HR naar ITSM
Zoho People koppelen met ServiceNow: gebruikers uit het medewerkerformulier en offboarding naast de IT-clearance
Met een koppeling tussen Zoho People en ServiceNow komt elke medewerker uit Zoho People als gebruiker in ServiceNow, met locatie, afdeling, functie en leidinggevende, en bestelt KoppelHet een onboardingitem zodra er een datum van indiensttreding staat. Verschijnt in Zoho People een Date of Exit, dan volgt een offboardingitem, en de gebruiker wordt inactief rond het moment dat Zoho People de login uitzet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Zoho People voor HR gebruiken en ServiceNow voor IT, regelen het vertrek van een medewerker vaak via de clearances in Zoho People. IT werkt echter in ServiceNow, zodat de IT-clearance buiten de eigen wachtrij valt en een verschoven laatste werkdag niet bij de servicedesk aankomt.
- KoppelHet vraagt elk kwartier de medewerkerrecords op die sinds de vorige ronde zijn toegevoegd of gewijzigd.
- Via een importset werkt KoppelHet locatie, afdeling en gebruiker bij in ServiceNow.
- Voor een nieuwe medewerker bestelt KoppelHet het onboardingitem met de datum van indiensttreding.
- Bij een Date of Exit volgt het offboardingitem; verschuift die datum, dan past KoppelHet het openstaande item aan.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de gebruiker in ServiceNow inactief.
Waar je op let bij Zoho People en ServiceNow
- Zoho People zet de login van een vertrekker standaard om half negen 's ochtends op de dag na de laatste werkdag uit. KoppelHet zet de gebruiker in ServiceNow op dezelfde dag inactief, zodat iemand die niet meer in Zoho People kan, ook geen verzoeken meer in ServiceNow kan indienen.
- Per ontslagproces kan Zoho People tot tien clearances hebben, met IT, HR en Admin als standaard. KoppelHet bestelt het offboardingitem in ServiceNow, zodat IT het werk in de eigen wachtrij heeft; HR vinkt de IT-clearance in Zoho People af als het item gesloten is.
- Wanneer de Date of Exit verschijnt, stelt de beheerder van Zoho People in: bij goedkeuring van een ontslag, bij het indienen van een beëindiging, of pas op de laatste werkdag. Alleen bij de eerste twee komt het offboardingitem vooruit in ServiceNow; die instelling leggen we bij de start vast.
- Wijzigt HR de laatste werkdag, dan rekent Zoho People de datums van de clearances opnieuw uit. KoppelHet past dan ook de datum op het openstaande offboardingitem in ServiceNow aan, in plaats van een tweede item te bestellen.
- Zoho People blokkeert een omgeving vijf minuten bij meer dan vierhonderd verzoeken per minuut, en geeft hooguit tweehonderd records per keer. KoppelHet vraagt alleen records op die na de vorige ronde zijn gewijzigd, zodat een ronde meestal één verzoek kost en andere Zoho-koppelingen niet worden geblokkeerd.
- In Zoho People kan een workflow bij een statuswijziging van een medewerker een eigen functie aanroepen. Wil de organisatie een vertrek binnen minuten in ServiceNow, dan kan zo'n functie KoppelHet direct waarschuwen; de ronde per kwartier blijft dan als vangnet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ServiceNow een Zoho People-koppeling?
We vonden er geen van ServiceNow of Zoho; alleen generieke automatiseringsplatforms. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Blijft de IT-clearance in Zoho People bestaan?
Ja. HR ziet in Zoho People nog steeds of IT klaar is; het werk zelf staat in ServiceNow.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People API met OAuth 2.0 (Authorization Zoho-oauthtoken, scope ZOHOPEOPLE.forms.READ): GET /people/api/forms/employee/getRecords met sIndex, limit (maximaal 200, anders foutcode 7021) en modifiedtime in milliseconden; SearchColumn EMPLOYEEID of EMPLOYEEMAILALIAS voor één medewerker. 400 verzoeken per minuut, daarna vijf minuten blokkade. Interne veldnamen van het employee-formulier per omgeving nalopen.
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple met run_after voor cmn_location en cmn_department vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (order_now met sysparm_quantity, variables en sysparm_requested_for). Een verschoven datum via de Table API op sc_req_item.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | employee_number | Coalesce-sleutel |
First Name en Last Name | first_name en last_name | |
Email address | email | |
Designation | title | |
Location | location (cmn_location) | |
Department | department (cmn_department) | |
Reporting To | manager | |
Date of Joining | Onboardingitem | |
Date of Exit | Offboardingitem, daarna active op false |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking