36Leren en certificaten
Workday 360Learning koppeling: leerders en groepen uit Workday, certificaten met vervaldatum terug
Met een koppeling tussen Workday en 360Learning staat elke medewerker uit Workday als leerder in 360Learning, in de groep van zijn organisatie en met zijn leidinggevende als manager, en gaat de toegang dicht op de einddatum uit Workday. Behaalde certificaten uit 360Learning komen met uitgifte- en vervaldatum als certificering bij de medewerker in Workday.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Workday voeren en trainingen in 360Learning aanbieden, zetten nieuwe medewerkers pas in 360Learning als de beheerder een lijst importeert. Verlopen certificaten ziet HR niet in Workday, alleen in losse exports.
- HR rondt in Workday een indiensttreding af, met organisatie, functie en leidinggevende.
- KoppelHet maakt de leerder aan in 360Learning, in de groep van zijn organisatie, en koppelt de leidinggevende als manager.
- Bij een organisatiewijziging verhuist de leerder naar de nieuwe groep, zodat verplichte trajecten van die groep voor hem gaan gelden.
- Een beëindiging in Workday zet direct een deactivatiedatum in 360Learning, op de laatste werkdag.
- Behaalde certificaten komen dagelijks als certificering bij de medewerker in Workday, met de vervaldatum.
Terug: Certificaat met titel, uitgiftedatum en vervaldatum
Waar je op let bij Workday en 360Learning
- 360Learning heeft voor een gebruiker geen veld voor een personeelsnummer; een gebruiker wordt herkend aan e-mail of gebruikersnaam. KoppelHet bewaart daarom per Workday-ID het 360Learning-ID, zodat een nieuw e-mailadres in Workday de bestaande leerder bijwerkt in plaats van een nieuwe te maken.
- In Workday wordt een beëindiging vaak weken vooruit vastgelegd. 360Learning accepteert een deactivatiedatum in de toekomst. KoppelHet zet die datum zodra de beëindiging in Workday is afgerond, en haalt haar weer weg als HR de beëindiging terugdraait.
- Een nieuwe gebruiker in 360Learning moet direct lid zijn van een groep, met een rol. De supervisory organization uit Workday bepaalt die groep, en de rol is leerder; beheerders- en makersrollen blijven in 360Learning zelf.
- Een manager koppelen in 360Learning kan alleen als die manager er al als gebruiker staat. KoppelHet verwerkt nieuwe medewerkers daarom van boven naar beneden langs de Workday-hiërarchie, zodat een nieuwe teamleider eerder bestaat dan zijn team.
- Extra velden in 360Learning zijn tekst of datum, en hun aantal per platform is begrensd. Workday-gegevens zoals locatie of job family gaan als tekst mee, en alleen de paar velden waarop leerpaden echt worden toegewezen.
- Een certificaat van een leerpad in 360Learning heeft een uitgiftedatum en vaak een vervaldatum. KoppelHet zet beide in de certificering bij de worker in Workday, zodat HR in Workday kan rapporteren op certificaten die binnenkort verlopen.
- Workday geeft per medewerker een voorkeurstaal. 360Learning verwacht een taalcode van twee letters. Zo opent het platform voor een medewerker in Duitsland in het Duits, zonder dat de academy-beheerder het instelt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet via onze identity provider met SCIM?
Dat kan, 360Learning ondersteunt SCIM vanuit onder meer Entra ID en Okta. Dan moeten afdeling en functie daar wel goed staan, en komen er geen certificaten terug naar Workday.
Krijgen nieuwe medewerkers een uitnodigingsmail?
Dat kiezen jullie. Met single sign-on zet de koppeling de uitnodiging uit; anders gaat die op de startdatum uit.
Gaan er persoonsgegevens mee die 360Learning niet nodig heeft?
Nee. Uit Workday gaan naam, werk-e-mail, functie, taal, organisatie en leidinggevende, plus de velden waarop leerpaden worden toegewezen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum (workers, supervisory organizations, manager, voorkeurstaal, beëindigingsdatum). Certificaten gaan naar Workday via Manage_Certifications in de Talent-webservice.
- 360Learning via API v2 (header 360-api-version v2.0, token met client credentials, één uur geldig). Gebruiker aanmaken met membership (groupId en role), mail en sendInvitationEmail; PATCH /api/v2/users/{userId} voor job, lang, primaryGroupId en toBeDeactivatedAt; POST /api/v2/users/{userId}/managers/{managerId}; GET /api/v2/users/{userId}/certificates (title, deliveryDate, expirationDate, type path of external, 1.000 per pagina).
- 360Learning begrenst per bedrijf op 50 leesaanroepen en 10 schrijfaanroepen per seconde; daarboven volgt een 429. KoppelHet spreidt de aanroepen bij de eerste vulling.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in 360Learning | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Koppeltabel met het 360Learning-gebruikers-ID | 360Learning heeft geen veld voor een personeelsnummer |
Werk-e-mail | mail | |
Preferred_Name / Legal_Name | firstName, lastName | |
Business_Title | job | |
Supervisory_Organization | membership (groupId, role learner) en primaryGroupId | |
Manager | Manager van de gebruiker | Via het 360Learning-ID van de leidinggevende |
Preferred language | lang | Twee letters, zoals nl of de |
Termination_Date | toBeDeactivatedAt | |
Location | Custom field (tekst) |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors