Payroll naar finance
Exact Online koppelen met YouForce: kostenplaatsen bewaken en het loonjournaal boeken
Met een koppeling tussen Exact Online en Visma Raet YouForce blijven de kostenplaatsen in YouForce gelijk aan die in Exact Online, en wordt het loonjournaal van elke verwerkte salarisrun als één memoriaalboeking in de juiste Exact-administratie gezet. Finance hoeft geen journaalbestand meer te importeren en ziet een afgewezen boeking met de reden.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in YouForce verlonen en per opdrachtgever een administratie in Exact Online hebben, importeren na elke run met de hand een journaalbestand. Kostenplaatsen die in Exact zijn aangemaakt, ontbreken vaak nog in YouForce, en de loonkosten komen dan op een verzamelkostenplaats terecht.
- KoppelHet vergelijkt elke dag de kostenplaatsen in Exact Online met die in YouForce en zet de verschillen op een lijst voor de salarisadministratie.
- Na een verwerkte salarisrun haalt KoppelHet de journaalregels van die run op uit YouForce.
- KoppelHet telt de regels per medewerker op tot regels per rekening, kostenplaats en kostendrager, en kiest de Exact-administratie op basis van de opdrachtgever.
- Het journaal gaat als één memoriaalboeking naar Exact Online.
- KoppelHet controleert de status in Exact en meldt een afgewezen boeking met de reden aan finance.
Terug: Loonjournaal per verwerkte salarisrun · Verdeling over kostenplaats en kostendrager
Waar je op let bij Exact Online en Visma Raet YouForce
- YouForce laat kostenplaatsen via een koppeling wel lezen, maar niet aanmaken. KoppelHet legt daarom de kostenplaatsen uit Exact naast YouForce en geeft de salarisadministratie een lijst met wat ontbreekt, voordat de volgende run loonkosten op een verkeerde plek zet.
- Een kostenplaatscode kan in Exact Online alleen worden gewijzigd met de hercodeerfunctie. KoppelHet ziet zo'n hercodering in de vergelijking en meldt haar, omdat YouForce de oude code blijft gebruiken tot de salarisadministratie hem aanpast.
- YouForce levert het journaal per medewerker, met uren en fte erbij. Exact Online begrenst het aantal verzoeken per minuut en per dag per administratie, dus KoppelHet telt de regels eerst op en boekt het journaal als één boeking met regels.
- Bij meerdere opdrachtgevers in YouForce hoort elke opdrachtgever bij een eigen administratie in Exact. De opdrachtgever op de journaalregel bepaalt waar de boeking landt.
- Een geboekte memoriaalpost kan in Exact Online niet worden gewijzigd. Moet een run worden gecorrigeerd, dan boekt KoppelHet een tegenboeking en daarna het juiste journaal, zodat het verloop in de administratie zichtbaar blijft.
- KoppelHet vraagt per keer alleen de journaalregels van de nieuwe run op en onthoudt welke runs al zijn geboekt, zodat een run nooit twee keer in Exact komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt KoppelHet kostenplaatsen aan in YouForce?
Nee, dat staat YouForce via de API niet toe. De salarisadministratie maakt ze aan op basis van de verschillenlijst.
Wat gebeurt er als Exact een boeking afwijst?
KoppelHet meldt de afwijzing met de reden uit Exact aan finance. Na correctie wordt het journaal opnieuw aangeboden.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke boeking en elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, met de salarisrun waar hij bij hoort.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Data API (journaalregels per medewerker met jobs voor incrementele exports; velden onder meer CostCenterCode, CostTypeCode, CostUnitCode, Amount, Year en ProductionPeriod) en de WFM API voor kostenplaatsen (alleen lezen, code maximaal zeven tekens). Autorisatie per tenant in het Visma developer portal.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division - Costcenters (code alleen te wijzigen via hercoderen) en GeneralJournalEntries met één entry en meerdere regels; GLAccount als GUID. Memoriaalboekingen zijn aan te maken, te lezen en te verwijderen, niet te wijzigen; correctie via Reversal. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact Online | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
Costcenters (Code, Description, Active) | Kostenplaats in YouForce | Verschillenlijst; YouForce laat via de API alleen lezen |
Opdrachtgever (YouForce) | Division (Exact) | |
Grootboekrekening | GLAccount (GUID) | Opgezocht via de rekeningcode |
CostCenterCode | CostCenter | |
CostUnitCode | CostUnit | |
Amount | AmountDC | Opgeteld over medewerkers |
Year en ProductionPeriod | FinancialYear en FinancialPeriod | |
Salarisrun | Omschrijving en referentie van de boeking |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Exact Online
ADP Workforce Now Exact Online koppeling: Nederlandse workers uit ADP vergeleken met Exact, met kostenplaatsen
AFAS Profit → Exact Online
AFAS Exact Online koppeling: loonjournaal automatisch in de boekhouding
BambooHR → Exact Online
BambooHR Exact Online koppeling: de Nederlandse medewerkers uit BambooHR gecontroleerd in Exact
BuddeeHR → Exact Online
BuddeeHR Exact Online koppeling: kostenplaatsen, kostendragers en medewerkers uit Buddee kloppend in Exact