Payroll naar finance
YouForce Visma.net ERP koppeling: het loonjournaal uit YouForce als boeking in Visma.net
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Visma.net ERP gaat het loonjournaal na elke verwerkte salarisrun automatisch naar Visma.net, opgeteld per kostensoort, tegenrekening, kostenplaats en kostendrager. Uren en fte gaan als aantal mee, en finance ziet per run of Visma.net de boeking heeft verwerkt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarissen in Visma Raet YouForce verwerken en de financiële administratie in Visma.net ERP voeren, zetten na elke run een journaalbestand uit YouForce met de hand om naar het importformaat van Visma.net. Uren per kostenplaats vallen bij dat omzetten weg.
- YouForce verwerkt de salarisrun, zoals nu.
- KoppelHet haalt de nieuwe journaalregels op en telt ze op per kostensoort, tegenrekening, kostenplaats en kostendrager, met de uren en fte erbij.
- Elke opgetelde regel wordt een boekingsregel met een debet- en een creditkant in Visma.net, met een verwijzing naar de run.
- Visma.net verwerkt de boeking op de achtergrond. KoppelHet wacht op de melding dat dat gelukt is.
- Mislukt een regel, dan krijgt finance een melding met de reden; na herstel verwerkt KoppelHet dezelfde boeking opnieuw.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Visma.net ERP
- YouForce geeft bij elke journaalregel een kostensoort en een tegenrekening. Een regel in de journaalroute van Visma.net vraagt juist een debet- en een creditrekening tegelijk. Die twee passen op elkaar, zodat elke opgetelde YouForce-regel één boekingsregel wordt zonder tussenrekening.
- YouForce rekent met een bedrag met plus of min, Visma.net met een positief bedrag en een richting. Bij een negatief totaal, bijvoorbeeld een correctie, draait KoppelHet debet en credit om in plaats van een negatief bedrag te boeken.
- Het YouForce-journaal bevat per regel ook uren en fte. Een boekingsregel in Visma.net heeft een veld voor een aantal. Zo staan de uren per kostenplaats naast de loonkosten, zonder aparte rapportage.
- YouForce levert het journaal per medewerker, en Visma vraagt in de omschrijvingen van een boeking geen persoonsgegevens op te nemen. KoppelHet telt daarom eerst op en zet alleen run, periode en kostenplaats in de omschrijving.
- Een verwijzing op een journaalregel in Visma.net mag hooguit vijftien tekens hebben en is verplicht. KoppelHet bouwt die uit opdrachtgever, jaar, periode en run, zodat elke boeking in Visma.net terug te voeren is op één YouForce-run.
- Visma.net verwerkt een boeking via deze route op de achtergrond en meldt daarna of het gelukt is. Een herhaalde aanvraag met dezelfde sleutel maakt geen tweede boeking aan. KoppelHet kan dus veilig opnieuw proberen na een storing, zonder dubbel geboekte loonkosten.
- Heeft de organisatie meerdere opdrachtgevers in YouForce, dan staat het opdrachtgevernummer op elke journaalregel. Per opdrachtgever leggen we vast of die in een eigen Visma.net-bedrijf boekt of als vestiging binnen hetzelfde bedrijf.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet het exportbestand van YouForce blijven inlezen?
Dat kan, maar dan zet iemand het elke run om en vallen uren en fte weg. De koppeling doet het omzetten zelf en bewaakt of Visma.net de boeking heeft verwerkt.
Wat als een kostenplaats in Visma.net niet bestaat?
Dan mislukt die boeking in Visma.net en krijgt finance een melding met de code. Na het aanmaken verwerkt KoppelHet dezelfde boeking opnieuw, zonder dubbele regels.
Komt een correctierun als aparte boeking?
Ja, met een eigen verwijzing. Zo ziet finance welke boeking bij welke run hoort.
Gaan kostenplaatsen ook van Visma.net naar YouForce?
Niet automatisch, omdat YouForce kostenplaatsen via een koppeling alleen laat lezen. Een lijst met verschillen voor de salarisadministratie kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Data API, tabel journal-entry-employee (Amount, ContraAccount, CostTypeCode, CostCenterCode, CostUnitCode met maximaal zeven tekens, Hours, FTE, FinancialGroupBK, OriginCode, Year, ProductionPeriod). OAuth 2.0 client credentials via Visma Connect.
- Naar Visma.net via de Journal Transactions API (journaltx.visma.net), POST /api/v1/vouchers met regels van type JournalVoucher (debitAccountId, creditAccountId, debitSubaccountId en creditSubaccountId als SegmentId en SegmentValue, amount, quantity, refNumber van maximaal vijftien tekens, postPeriodId, branchId). De header X-Request-Id maakt de aanroep idempotent.
- De voucher wordt asynchroon omgezet en gesynchroniseerd; status via GET /api/v1/vouchers/{voucherId} of de webhook VOUCHER_PROCESSED. Een mislukte voucher kan met PATCH en het commando retry of retry-sync opnieuw. Een importbestand mag tot 1.500 regels hebben.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
CostTypeCode | debitAccountId | Kostensoort via een vertaaltabel naar de kostenrekening; bij een negatief bedrag omgekeerd |
ContraAccount | creditAccountId | Tegenrekening via een vertaaltabel |
CostCenterCode / CostUnitCode | debitSubaccountId (SegmentId en SegmentValue) | Codes van maximaal zeven tekens naar de segmenten van Visma.net |
Amount | amount | Opgeteld over alle medewerkers; altijd positief, de richting zit in debet en credit |
Hours of FTE | quantity | Keuze per klant |
Year + ProductionPeriod | postPeriodId en transactionDate | |
FinancialGroupBK | Visma.net-bedrijf of branchId | Per opdrachtgever vastgelegd |
Run, jaar en periode | refNumber | Maximaal vijftien tekens |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce