Payroll naar finance
Exact Online Nmbrs koppeling: kostenplaatsen bewaken en het loonjournaal boeken
Met een koppeling tussen Exact Online en Nmbrs blijven de kostenplaatsen en kostendragers in Nmbrs gelijk aan die in Exact Online, en komt het loonjournaal van elke salarisrun in de juiste Exact-administratie. KoppelHet bewaakt daarbij de kostenplaatsen vanuit Exact, zet vierwekenperiodes om naar boekperiodes en meldt een afgewezen boeking per run.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die in Nmbrs verlonen en in Exact Online boeken, met een administratie per bv, zien nieuwe kostenplaatsen uit Exact vaak te laat in Nmbrs. Die staan dan nog niet klaar, waardoor loonkosten op een verzamelkostenplaats belanden, en een afgewezen boeking wordt pas bij de maandafsluiting gezien.
- KoppelHet vergelijkt elke dag de kostenplaatsen en kostendragers in Exact Online met die per bedrijf in Nmbrs.
- Wat ontbreekt of in Exact is geblokkeerd, komt op een lijst voor de salarisadministratie, vóór de volgende run.
- Na een afgeronde run boekt KoppelHet het loonjournaal als memoriaalboeking in de Exact-administratie van dat bedrijf.
- KoppelHet kijkt naar de status van de boeking en meldt een afgewezen journaal met de reden uit Exact.
Terug: Loonjournaal per afgeronde salarisrun · Omzetting van vierwekenperiode naar boekperiode
Waar je op let bij Exact Online en Nmbrs
- Finance maakt kostenplaatsen aan in Exact, de salarisadministratie kiest ze per medewerker in Nmbrs. Staat een nieuwe code nog niet in Nmbrs, dan belanden loonkosten op een verzamelkostenplaats. KoppelHet zet de verschillen vóór de run op een lijst.
- Verloont Nmbrs per vier weken, dan zijn er dertien loonperiodes per jaar, terwijl Exact meestal in twaalf maanden boekt. Bij de start leggen we vast in welke boekperiode elke vierwekenperiode valt, zodat loonkosten in de juiste maand staan.
- Een kostenplaatscode kan in Exact alleen via de hercodeerfunctie worden gewijzigd. KoppelHet ziet zo'n hercodering in de vergelijking en meldt haar, omdat Nmbrs de oude code blijft gebruiken tot de salarisadministratie hem aanpast.
- Exact Online geeft een boeking de status open, verwerkt of afgewezen. KoppelHet kijkt na elke run naar die status en meldt een afgewezen journaal met de reden, zodat finance het niet pas bij de maandafsluiting ontdekt.
- Een geboekte memoriaalpost kan in Exact Online niet worden gewijzigd. Moet een run worden gecorrigeerd, dan gaat dat met een tegenboeking en daarna het juiste journaal, zodat het verloop zichtbaar blijft.
- Bij meerdere bv's hoort elk Nmbrs-bedrijf bij een eigen Exact-administratie. KoppelHet legt die verdeling vast en vergelijkt kostenplaatsen per paar, zodat een kostenplaats van de ene bv niet in de andere wordt gekozen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elke vergelijking en elke boeking staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, zodat de accountant kan zien wat wanneer is geboekt. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division - Costcenters (code alleen te wijzigen via hercoderen), Costunits en GeneralJournalEntries met één entry en meerdere regels; GLAccount als GUID. Memoriaalboekingen zijn aan te maken, te lezen en te verwijderen, niet te wijzigen; correctie via Reversal. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
- Nmbrs via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0, kostenplaatsen en kostendragers per bedrijf lezen. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact Online | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
Costcenters.Code en Description | Kostenplaats per Nmbrs-bedrijf | |
Costunits.Code en Description | Kostendrager per Nmbrs-bedrijf | |
Costcenters.Active | Verschillenlijst (geblokkeerd of vervallen) | |
Nmbrs-bedrijf | Exact-administratie (division) | |
Journaalregel grootboekrekening | GeneralJournalEntryLines.GLAccount | Opgezocht als GUID via de rekeningcode |
Journaalregel kostenplaats en kostendrager | CostCenter en CostUnit | |
Nmbrs-periode (4 weken of maand) | FinancialYear en FinancialPeriod | |
Bedrag | AmountDC |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Exact Online
ADP Workforce Now Exact Online koppeling: Nederlandse workers uit ADP vergeleken met Exact, met kostenplaatsen
AFAS Profit → Exact Online
AFAS Exact Online koppeling: loonjournaal automatisch in de boekhouding
BambooHR → Exact Online
BambooHR Exact Online koppeling: de Nederlandse medewerkers uit BambooHR gecontroleerd in Exact
BuddeeHR → Exact Online
BuddeeHR Exact Online koppeling: kostenplaatsen, kostendragers en medewerkers uit Buddee kloppend in Exact