Verlof, verzuim en uren
Protime Nmbrs koppeling: geklokte uren per periode naar Nmbrs, medewerkers en roosters terug
Met een koppeling tussen Protime en Nmbrs worden de uren die Protime per dag berekent opgeteld per Nmbrs-periode en als uurcomponent in het juiste Nmbrs-bedrijf gezet, klaar voor de salarisrun. Nieuwe medewerkers en hun rooster uit Nmbrs komen automatisch in Protime, en goedgekeurd verlof en verzuim uit Protime komen terug in Nmbrs.
Wat de koppeling doet
Wie tijd registreert in Protime en verloont in Nmbrs, zet aan het eind van elke periode overuren en toeslagen per bedrijf in een Excel-import. Een nieuwe medewerker moet in Protime opnieuw worden ingevoerd, met het rooster dat in Nmbrs al klaarstaat.
- HR maakt de medewerker aan in het juiste Nmbrs-bedrijf, met dienstverband en rooster.
- KoppelHet zet de persoon in Protime, met het bedrijf als werkgever en een contract op basis van het rooster.
- Protime registreert en berekent elke dag. Leidinggevenden keuren verlof goed en valideren afwijkingen.
- KoppelHet telt de uren per uurcode op over de Nmbrs-periode en zet ze bij de medewerker in Nmbrs, met kostenplaats.
- Goedgekeurd verlof gaat als opname naar Nmbrs en een ziekmelding als verzuim, zodat saldo en verzuimregistratie in Nmbrs kloppen.
Terug: Nieuwe medewerkers per Nmbrs-bedrijf naar Protime · Rooster als contract naar Protime · Datum uit dienst naar Protime
Waar je op let bij Protime en Nmbrs
- Nmbrs rekent in perioden, per maand, per vier weken of per week, afhankelijk van het bedrijf. Protime levert uren per dag. KoppelHet telt de dagen op volgens de periode-indeling van elk Nmbrs-bedrijf, zodat een BV met vierwekenperiodes en een BV met maanden naast elkaar kunnen draaien.
- Uren boeken in een periode vóór de huidige periode van het bedrijf weigert Nmbrs, tenzij dat expliciet is toegestaan. Een late correctie uit Protime landt daarom standaard in de lopende periode, met de oorspronkelijke datum in de omschrijving.
- Eén Nmbrs-omgeving kan meerdere bedrijven bevatten en Protime kent per persoon een werkgever met historie. Gaat een medewerker over naar een andere BV, dan wisselt in Protime de werkgever op die datum en gaan de uren vanaf dan naar het nieuwe Nmbrs-bedrijf.
- Nmbrs kent vier verlofsoorten per medewerker, terwijl een Protime-omgeving vaak meer afwezigheidscodes heeft. KoppelHet vertaalt elke Protime-code naar een Nmbrs-verlofsoort, naar verzuim, of laat hem weg als hij niet loonrelevant is.
- Het rooster in Nmbrs wordt in Protime een contract met uren en werkdagen per week. Protime vraagt daarbij ook de uren van een volledige werkweek; die nemen we per Nmbrs-bedrijf over, zodat een parttimer in Protime de juiste deeltijdfactor heeft.
- Een uurcomponent in Nmbrs kan een kostenplaats meekrijgen. Protime weet per dag op welke afdeling iemand werkte. Daardoor kan een medewerker die in een periode op twee afdelingen werkte, in Nmbrs twee uurregels op twee kostenplaatsen krijgen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de uren eerst controleren voor ze in Nmbrs staan?
Ja. Uren gaan pas mee als ze in Protime zijn gevalideerd. In het platform zie je per periode en per bedrijf wat er klaarstaat en wat al is geboekt.
Wat als een uurcode in Nmbrs ontbreekt?
Dan wordt de regel niet geboekt en verschijnt er een melding. De salarisadministratie maakt de uurcode aan in het Nmbrs-bedrijf of geeft aan dat de teller niet wordt uitbetaald.
Blijven verlofsaldi in Nmbrs kloppen?
Goedgekeurd verlof uit Protime gaat als opname naar Nmbrs, dus het saldo in Nmbrs loopt mee. Welk systeem het saldo voor medewerkers toont, spreken we per klant af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Protime via de Protime API (v1), OAuth 2.0 client credentials met scopes per collectie. Uren uit counters en calculated-totals (per persoon per datum, in minuten), afwezigheid uit absences met approvalLevel. Datumfilter is verplicht en maximaal één jaar. Schrijven naar people, contracts en de historie voor werkgever en afdeling.
- Nmbrs via de EmployeeService. Variabele uren met HourComponentVar_Insert of de batchvariant (EmployeeId, HourCode, Hours, CostCenterId, Period, Year); een periode vóór de huidige vraagt UnprotectedMode. Verlof met Leave_Insert (Type1 tot Type4, Status), verzuim met Absence_Insert, roosters met Schedule_Get.
- Nmbrs noemt de SOAP API deprecated en stopt ermee in 2027. Nieuwe koppelingen bouwen we op de REST API zodra die de benodigde onderdelen voor variabele uren dekt; de operaties hierboven geven aan welke gegevens de koppeling gebruikt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Protime | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber (Protime) | Medewerker in het Nmbrs-bedrijf | Het Nmbrs-personeelsnummer is in Protime de vaste sleutel |
employer-history (Protime) | Nmbrs-bedrijf | Elk bedrijf in Nmbrs is een werkgever in Protime |
Counter definition (@counter-code) | HourCode | Via een vertaaltabel naar de uurcodes van het Nmbrs-bedrijf |
Som van durationInMinutes per periode | Hours | Opgeteld over de Nmbrs-periode en omgerekend naar uren |
department (Protime) | CostCenterId | Via een vertaaltabel |
Absence definition (@absence-code), Approved | Leave (Type1 tot Type4) of Absence | Verlofsoorten naar verlof, ziekte naar verzuim |
Schedule (terug) | contractHoursInMinutes en numberOfWorkingDaysPerWeek | |
Begin- en einddatum dienstverband (terug) | inServiceDate en outOfServiceDate |
Gerelateerd
ADP iHCM → Protime
ADP iHCM Protime koppeling: medewerkers en contract uit ADP in Protime, berekende uren per loonperiode terug naar ADP
ADP Workforce Now → Protime
ADP Workforce Now Protime koppeling: werkers, contracten, afdeling en werklocatie uit ADP in Protime
BambooHR → Protime
BambooHR Protime koppeling: medewerkers en contract uit BambooHR in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug als verlof
Dayforce → Protime
Dayforce Protime koppeling: medewerkers, contract en historie van afdeling en locatie uit Dayforce in Protime