jobProfiles) en de WFM API (costCenters, costAllocations), met from en to op latestSync en OAuth 2.0 client credentials via Visma Connect. Het zakelijke e-mailadres zit alleen in de scope GetPrivateContactDetails.
- In S/4HANA Cloud Public Edition schrijven we via de SOAP-inbound service Replicate Basic Master Data for Workforce from External HR Systems (WorkforcePersonMasterDataReplicationRequestResponse_In), voor medewerkers en externe medewerkers. Meer dan één kostenplaats met IsDefault voor dezelfde periode wordt geweigerd. Fouten zijn ook te zien in Message Monitoring for Worker Integration.
- Bij S/4HANA on-premise gebruikt SAP onder meer de v4 User Provisioning API voor medewerkerreplicatie; welke route past, bepalen we per release.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in SAP S/4HANA | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | Workforce person-ID | Vaste sleutel; blijft gelijk bij herindiensttreding |
employmentCode | Werkovereenkomst (work agreement) | Eén per dienstverband |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam | Naam van de zakenpartner | |
Zakelijk e-mailadres | E-mailadres van de workforce person | |
Bedrijf (company) | Company code | Via een tabel |
costAllocations | Kostenplaats van de werktoewijzing | Eén standaardkostenplaats per periode |
jobProfile | Functie van de werktoewijzing | |
Begindatum en dischargeDate | Geldigheid van de werkovereenkomst | |
employmentType (inhuur) | Externe medewerker |
- Youforce API documentatie: Basic API
- Youforce API documentatie: WFM API
- SAP Help – Replicate Basic Master Data for Workforce from External HR Systems
- SAP Help – Alternate Cost Assignments
- SAP Help – Prevention of Maintenance of HCM-Related Data
- SAP Help – Employee Replication with the v4 User Provisioning API
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce