HR naar ERP
Zoho People Exact Online koppeling: nieuwe medewerkers en vertrekkers uit Zoho op de werklijst in Exact
Met een koppeling tussen Zoho People en Exact Online vergelijkt KoppelHet de Nederlandse medewerkers in Zoho People elk uur met de medewerkers in Exact. Omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen, krijgt de beheerder nieuwe medewerkers, vertrekkers en afdelingswissels op een werklijst, met de Date of Exit en de leidinggevende erbij.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in Zoho People en een Nederlandse administratie in Exact Online zetten nieuwe collega's met de hand in Exact. Wie vertrekt, blijft in Exact vaak actief, en afdelingen in beide systemen lopen uit elkaar.
- KoppelHet vraagt elk uur de medewerkerrecords op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Alleen medewerkers met de waarde voor de Nederlandse administratie gaan door naar de vergelijking met Exact.
- Nieuwe medewerkers, vertrekkers en afdelingswissels komen op de werklijst.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Zoho People en Exact Online
- In Zoho People kiest de beheerder of de Date of Exit al wordt gevuld zodra het ontslag is goedgekeurd, of pas op de laatste werkdag. Bij de eerste keuze zet KoppelHet de vertrekker vooruit op de werklijst, zodat de EndDate in Exact op tijd staat. Bij de tweede komt de regel op de laatste werkdag.
- Zoho People kent geen vaste plek voor de rechtspersoon. Bij de start leggen we vast welk veld bepaalt of een medewerker in de Nederlandse Exact-administratie hoort, bijvoorbeeld de vestiging. Een medewerker zonder die waarde komt niet op de werklijst van finance, maar wordt een vraag aan HR.
- Zoho People geeft records terug die na een tijdstip in milliseconden zijn toegevoegd of gewijzigd, maar altijd het hele record. KoppelHet vergelijkt alleen de velden die voor Exact tellen, zoals afdeling, leidinggevende en datums. Een nieuw telefoonnummer levert zo geen regel op de werklijst op.
- Zoho People blokkeert de API vijf minuten na vierhonderd aanvragen in een minuut, en Exact Online telt aanroepen per minuut en per dag per administratie. KoppelHet leest Zoho in blokken van tweehonderd en Exact in één keer per vergelijking, zodat beide ruim binnen de grens blijven.
- Bij de eerste koppeling staan er al medewerkers in Exact. KoppelHet zoekt die in Zoho People op medewerkernummer of werkmail op, zodat bestaande collega's als gekoppeld gelden. Zo komt niet de hele organisatie de eerste dag als nieuw op de werklijst.
- Exact wil als leidinggevende een gebruiker in dezelfde administratie die geen ondergeschikte van de medewerker is. Zoho People geeft de leidinggevende in het veld Reporting To. KoppelHet zoekt via de werkmail de Exact-gebruiker op; een leidinggevende zonder Exact-account komt als opmerking op de werklijst.
- Zoho People toont datums in de notatie die de organisatie heeft ingesteld, zoals 03-Apr-2026. Exact vergelijkt op echte datums. KoppelHet leest de notatie bij de start uit en zet elke datum om, zodat een datum in dienst niet door een andere schrijfwijze als verschil op de werklijst komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers alleen lezen. KoppelHet zet daarom alles klaar op de werklijst en controleert het resultaat bij de volgende vergelijking.
Gaat verlof uit Zoho People ook naar Exact?
Niet in deze koppeling. Verlof kan later als uitbreiding, als de salarisverwerking in Exact het nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People via de REST API met OAuth 2.0 (header Authorization Zoho-oauthtoken, scope ZOHOPEOPLE.forms.READ). GET /people/api/forms/employee/getRecords met sIndex, limit (maximaal 200) en modifiedtime (milliseconden); zoeken met SearchColumn EMPLOYEEID of EMPLOYEEMAILALIAS. Drempel vierhonderd aanvragen per minuut met vijf minuten wachttijd; fout 7021 bij meer dan 200 records. Veldnamen van Department, Reporting To en Date of Exit per omgeving vaststellen.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. payroll/Employees (Code, BusinessEmail, StartDate, EndDate, Manager in dezelfde division en geen ondergeschikte) en hrm/Departments (Code, Costcenter) alleen GET. Employees zit in Payroll, Time & Billing en Professional Services (Plus, Professional en Premium). API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | Employees.Code (vergelijking) | |
EmailID | Employees.BusinessEmail (vergelijking) | |
Vestiging of eigen veld | Division | Via een tabel; bij de start vastgelegd |
Department | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
Reporting To (werkmail) | Employees.Manager | Opgezocht als Exact-gebruiker in dezelfde administratie |
Date of Joining en Date of Exit | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking