HR naar ITSM
HiBob Jira Service Management koppeling: onboarding-, offboarding- en wijzigingsverzoeken vanuit Bob
Met een koppeling tussen HiBob en Jira Service Management maakt elke nieuwe medewerker in Bob een onboardingverzoek in het IT-project, elke wissel van afdeling, functie of vestiging een wijzigingsverzoek en elk vertrek een offboardingverzoek, terwijl klanten en organisaties in Jira Service Management gelijk blijven met Bob. KoppelHet kan vertrek daarbij per reden anders behandelen.
Wat de koppeling doet
Wie HiBob en Jira Service Management voor IT gebruikt, maakt tickets voor in- en uitdienst vaak nog met de hand. Bij een wissel van team komt er niets, vertrokken collega's houden toegang tot het portaal en de organisaties per afdeling houdt IT met de hand bij.
- HR maakt in Bob een nieuwe medewerker aan; die staat daar als nog niet gestart.
- KoppelHet maakt het onboardingverzoek aan namens de leidinggevende, met startdatum, afdeling, vestiging en soort dienstverband.
- Op de startdatum wordt de collega klant in het portaal, in de organisatie van zijn afdeling.
- Wisselt de afdeling, functie of vestiging, dan komt er een wijzigingsverzoek en verhuist de klant naar de nieuwe organisatie.
- Bij vertrek komt er een offboardingverzoek; na de laatste werkdag trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Waar je op let bij HiBob en Jira Service Management
- Een wissel van afdeling, functie of vestiging in Bob levert een wijzigingsverzoek op. KoppelHet maakt het op basis van de wijziging zelf.
- Een verzoek in Jira Service Management hoort bij een request type met eigen velden. KoppelHet vult de velden van jullie onboarding-, wijzigings- en offboardingtype, en dient het verzoek in namens de leidinggevende, zodat vragen van IT bij de manager terechtkomen.
- Klanten in Jira Service Management ontstaan op e-mailadres. Bob vraagt bij een nieuwe medewerker ook een adres, vaak het privéadres. KoppelHet maakt de klant pas aan met het werkadres, zodat de nieuwe collega niet met een privéadres in het portaal komt.
- HiBob meldt garden leave ook als vertrek. Of het offboardingverzoek dan al op de laatste kantoordag komt of pas bij het einde van het contract, leggen we per vertrekreden vast.
- Afdelingen in Bob worden bij reorganisaties hernoemd. KoppelHet bewaart het Bob-id van de afdeling bij de organisatie in Jira Service Management, zodat een hernoemde afdeling dezelfde organisatie blijft, met haar leden en verzoeken.
- Wie in Bob nog niet is begonnen, valt standaard buiten de zoekresultaten van HiBob. KoppelHet neemt die collega's bewust mee, zodat het onboardingverzoek weken voor de start klaarligt.
- KoppelHet verwerkt alleen meldingen die aantoonbaar van HiBob komen, zodat niemand met een nagemaakte melding een offboardingverzoek of intrekking kan laten maken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke verzoeken maakt de koppeling aan?
Een onboardingverzoek bij een nieuwe medewerker, een wijzigingsverzoek bij een andere afdeling, functie of vestiging, en een offboardingverzoek bij vertrek, elk in het request type dat jullie ervoor kiezen.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elk verzoek en elke wijziging van een klant staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; alleen de velden uit het ontwerp gaan naar Jira. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest HiBob via ondertekende webhooks (onder meer employee.created, employee.updated, employee.joined en employee.left) en de People API (people search met showInactive).
- Naar Jira Service Management schrijven we via de REST API onder /rest/servicedeskapi/ - POST request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf voor onboarding, wijziging en offboarding; POST customer en PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access; organization met users en properties.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Klant-eigenschap en verzoekveld Bob-id | |
Werkadres | customer email | |
root.displayName | customer displayName | |
work.department | organization | Bob-id van de afdeling als eigenschap van de organisatie |
Leidinggevende | raiseOnBehalfOf van het verzoek | |
Nieuwe medewerker (startdatum, afdeling, vestiging, dienstverband) | Request type onboarding (requestFieldValues) | |
Gewijzigde afdeling, functie of vestiging | Request type wijziging (requestFieldValues) | |
Vertrek (laatste werkdag, reden) | Request type offboarding (requestFieldValues) | |
Na de laatste werkdag | revoke-portal-only-access |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob