HR naar ITSM
YouForce koppelen met SysAid: eindgebruikers en verzoeken uit de Youforce IAM API
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en SysAid staat elke medewerker uit YouForce als eindgebruiker in SysAid, met afdeling, locatie, functie en manager, en maakt KoppelHet bij een nieuw of beëindigd dienstverband een service record van het type verzoek aan. Na de einddatum wordt de eindgebruiker uitgeschakeld, niet verwijderd, zodat zijn historie in SysAid blijft.
Wat de koppeling doet
Organisaties met YouForce als HR-systeem en SysAid als servicedesk zetten nieuwe medewerkers vaak via een CSV-import of handmatig in SysAid. De leidinggevende in SysAid klopt dan na een reorganisatie niet meer, en goedkeuringen gaan naar de verkeerde persoon.
- KoppelHet haalt de mutaties sinds de vorige ronde op uit de Youforce IAM API.
- De leidinggevende per eenheid volgt uit de roltoewijzingen in YouForce.
- KoppelHet maakt of werkt de eindgebruiker bij in SysAid, met afdeling, locatie en manager, en zet hem in de groep van zijn eenheid.
- Binnen de afgesproken termijn voor de begindatum volgt een onboardingverzoek op naam van de medewerker.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die datum schakelt KoppelHet de eindgebruiker uit.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en SysAid
- In YouForce staat de leidinggevende niet op de medewerker maar als roltoewijzing op de organisatorische eenheid. KoppelHet zoekt per medewerker de leidinggevende van zijn eenheid op en zet die als managerId in SysAid; is iemand zelf leidinggevende van die eenheid, dan kijken we één niveau hoger.
- SysAid bewaart geen personeelsnummer. KoppelHet legt bij elke eindgebruiker de personCode uit YouForce vast in zijn eigen administratie, zodat een nieuw e-mailadres na een naamswijziging dezelfde gebruiker bijwerkt.
- Een geplande wijziging in YouForce, zoals een nieuwe eenheid per volgende maand, komt in SysAid pas op de ingangsdatum. Tot die dag houdt de eindgebruiker zijn huidige manager, zodat goedkeuringen niet te vroeg verschuiven.
- Groepen in SysAid kunnen de organisatorische eenheden uit YouForce volgen. Een eindgebruiker die van eenheid wisselt, gaat uit de oude groep en in de nieuwe, zodat rapportages per afdeling kloppen.
- Bij een update eist SysAid het actuele versienummer van de eindgebruiker. Wijzigt een servicedeskmedewerker tegelijk iets, dan leest KoppelHet de gebruiker opnieuw en probeert het nog eens, in plaats van die wijziging te overschrijven.
- Een ingetrokken indiensttreding verschijnt in de IAM API kort met isActive op false. KoppelHet schakelt de net aangemaakte eindgebruiker dan uit en zet een notitie op het openstaande onboardingverzoek.
- Het access token van SysAid is standaard 24 uur geldig en wordt aangevraagd met een applicatiesleutel van een beheerder. KoppelHet vraagt elke dag een nieuw token aan, zodat een uurlijkse ronde nooit op een verlopen token stuit.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waar komt de manager in SysAid vandaan?
Uit de roltoewijzingen in YouForce: de leidinggevende van de eenheid van de medewerker.
Worden vertrekkers uit SysAid verwijderd?
Nee. Verwijderen is in SysAid definitief, dus de koppeling schakelt de eindgebruiker uit. Zijn service records blijven bewaard.
Kunnen we per eenheid een andere supportgroep kiezen?
Ja. KoppelHet zet assignedGroup op het verzoek op basis van de eenheid of locatie uit YouForce.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce via de Youforce IAM API met de scope Youforce-IAM:Get_Basic (Persons, Employments, Employment Planned Changes, Organization Units, Role Assignments, Locations, Job Profiles), incrementeel met from op latestSync. Geen GetPrivateContactDetails.
- SysAid via https://{account}.sysaidit.com/connect/v1 met een access token uit POST /v1/access-tokens (clientId en clientSecret van een applicatiesleutel). Eindgebruikers met POST /end-users en PATCH /end-users/{id} (version verplicht, isDisabled); groepen met POST /end-users/{id}/groups (groupIds).
- Verzoeken via POST /service-records met type request en data met title, description, requestUser, assignedGroup en dueDate, eventueel met templateId. Maximaal 1.000 aanroepen per vijf minuten per account.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in SysAid | Toelichting |
|---|---|---|
Zakelijk e-mailadres | userName en userEmail | |
personCode | Bewaard in KoppelHet bij het SysAid-ID | SysAid heeft geen veld voor personeelsnummer |
Roepnaam | firstName | |
Achternaam volgens naamgebruik | lastName | Maximaal 64 tekens |
Functieprofiel | jobTitle | |
Organisatorische eenheid | departmentId | Vertaaltabel |
Locatie | locationId | |
Leidinggevende (roltoewijzing) | managerId | |
Organisatorische eenheid | groupIds | Via POST /end-users/{id}/groups |
Einddatum dienstverband | isDisabled = true | |
Nieuw of beëindigd dienstverband | Service record type request met requestUser en dueDate |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce