Leren en certificaten
AFAS StudyTube koppeling: medewerkers en functies naar de academy, certificaten met geldigheid terug
Met een koppeling tussen AFAS Profit en StudyTube krijgt elke medewerker uit AFAS automatisch een StudyTube-account, in het team van zijn organisatorische eenheid en met de rol die bij zijn functie hoort. Behaalde certificaten komen terug in AFAS als cursus bij de medewerker, met de datum waarop ze verlopen, zodat HR in AFAS ziet wie een verplichte training moet herhalen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in AFAS Profit voeren en StudyTube voor veiligheidstrainingen en vakopleidingen gebruiken, zetten nieuwe medewerkers met de hand in StudyTube. Na een promotie klopt de functie niet meer, en wie een VCA- of NEN-training moet herhalen, staat in een Excel-lijst naast AFAS.
- HR voert de nieuwe medewerker met contract, functie en organisatorische eenheid in AFAS in, zoals nu.
- KoppelHet zet de structuur van organisatorische eenheden als teams in StudyTube, van de hoogste eenheid naar beneden.
- De medewerker krijgt een StudyTube-account in het team van zijn eenheid, met de rol van zijn functie. StudyTube wijst op basis van die rol de verplichte trainingen toe.
- Een behaald certificaat komt terug in AFAS als cursus bij de medewerker, gemarkeerd als behaald en met de geldigheidsdatums.
- Na de laatste werkdag in AFAS verdwijnt het account uit de academy; StudyTube bewaart daarbij een reservekopie.
Terug: Behaalde certificaten met naam, behaaldatum en vervaldatum
Waar je op let bij AFAS Profit en StudyTube
- AFAS kan bij een cursus van een medewerker vastleggen dat het certificaat behaald is, met een datum geldig van en geldig tot. Een StudyTube-certificaat met een vervaldatum komt daar terecht, zodat een overzicht van verlopende certificaten in AFAS zelf te maken is.
- Elke AFAS-functie wordt in StudyTube een medewerkersrol met de AFAS-functiecode als code. Krijgt een medewerker een andere functie in AFAS, dan wisselt de rol mee en wijst StudyTube de trainingen van de nieuwe functie toe.
- De organisatorische eenheden in AFAS vormen een boom. StudyTube accepteert een team alleen als het bovenliggende team al bestaat, dus KoppelHet stuurt de eenheden laag voor laag, met maximaal vijfhonderd teams per keer.
- AFAS kent de datum uit dienst vaak weken van tevoren. StudyTube negeert een einddatum in de toekomst en verwijdert pas bij een datum die voorbij is. KoppelHet stuurt de verwijdering daarom op de dag na de laatste werkdag.
- De koppeling leest AFAS via een eigen GetConnector met alleen naam, functie, eenheid, kostenplaats en contractdatums. Salaris, adres en BSN uit hetzelfde medewerkerdossier gaan niet naar StudyTube.
- Werken medewerkers voor meerdere werkgevers binnen één AFAS-omgeving, dan blijft het medewerkernummer de sleutel en wordt de werkgever het bovenste team. Zo ziet een opleidingsbudget in StudyTube per werkgever wie erbij hoort.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komt het certificaat zelf ook in het AFAS-dossier?
In de eerste versie komen naam en datums als cursus bij de medewerker. Het pdf-bestand als dossieritem kan later als uitbreiding.
Wat moet onze AFAS-beheerder regelen?
Een app connector met de GetConnector voor medewerkers en eenheden en de UpdateConnector voor cursussen per medewerker. Dat doen we samen; de inrichting van AFAS zelf verandert niet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, dienstverbanden en organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum, via een app connector met alleen die connectoren. Certificaten gaan terug via de UpdateConnector HrEmpCourse (Cursussen per medewerker) met de velden Certificaat behaald, Geldig van en Geldig tot.
- Naar StudyTube schrijven we via de Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials en de scope write. POST /users maakt een gebruiker aan, werkt hem bij of heractiveert hem op uid. Teams gaan via academy-teams/bulk/upsert (maximaal 500, ouders eerst), rollen via employee-roles en users/{id}/employee-roles.
- contract_end_date wordt door StudyTube niet opgeslagen; alleen een datum in het verleden verwijdert de gebruiker. Certificaten worden gelezen via users/{userId}/certificates; de vervaldatum staat in verification_expiration_date.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker | uid en employee_number | Vaste sleutel; een medewerker die terugkomt krijgt zijn oude account terug |
Roepnaam | first_name | |
Voorvoegsel + Achternaam | last_name | |
E-mail werk | email | |
Functie (omschrijving) | company_role | |
Functie (code) | Medewerkersrol (code) | Eén rol per AFAS-functie; de rol bepaalt de verplichte trainingen |
Kostenplaats | cost_centre | |
Organisatorische eenheid | Team (external_id, name, parent) | |
Leidinggevende van de eenheid | Teammanager | |
Datum uit dienst | Verwijderen na de laatste werkdag | |
StudyTube-certificaat | Cursus medewerker met Certificaat behaald, Geldig van en Geldig tot | Terugweg naar AFAS |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit