Lease en mobiliteit
YouForce Shuttel koppeling: medewerkers uit Visma Raet YouForce op tijd in en uit Shuttel
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Shuttel komt elke nieuwe medewerker uit YouForce automatisch in Shuttel, met één account per persoon, ook als iemand meerdere dienstverbanden heeft. Pas als het laatste dienstverband in YouForce eindigt, wordt de medewerker in Shuttel afgemeld, zodat de kaart niet te vroeg en niet te laat stopt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die YouForce voor HR en salaris gebruiken en medewerkers een Shuttel-kaart geven voor woon-werk en dienstreizen, melden iedereen met de hand aan in Shuttel. Medewerkers met meerdere dienstverbanden maken dat lastig, en vertrekkers die niet via de eigen afdeling lopen, worden gemist.
- De salarisadministratie verwerkt het nieuwe dienstverband in YouForce.
- KoppelHet haalt de personen en dienstverbanden op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Met een vertaaltabel op organisatie-eenheid of functie bepaalt KoppelHet de Shuttel-groep, op basis van het hoofddienstverband.
- De medewerker staat in Shuttel met personeelsnummer, naam, zakelijk e-mailadres, werkgever en groep.
- Eindigt het laatste dienstverband, dan meldt KoppelHet de medewerker in Shuttel af op de datum uit dienst.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Shuttel
- Visma noemt het koppelen met een applicatie voor zakelijke mobiliteit en reiskosten zelf als toepassing van de YouForce API met basisgegevens. KoppelHet gebruikt alleen die API en heeft geen toegang tot salarisgegevens.
- In YouForce kan één persoon tegelijk meerdere dienstverbanden hebben. Shuttel krijgt één account per persoon. De groep volgt het hoofddienstverband, en afmelden gebeurt pas als het laatste dienstverband afloopt.
- Het zakelijke e-mailadres, dat Shuttel nodig heeft voor de uitnodiging, geeft YouForce alleen vrij samen met BSN, adressen en privégegevens. Die rest gooit KoppelHet direct weg. Willen jullie die rechten niet geven, dan halen we het werkadres uit het accountsysteem.
- Een vertrokken medewerker blijft maar een ingestelde periode in de YouForce API zichtbaar, en een verwijderd record maar enkele dagen. KoppelHet meldt af binnen die periode en houdt zelf bij wie er in Shuttel staat, zodat niemand uit beeld verdwijnt zonder afmelding.
- YouForce toont wat de salarisadministratie al heeft verwerkt, ook als de ingangsdatum nog in de toekomst ligt. KoppelHet past een overplaatsing of vertrek pas toe op de datum zelf, zodat de medewerker tot die dag in zijn oude groep blijft.
- Shuttel noemt Visma | Raet bij de salarissystemen waarmee het koppelt om vergoedingen te verwerken. Die stroom blijft zoals hij is. Deze koppeling bepaalt alleen wie in Shuttel staat, met het YouForce-personeelsnummer als gemeenschappelijke sleutel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet KoppelHet salarisgegevens in YouForce?
Nee. De koppeling gebruikt alleen de API met basisgegevens over personen, dienstverbanden, functies en organisatie. Salaris zit daar niet in.
Wat als iemand een tweede dienstverband krijgt bij een andere werkgever binnen YouForce?
Dan blijft het één Shuttel-account. Welk dienstverband de groep en werkgever bepaalt, leggen we vooraf vast, bijvoorbeeld het dienstverband met de meeste uren.
Moet Visma iets inrichten?
Jullie geven KoppelHet als applicatie toestemming voor jullie YouForce-omgeving in het Visma developer portal, met alleen de scopes die deze koppeling nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Basic API (persons, employments, jobProfiles, organizationUnits) met OAuth 2.0 client credentials via Visma Connect en de scope Youforce-Basic:Get_Basic, op latestSync met from en to. Het zakelijke e-mailadres vraagt de scope Youforce-Basic:GetPrivateContactDetails. Vertrokken medewerkers blijven zichtbaar binnen de historicaldays van de subscription; verwijderde records zeven dagen.
- Shuttel publiceert geen openbare API-documentatie; de aansluiting aan de Shuttel-kant spreken we per klant af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Shuttel | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | Personeelsnummer | Eén Shuttel-account per persoon, niet per dienstverband |
Roepnaam en voornaam | Voornaam | |
Voorvoegsel en achternaam | Achternaam | |
Zakelijk e-mailadres | E-mailadres | Alleen met de scope voor contactgegevens, of uit het accountsysteem |
company (dienstverband) | Werkgever | |
organizationUnit en jobProfile | Gebruikersgroep | Via een vertaaltabel die HR beheert |
Begindatum dienstverband | Startdatum | |
dischargeDate (laatste dienstverband) | Afmelden |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce