Identity en access management
Zoho People Google Workspace koppeling: Google-accounts op basis van HR, niet van app-toewijzing
Met een koppeling tussen Zoho People en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker uit Zoho People een Google-account met afdeling, functie, locatie en leidinggevende, en wordt het account geschorst na de laatste werkdag uit het vertrekproces in Zoho People. Zoho Directory kan zelf Google-accounts maken als IT een gebruiker aan de Google Workspace-app toewijst; KoppelHet komt erbij als het account moet volgen wat HR in Zoho People vastlegt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Zoho People als HR-systeem gebruiken en Google Workspace als werkplek, kijken vaak eerst naar Zoho Directory. Daar ontstaat een Google-account pas als IT de app toewijst, terwijl HR de start- en vertrekdatum in Zoho People bijhoudt.
- HR legt in Zoho People een nieuwe medewerker vast met afdeling, functie, locatie en startdatum.
- KoppelHet maakt het Google-account in de eenheid van de locatie, geschorst tot de startdatum.
- Het Google-adres gaat terug naar Zoho People, in het veld dat jullie daarvoor kiezen.
- Wijzigingen in afdeling, functie of leidinggevende gaan elk kwartier door.
- Na de laatste werkdag schorst KoppelHet het account; na de bewaartermijn gaan de bestanden naar de leidinggevende.
Waar je op let bij Zoho People en Google Workspace
- Zoho Directory maakt een Google-account als een gebruiker aan de Google Workspace-app wordt toegewezen. Met de optie Delete Users aan verwijdert Zoho Directory het Google-account weer als de toewijzing vervalt, inclusief mail en Drive. KoppelHet schorst bij vertrek eerst en verwijdert pas na het overdragen van de bestanden.
- In Zoho Directory volgt de status in Google de status in Zoho Directory zelf, en die beheert IT. Een vertrek in Zoho People bereikt Google zo alleen als iemand de gebruiker ook in Zoho Directory uitschakelt. KoppelHet leest de Date of Exit rechtstreeks uit Zoho People.
- Voor provisioning vanuit Zoho Directory moet een Google-beheerder inloggen met hetzelfde e-mailadres als in Zoho Directory. KoppelHet gebruikt een service account met domain-wide delegation, zodat de koppeling niet aan een persoonlijk beheerdersaccount hangt.
- Een Zoho People-beheerder kiest of de Date of Exit al bij het goedkeuren van een ontslag wordt ingevuld, of pas op de laatste werkdag. In het eerste geval plant KoppelHet het schorsen vooruit; in het tweede schorst KoppelHet zodra de datum verschijnt.
- Zoho People sluit de eigen login van een vertrekker standaard om half negen in de ochtend na de laatste werkdag. KoppelHet schorst het Google-account in de nacht ervoor, zodat Gmail en Drive niet langer openstaan dan Zoho People zelf.
- Zoho People geeft per opvraging hooguit tweehonderd medewerkers en kan filteren op wijzigingen na een tijdstip. Wie te veel vraagt, wordt vijf minuten geblokkeerd. KoppelHet vraagt elk kwartier alleen de wijzigingen op, zodat andere Zoho-koppelingen geen last krijgen van een blokkade.
- Het e-mailveld in Zoho People is ook de login voor Zoho People. Het Google-adres daar terugzetten verandert dus de inlog van de medewerker. We spreken per klant af of KoppelHet dat veld vult of een eigen veld voor het werkadres, met de aparte schrijfscope van Zoho.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we niet gewoon Zoho Directory gebruiken?
Zoho Directory maakt en verwijdert Google-accounts op basis van toewijzing door IT. Wil je dat accounts de start- en vertrekdatum uit Zoho People volgen, dan regelt KoppelHet dat.
Wat gebeurt er met mail en bestanden van een vertrekker?
Het account wordt eerst geschorst. Na de bewaartermijn gaan de bestanden naar de leidinggevende en pas daarna wordt het account verwijderd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People API met OAuth 2.0 (header Authorization Zoho-oauthtoken). Lezen via GET /people/api/forms/employee/getRecords met sIndex, limit (maximaal 200) en modifiedtime, scope ZOHOPEOPLE.forms.READ; bij overschrijding vijf minuten blokkade. Terugschrijven via POST /api/forms/json/employee/updateRecord, scope ZOHOPEOPLE.forms.UPDATE. Datacentrum zoho.com of zoho.eu per klant.
- Naar Google via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, password bij aanmaken, orgUnitPath, organizations, relations type manager en suspended; groups en members) en de Data Transfer API, met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | externalIds (type organization) | |
First Name en Last Name | name.givenName en name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
Designation | organizations.title | |
Department | organizations.department en groepen | |
Location | orgUnitPath | |
Reporting To | relations (type manager) | |
Date of Exit | suspended = true | |
primaryEmail (Google) | Werkadres in Zoho People |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking