Payroll naar finance
Oracle NetSuite AFAS koppeling: loonjournaal op de Nederlandse subsidiary, kostenplaatsen uit NetSuite
Met een koppeling tussen Oracle NetSuite en AFAS Profit staat het loonjournaal van elke salarisrun in AFAS als journal entry op de Nederlandse subsidiary in NetSuite, verdeeld over rekening, department en class. De departments die finance in NetSuite voor de Nederlandse entiteit beheert, komen als kostenplaats in AFAS, zodat de boeking na de run zonder correcties past.
Wat de koppeling doet
Nederlandse dochters van internationale groepen die in Oracle NetSuite boeken, met een subsidiary per land, en HR en salaris in AFAS Profit doen, exporteren elke maand een journaalbestand uit AFAS dat de controller met de hand omzet naar de departments van NetSuite. Nieuwe departments uit de groep staan pas maanden later in AFAS.
- KoppelHet leest de departments en classes die in NetSuite voor de Nederlandse subsidiary gelden.
- Nieuwe departments komen als kostenplaats bij de werkgever in AFAS. Departments die in NetSuite inactief worden, ziet de salarisadministratie op een lijst, met de medewerkers die er nog op staan.
- Na het afsluiten van een run haalt KoppelHet de loonjournaalpost uit AFAS op.
- KoppelHet controleert dat debet en credit sluiten en dat de periode in NetSuite nog open is.
- Het journaal staat in NetSuite op de Nederlandse subsidiary, in euro, met het runnummer in het memo, klaar voor goedkeuring door finance.
Terug: Loonjournaal per afgesloten salarisrun · Verdeling over department en class
Waar je op let bij Oracle NetSuite en AFAS Profit
- Een journal entry in NetSuite hoort bij precies één subsidiary. Heeft AFAS meerdere werkgevers, dan legt KoppelHet per werkgever vast bij welke subsidiary die hoort, en maakt per werkgever een eigen journaal.
- NetSuite zet de valuta van een journaal standaard op de basisvaluta van de subsidiary. Het loonjournaal gaat daarom in euro naar de Nederlandse subsidiary; de omrekening naar de groepsvaluta blijft bij de consolidatie in NetSuite.
- Departments in NetSuite kunnen aan één of meer subsidiaries zijn gekoppeld. KoppelHet neemt alleen de departments over die voor de Nederlandse subsidiary gelden, zodat de salarisadministratie in AFAS geen kostenplaatsen van andere landen ziet.
- AFAS houdt debet en credit in de journaalpost apart, en NetSuite doet dat per regel ook. Er is dus geen omrekening met plus en min nodig; KoppelHet controleert wel dat het journaal sluit, want NetSuite slaat een journaal dat niet sluit niet op.
- Een afgesloten periode in NetSuite is voor een koppeling niet te kiezen. Draait AFAS een correctierun over een maand die finance al heeft afgesloten, dan houdt KoppelHet het journaal vast en vraagt finance welke periode het moet worden.
- Werkt finance met goedkeuring van journaalposten in NetSuite, dan zet KoppelHet het loonjournaal klaar zonder goedkeuring. Het telt pas mee als finance het heeft goedgekeurd.
- AFAS ondersteunt de oude exports voor externe boekhoudpakketten niet meer. Het maandelijkse exportbestand met handmatige omzetting maakt plaats voor een rechtstreekse boeking in NetSuite.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Boekt de koppeling het loonjournaal meteen definitief in NetSuite?
Alleen als finance dat wil. Standaard staat het journaal klaar voor goedkeuring, zodat de controller het naast de verzamelstaat uit AFAS kan leggen.
Wat als een medewerker in AFAS op een kostenplaats staat die in NetSuite niet meer bestaat?
Dan staat die medewerker vóór de run op een lijst voor de salarisadministratie. Wordt er toch gedraaid, dan houdt KoppelHet het journaal vast tot de regel een geldig department heeft.
Werkt dit ook als de groep in dollars rapporteert?
Ja. Het journaal gaat in euro naar de Nederlandse subsidiary. De omrekening naar dollars doet NetSuite bij de consolidatie, zoals voor elke andere boeking van die subsidiary.
Hoe zit het met de AVG?
Het loonjournaal in NetSuite bevat bedragen per rekening en kostenplaats, geen gegevens per medewerker. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- NetSuite wordt gelezen en beschreven via SuiteTalk REST web services met OAuth 2.0 (client credentials of authorization code) en een eigen integratierol. Departments en classes via de record- of querydienst (subsidiary, includechildren, isinactive); het journaal als journalentry-record met de sublist line (account, debit, credit, department, class, memo) en de kopvelden subsidiary, currency, trandate, postingperiod en memo.
- Bij de voorkeur 'Require Approvals on Journal Entries' blijft het veld approved leeg. Afgesloten boekingsperiodes zijn alleen met de permissie 'Override Period Restrictions' te kiezen; die geeft KoppelHet de integratierol niet.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnectors HrCostCentre en HrCostCarrier; de loonjournaalpost wordt gelezen met een eigen GetConnector.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle NetSuite | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
department (id en naam) | Kostenplaats bij de werkgever | Alleen departments die voor de Nederlandse subsidiary gelden |
class (id en naam) | Kostendrager | Als finance classes gebruikt |
Werkgever in AFAS | subsidiary | Eén werkgever hoort bij één subsidiary |
Grootboekrekening in de journaalpost | line.account | Via een vertaaltabel tussen het AFAS-rekeningschema en NetSuite |
Bedrag debet | line.debit | |
Bedrag credit | line.credit | |
Kostenplaats | line.department | |
Kostendrager | line.class | |
Periode en jaar van de run | trandate en postingperiod | |
Runnummer | memo | Om dubbele boekingen te voorkomen |
Gerelateerd
BambooHR → Oracle NetSuite
BambooHR NetSuite koppeling: medewerkers uit BambooHR als employee per subsidiary, met vertrekreden
BuddeeHR → Oracle NetSuite
BuddeeHR NetSuite koppeling: de Nederlandse medewerkers uit Buddee als employee in NetSuite
Dayforce → Oracle NetSuite
Dayforce NetSuite koppeling: medewerkers uit Dayforce als employee-records in Oracle NetSuite, per subsidiary
Deel → Oracle NetSuite
Deel NetSuite koppeling: eigen werknemers uit Deel als employee bij de juiste subsidiary