HR naar ITSM
Personio Freshservice koppeling: onboardingverzoek voor de startdatum, offboarding op de laatste werkdag
Met een koppeling tussen Personio en Freshservice wordt elke medewerker uit Personio een aanvrager in Freshservice met afdeling, kantoor en leidinggevende, en komt er een onboardingverzoek ruim voor de startdatum en een offboardingverzoek voor de laatste werkdag. Freshworks heeft zelf een Personio-connector met recepten voor het bijwerken van aanvragers, onboarding en offboarding; KoppelHet komt erbij als het verzoek al in de onboardingfase moet komen, als externen anders lopen of als een wissel van juridische entiteit geen vertrek mag worden.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR en Freshservice voor IT en facilitair die de Personio-connector hebben aangezet, krijgen het onboardingverzoek pas op de eerste werkdag binnen, als de laptop er al had moeten liggen. Bij een overstap naar een andere entiteit maakt de servicedesk een offboarding aan voor iemand die gewoon blijft.
- HR voert in Personio een nieuwe medewerker in; die staat tot de startdatum in de onboardingfase.
- KoppelHet maakt de aanvrager aan en dient direct het onboardingverzoek in, met startdatum, functie, afdeling en kantoor.
- Een nieuwe afdeling, nieuw kantoor of nieuwe leidinggevende werkt de aanvrager in Freshservice bij.
- Bij een beëindiging kijkt KoppelHet naar het soort beëindiging en de laatste werkdag, en dient zo nodig een offboardingverzoek in.
- Na de laatste werkdag wordt de aanvrager gedeactiveerd; tickets blijven bewaard.
Waar je op let bij Personio en Freshservice
- Een nieuwe medewerker staat in Personio tot de startdatum op de status onboarding. Het onboardingrecept van de Freshservice-connector maakt volgens de eigen documentatie alleen een verzoek als de status actief is. KoppelHet dient het verzoek al tijdens de onboardingfase in, zodat IT weken de tijd heeft.
- Personio kent als soort beëindiging ook een wissel van juridische entiteit. Dat is geen vertrek voor IT. KoppelHet maakt dan geen offboardingverzoek, maar werkt de aanvrager bij en dient een verzoek in voor wat per entiteit verschilt, zoals het e-maildomein.
- Personio houdt de laatste werkdag apart bij van de einddatum van het dienstverband. Bij vrijstelling van werk ligt die eerder. KoppelHet gebruikt de laatste werkdag voor het offboardingverzoek, zodat laptop en toegang niet tot de formele einddatum blijven.
- Externen staan in Personio als apart soort medewerker. KoppelHet geeft dat mee in het onboardingverzoek, zodat Freshservice uit het onboardingpakket alleen accounts kiest en geen laptop of telefoon.
- Personio gebruikt organisatie-eenheden voor zowel afdelingen als teams. Freshservice kan een aanvrager aan meerdere afdelingen koppelen. Gaan alle eenheden mee, dan wordt elk projectteam een afdeling in Freshservice. KoppelHet neemt alleen de eenheden van het soort afdeling over.
- Het soort beëindiging uit Personio, zoals eigen ontslag, einde contract of pensioen, gaat mee in het offboardingverzoek. Bij een ontslag door de werkgever kan Freshservice zo een ander pakket kiezen, bijvoorbeeld met directe blokkade van accounts.
- Niet elke wijziging in Personio stuurt een melding. De periodieke vergelijking pakt gemiste wijzigingen op, binnen de limiet die het Freshservice-abonnement per minuut stelt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een nieuwe medewerker toch niet komt?
Wordt de medewerker in Personio vóór de start verwijderd of beëindigd, dan meldt KoppelHet dat aan de servicedesk, zodat het openstaande onboardingverzoek wordt geannuleerd.
Gaan er privégegevens uit Personio naar Freshservice?
Nee. Alleen naam, werkadres, functie, afdeling, kantoor en leidinggevende. Salaris en privéadres blijven in Personio.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.updated) en de Personio API v2 (persons en employments). Het employment bevat status (ONBOARDING, ACTIVE, INACTIVE, LEAVE), type (INTERNAL, EXTERNAL), position, org_units met type, office, supervisor, legal_entity, employment_start_date en een termination-object met termination_date, last_working_day en type (onder meer QUIT, FIRED, CONTRACT_EXPIRED, RETIREMENT, SUB_COMPANY_SWITCH). De credential krijgt alleen leesrechten.
- Naar Freshservice schrijven we via de Freshservice API v2. Requesters met department_ids, location_id, reporting_manager_id en custom_fields; POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id en formuliervelden. Freshservice kiest op basis van de veldwaarden de verplichte onderdelen uit het onboardingpakket.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Vaste sleutel over contracten heen |
Voornaam en achternaam | first_name en last_name | |
Werkadres | primary_email | |
position.title | job_title | |
org_units (type department) | department_ids | Teams tellen niet mee |
office.id | location_id | |
supervisor.id | reporting_manager_id en initiator_id | |
employment_start_date | Onboardingverzoek (cf_date_of_joining) | |
type (INTERNAL of EXTERNAL) | Formulierveld voor het onboardingpakket | |
termination.type en termination.last_working_day | Offboardingverzoek (cf_separation_type en laatste werkdag) |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio