HR naar ITSM
YouForce koppelen met ServiceNow: gebruikers, organisatie en onboardingverzoeken uit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en ServiceNow staan medewerkers uit YouForce als gebruiker in ServiceNow, met organisatie-eenheid, locatie, kostenplaats en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuw dienstverband, een functiewissel of een einde dienstverband een verzoek aan in de servicecatalogus van ServiceNow. Het onboardingverzoek staat op naam van de nieuwe medewerker, met startdatum, functie, eenheid en de leidinggevende van die eenheid.
Wat de koppeling doet
Organisaties die YouForce voor HR gebruiken en ServiceNow voor IT en facilitaire zaken, halen gebruikers in ServiceNow uit Active Directory, zonder leidinggevenden en kostenplaatsen. Aanvragen die goedkeuring nodig hebben, gaan daardoor via de servicedesk met de hand langs de juiste manager.
- De organisatie geeft KoppelHet via Visma leestoegang tot de basisgegevens in YouForce.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen, dienstverbanden, eenheden en rolverdelingen op en bepaalt per persoon het hoofddienstverband.
- Eenheden, locaties en kostenplaatsen gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruikers.
- Een overplaatsing die HR vooruit invoert, gaat in ServiceNow op de ingangsdatum in.
- Na het einde van het laatste dienstverband wordt de gebruiker inactief.
- Valt de startdatum binnen de afgesproken termijn, standaard vier weken, dan bestelt KoppelHet het onboardingitem op naam van de nieuwe gebruiker.
- Een nieuwe functie of eenheid levert een wijzigingsverzoek op; het einde van het laatste dienstverband een offboardingverzoek een week vooraf.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en ServiceNow
- YouForce toont een geplande indiensttreding al voordat HR Core haar verwerkt. Daardoor kan het onboardingverzoek vier weken voor de startdatum in ServiceNow staan in plaats van pas na de verwerking.
- Sluit er op een aflopend dienstverband direct een nieuw aan, dan is dat voor de servicedesk geen vertrek. KoppelHet maakt dan geen offboardingverzoek, wel een wijzigingsverzoek als functie of eenheid verandert.
- Een nieuwe functie die later ingaat, staat in het wijzigingsverzoek met de ingangsdatum erbij, bijvoorbeeld teamleider vanaf 1 november. IT past rechten dan niet te vroeg aan.
- YouForce legt de leidinggevende vast als rol op de organisatie-eenheid, niet bij de medewerker. KoppelHet zet die persoon als afdelingshoofd in ServiceNow en leidt daaruit per medewerker de manager af, zodat goedkeuringen via beide wegen kloppen.
- Is de leidinggevende zelf lid van de eenheid die hij leidt, dan wordt hij in ServiceNow niet zijn eigen manager. KoppelHet neemt dan de leidinggevende van de eenheid erboven.
- Personen verdwijnen na een ingestelde periode uit de gegevens die YouForce levert. Zonder eigen administratie zou een vertrokken gebruiker in ServiceNow dan nooit inactief worden; KoppelHet onthoudt welke gebruikers uit YouForce komen en zet ze op de einddatum inactief.
- Een medewerker kan in YouForce over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn, terwijl een gebruiker in ServiceNow één kostenplaats heeft. KoppelHet kiest die met het grootste aandeel, of een vaste volgorde die jullie bepalen.
- YouForce laat geplande wijzigingen zien voordat HR Core ze heeft verwerkt. Een overplaatsing per de eerste van de maand staat daardoor op die dag in ServiceNow, niet een paar dagen later.
- In de variant Beaufort levert YouForce geen werkgever. KoppelHet leidt het bedrijf in ServiceNow dan af uit de organisatie-eenheid, zodat regels per werkgever blijven werken.
- KoppelHet vraagt in YouForce alleen de scope voor basisgegevens. Privégegevens zoals BSN, privéadres en privételefoon vallen onder een aparte scope en komen niet in ServiceNow.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. KoppelHet bestelt bij een nieuw dienstverband het onboardingitem uit jullie servicecatalogus, standaard vier weken voor de startdatum, en een week voor het einde van het laatste dienstverband het offboardingitem. Een nieuwe functie of eenheid levert een wijzigingsverzoek op.
Welke toegang heeft KoppelHet in YouForce nodig?
Alleen leestoegang tot basisgegevens, die de organisatie zelf bij Visma goedkeurt.
Blijft onze LDAP-import uit Active Directory bestaan?
Ja. We spreken per veld af welke bron wint, bijvoorbeeld de inlognaam uit Active Directory en afdeling en manager uit YouForce.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest alleen de velden die ServiceNow nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met de scope Youforce-IAM:Get_Basic (persons, employments, organization units, roleAssignments, costAllocations, locations), op latestSync. Private contactgegevens vallen onder Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails, die we niet aanvragen.
- Naar ServiceNow schrijven we via de Import Set API (insertMultiple) naar staging tables met transform maps en coalesce op employee_number; met run_after worden cmn_department, cmn_location en cmn_cost_center vóór sys_user verwerkt.
- Tickets via de Service Catalog API: POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met de catalogusvariabelen in variables en de gebruiker in sysparm_requested_for. Dat levert een request (REQ) met een requested item (RITM) op; de flow van het catalogusitem maakt de catalog tasks (sc_task) per toewijzingsgroep. Een notitie op een openstaand verzoek gaat via de Table API op sc_req_item. KoppelHet bewaart per medewerker het RITM-nummer per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | employee_number | Sleutel voor bijwerken |
Roepnaam | first_name | |
Achternaam volgens gebruik achternaam | last_name | |
Functie (job profile) | title | |
Organisatie-eenheid | department (cmn_department) | |
Locatie | location (cmn_location) | |
Kostenplaats uit de loonverdeling | cost_center (cmn_cost_center) | Grootste aandeel |
Rolverdeling op de eenheid | manager en afdelingshoofd | |
Werkgever | company (core_company) | Niet in elke YouForce-variant |
Einde laatste dienstverband | active = false | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Catalogusitem voor onboarding, wijziging of offboarding | Per gebeurtenis een eigen item, gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde gebruiker | sysparm_requested_for | Het verzoek staat op naam van de nieuwe medewerker |
Begindatum of einddatum dienstverband | Variabele startdatum of laatste werkdag | |
Rolverdeling op de eenheid | Variabele manager (verwijzing naar sys_user) | |
Locatie | Variabele locatie (cmn_location) | |
Functie (job profile) | Variabele functie | |
Afdeling of team | Toewijzingsgroep van de catalog tasks | Via de flow van het catalogusitem |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce