HR naar ITSM
AFAS koppelen met Freshservice: onboarding- en offboardingverzoeken vanuit AFAS Profit
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Freshservice start een nieuwe medewerker in AFAS een onboardingverzoek in Freshservice, ingediend namens de leidinggevende, en levert een uitdiensttreding een offboardingverzoek op. De medewerker staat als aanvrager in Freshservice met afdeling en locatie, en wordt na vertrek gedeactiveerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HR in AFAS Profit en een IT-servicedesk in Freshservice melden nieuwe medewerkers per mail bij IT aan, waardoor telefoon of laptop op de eerste dag niet klaarligt. Vertrekkers blijven als aanvrager actief en kunnen nog tickets indienen.
- HR rondt in AFAS de workflow voor indiensttreding af.
- KoppelHet haalt de gewijzigde medewerkers uit AFAS op, met afdeling, locatie, functie en leidinggevende.
- In Freshservice komt de medewerker als aanvrager, en start een onboardingverzoek namens de leidinggevende, met de velden van jullie onboardingformulier gevuld.
- Wijzigen afdeling of leidinggevende, dan volgen de gegevens van de aanvrager.
- Bij een uitdiensttreding start een offboardingverzoek; na de laatste werkdag wordt de aanvrager gedeactiveerd.
Waar je op let bij AFAS Profit en Freshservice
- Het onboardingverzoek komt op zijn vroegst vier weken voor de datum in dienst, en pas als de workflow voor indiensttreding in AFAS is afgerond. Een aanname voor over drie maanden staat zo niet nu al open in Freshservice.
- Vrije velden in AFAS, zoals laptop of telefoon ja of nee, vullen velden in het onboardingformulier of het catalogusitem. IT ziet dan zonder navragen wat er klaar moet staan.
- KoppelHet onthoudt per medewerker welk verzoek al is ingediend. Een nieuwe ronde of een gewijzigde afdeling levert dus geen tweede onboardingverzoek op, wel een notitie als de startdatum verschuift.
- AFAS start een indiensttreding vaak met een workflow die HR moet afronden. KoppelHet wacht tot die workflow klaar is, zodat IT alleen gecontroleerde gegevens krijgt en een ingetrokken aanname geen onboardingverzoek oplevert.
- Het onboardingformulier in Freshservice richten jullie zelf in. KoppelHet leest welke velden het formulier heeft en vult ze met gegevens uit AFAS; komt er een veld bij, dan spreken we af of dat uit AFAS moet komen.
- Freshservice kan een verzoek namens iemand anders indienen. KoppelHet dient onboarding en offboarding in namens de leidinggevende uit AFAS, zodat vragen van IT bij de leidinggevende terechtkomen en niet bij HR.
- KoppelHet leest AFAS met een eigen app connector die alleen de gegevens voor de servicedesk bevat, zoals naam, functie, afdeling en leidinggevende. BSN, salaris en privéadres zitten er niet in.
- Een vertrokken medewerker wordt in Freshservice gedeactiveerd en niet verwijderd. Tickets en de geschiedenis blijven zo bewaard, en de aanvrager kan geen nieuwe tickets meer indienen.
- Freshservice begrenst het aantal aanroepen per minuut, afhankelijk van het abonnement. Een grote eerste vulling verdeelt KoppelHet daarom over de tijd, zodat andere koppelingen op Freshservice niet stilvallen.
- Teams en locaties staan in AFAS als organisatorische eenheid of standplaats. Per eenheid leggen we de afdeling en locatie in Freshservice vast, zodat de juiste IT-medewerker de telefoon klaarzet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja, dat is de kern van deze koppeling. Een indiensttreding levert een onboardingverzoek op, standaard vier weken voor de datum in dienst, en een uitdiensttreding een week vooraf een offboardingverzoek. Het kan via het onboardingproces van Freshservice of via een catalogusitem.
Wanneer ziet IT een nieuwe collega?
Zodra HR de indiensttreding in AFAS heeft afgerond. Het onboardingverzoek staat dan met de startdatum in Freshservice, vaak weken voor de eerste werkdag.
Kan de leidinggevende het onboardingverzoek aanvullen?
Ja. Het verzoek staat op naam van de leidinggevende, die het in Freshservice ziet en de vragen van IT beantwoordt.
Wat gebeurt er met tickets van vertrokken medewerkers?
Die blijven bewaard. De aanvrager wordt gedeactiveerd, niet verwijderd.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Naar Freshservice gaan alleen gegevens die de servicedesk nodig heeft, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen app connector met GetConnectors voor medewerkers en organisatorische eenheden, gefilterd op wijzigingsdatum. Geen BSN, salaris of privéadres.
- Naar Freshservice schrijven we via de Freshservice API v2. Requesters (create, update, deactivate, met external_id), Employee Onboarding (onboarding form fields lezen, onboarding request met initiator_id), Employee Offboarding en Locations. Rate limits per minuut per abonnement, 429 met Retry-After.
- Serviceverzoeken uit de catalogus via POST /api/v2/service_catalog/items/{display_id}/place_request met email of requested_for en custom_fields, als jullie onboarding liever als catalogusitem inrichten dan via het onboardingproces. De catalogusitems leest KoppelHet uit via de service catalog-API. Een notitie op een openstaand verzoek via Create a Note. KoppelHet bewaart per medewerker welk verzoek al is ingediend.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | external_id van de aanvrager | Vaste sleutel |
Roepnaam en achternaam met voorvoegsel | first_name en last_name | |
E-mail werk | primary_email | |
Functie | job_title | |
Organisatorische eenheid | department | Via een vertaaltabel |
Standplaats of werkplek | location | |
Leidinggevende | reporting_manager en initiator van het verzoek | |
Datum in dienst | Startdatum in het onboardingformulier | |
Einddatum contract | Offboardingverzoek en deactiveren | |
Indiensttreding of vertrek | Catalogusitem (display_id) of onboarding- en offboardingverzoek | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Zakelijk e-mailadres van de medewerker | email of requested_for van het verzoek | |
Datum in dienst of einddatum contract | custom_fields: startdatum of laatste werkdag | |
Functie, afdeling, locatie en leidinggevende | custom_fields van het item |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit