Verlopende certificaten houd je in het HR-systeem bij door behaalde trainingen uit het leerplatform automatisch terug te zetten bij de medewerker, met de datum waarop ze verlopen. In AFAS wordt dat een cursus met Geldig tot, in Workday een certificering met vervaldatum, en daarop kan HR in het eigen systeem een overzicht maken van wat binnenkort verloopt.
Zonder koppeling staan behaalde certificaten vaak alleen in het leerplatform. Wie een VCA- of NEN-training moet herhalen, staat dan in een Excel-lijst naast HR. Bij een audit exporteert HR een overzicht uit het leerplatform en zoekt de medewerkers er in het HR-systeem bij. Met de certificaten in het HR-dossier ziet HR op één plek wie een verplichte training mist of binnenkort moet herhalen.
Waar een certificaat in het HR-systeem terechtkomt
Elk HR-systeem heeft een andere plek voor trainingen. Of je kunt rapporteren op vervaldata, hangt af van die plek.
- AFAS legt een training vast als cursus bij de medewerker. Met Certificaat behaald mogen Geldig van en Geldig tot worden gevuld. Een overzicht van verlopende certificaten maak je dan in AFAS zelf.
- Workday heeft aparte opslag voor trainingen en certificeringen. Een cursus met een geldigheidsduur wordt een certificering met uitgifte- en vervaldatum. De rest wordt een training.
- Visma Raet YouForce krijgt het certificaat of diploma als document in het personeelsdossier, via de Learning API. Naam en datum van de training staan in de bestandsnaam en omschrijving.
- Personio krijgt het certificaat ook als document in het dossier.
- HiBob krijgt een regel in de Training-tabel, met het pdf als bijlage.
In AFAS en Workday is de vervaldatum dus een veld waarop je kunt filteren. In YouForce en Personio staat het certificaat als document in het dossier.
Als het leerplatform geen vervaldatum levert
Niet elk leerplatform geeft een vervaldatum mee. GoodHabitz levert er geen. Voor een verplichte training vult KoppelHet de geldigheid dan met een termijn die HR per training kiest, bijvoorbeeld een jaar. Zo komt er toch een Geldig tot in het HR-systeem.
aNewSpring levert via de API geen pdf. Voor YouForce, dat een document verwacht, maakt KoppelHet een bewijs met naam, cursus, datum en cijfer.
Welke resultaten terugkomen
Een leerplatform registreert veel meer dan behaalde certificaten: gestarte trainingen en losse lessen. Alleen een afgeronde cursus of een gehaalde toets wordt een regel in HR. De rest blijft in het leerplatform, zodat het dossier niet volloopt. Welke trainingen terugkomen, spreek je vooraf met HR af.
Elk resultaat krijgt een vaste sleutel. Stuurt het leerplatform dezelfde melding twee keer, dan levert dat geen dubbele training in HR op.
Trainingen en cursuscodes op elkaar laten aansluiten
Een training in het leerplatform heeft een eigen ID. Een cursus in AFAS heeft een eigen code. HR legt per training vast bij welke AFAS-cursus hij hoort. Komt er een nieuwe training bij, dan zet KoppelHet die op een lijst, zodat HR hem kan indelen voordat iemand hem afrondt.
In HiBob werkt het anders. Daar staat een vaste lijst met trainingsnamen in Bob. Een nieuwe naam voegt KoppelHet eerst zelf aan die lijst toe, en zet daarna de regel in de Training-tabel.
Randgevallen bij vertrek en in de eerste versie
- Vertrek met Bob Learning. Bob Learning neemt geen resultaat meer aan na vertrek. Bij een vertrek stuurt KoppelHet eerst de laatste afgeronde cursussen door en deactiveert pas daarna de gebruiker in Docebo.
- Verwerking op de achtergrond. Een upload naar YouForce wordt op de achtergrond verwerkt. KoppelHet controleert de status, zodat geen certificaat ongemerkt ontbreekt.
- Niet in de eerste versie. Bij Nmbrs, Personio met 360Learning en SAP SuccessFactors gaan certificaten in de eerste versie niet terug. Dat kan later als uitbreiding.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform. We kiezen per HR-systeem de plek waar een certificaat thuishoort en waar HR erop kan rapporteren, en spreken met HR af welke trainingen terugkomen. Vaak is dit de tweede richting van een koppeling die medewerkers al naar het leerplatform stuurt; hoe die eerste richting werkt, staat bij medewerkers naar het leerplatform.
Voorbeelden van combinaties zijn AFAS en StudyTube, AFAS en GoodHabitz, Workday en 360Learning, YouForce en aNewSpring en HiBob en StudyTube. Meer over de systemen vind je bij StudyTube en GoodHabitz.
Lees verder over certificaten terug naar HR, bekijk de hele pijler leren en certificaten, of lees hoe bevoegdheden in de planning terechtkomen bij skillsmatrix en inzetbaarheid.