Verlof, verzuim en uren
Protime YouForce koppeling: berekende uren naar salaris, medewerkers en contracten terug
Met een koppeling tussen Protime en Visma Raet YouForce gaan de door Protime berekende en goedgekeurde uren automatisch als looncomponent naar YouForce, op het juiste dienstverband en met de datum van de dag. Andersom komen nieuwe medewerkers, dienstverbanden, afdelingen en contracturen uit YouForce vanzelf in Protime, zodat de tijdregistratie rekent met het contract dat de salarisadministratie ook gebruikt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Protime klokken en in Visma Raet YouForce verlonen, voeren na elke periode een overzicht van overuren, toeslagen en verlof met de hand in YouForce in. Nieuwe medewerkers komen pas in Protime als iemand ze daar aanmaakt en de contracturen uit YouForce overneemt.
- HR legt een nieuwe medewerker of contractwijziging vast in YouForce, ook als die pas later ingaat.
- KoppelHet maakt de persoon aan in Protime met een contract en zet afdeling en werkgever op de ingangsdatum uit YouForce.
- Medewerkers klokken in Protime. Protime rekent per dag de gewerkte tijd, overuren en toeslagen uit, en de leidinggevende valideert afwijkingen.
- KoppelHet haalt de gewijzigde dagtotalen, tellers en goedgekeurde afwezigheid op en zet ze per looncomponent klaar voor YouForce.
- YouForce verwerkt elke aanlevering. Een afgewezen regel komt met de reden in het platform, zodat de salarisadministratie hem voor de afsluiting oplost.
Terug: Nieuwe medewerkers en dienstverbanden naar Protime · Contracturen en werkdagen per week naar Protime · Afdeling en werkgever met ingangsdatum naar Protime · Datum uit dienst naar Protime
Waar je op let bij Protime en Visma Raet YouForce
- Protime levert per persoon per dag een totaal, maar YouForce wil een waarde per looncomponent, per datum en per dienstverband. KoppelHet bepaalt welke tellers en dagtotalen loonrelevant zijn en zet ze om naar de looncomponenten van YouForce.
- Protime telt alles in minuten. Looncomponenten in YouForce kunnen uren, dagen of een bedrag verwachten. De koppeling rekent per component om en rondt pas af op het totaal, zodat er per maand geen minuten verloren gaan.
- Een nachtdienst die over middernacht loopt, boekt Protime op de dag waarop de dienst volgens het rooster hoort. KoppelHet neemt die dag over als datum in YouForce, zodat een toeslag in de juiste periode valt.
- Afwezigheid kan in Protime nog wachten op goedkeuring of zijn afgewezen. Naar YouForce gaat alleen afwezigheid die is goedgekeurd; wat daarna nog verandert, komt als correctie met de oorspronkelijke datum.
- Verlofrechten staan in YouForce, maar tellers en afwezigheid zijn in Protime via de koppeling alleen te lezen. Saldi uit YouForce zet KoppelHet dus niet in Protime; we spreken per klant af welk systeem het verlofsaldo bijhoudt.
- YouForce legt een wijziging in afdeling of werkgever met een ingangsdatum vast. Protime kent daarvoor een historie per persoon, zodat een overplaatsing per de eerste van de maand ook in Protime op die dag ingaat en de uren daarvoor bij de oude afdeling blijven.
- YouForce geeft werkpatronen alleen over de laatste twaalf maanden. Bij de eerste vulling van Protime nemen we daarom het actuele contract over en geen oudere roosters.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke uren uit Protime gaan naar YouForce?
Dat bepalen jullie. Protime houdt veel tellers bij, zoals overuren en ploegentoeslag. Samen met de salarisadministratie kiezen we welke tellers een looncomponent in YouForce krijgen; de rest blijft in Protime.
Wat gebeurt er met uren die na de afsluiting worden gecorrigeerd?
Protime meldt de gewijzigde dag opnieuw. KoppelHet stuurt het verschil met de oorspronkelijke datum naar YouForce. Hoe YouForce dat in een afgesloten periode verrekent, spreken we vooraf af met de salarisadministratie.
Werkt dit ook voor onze Belgische medewerkers?
De urenstroom naar YouForce geldt voor de Nederlandse werkgever. Belgische medewerkers in dezelfde Protime-omgeving filteren we op werkgever, zodat hun uren niet in YouForce terechtkomen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials en scopes per collectie, zoals calculated-totals, counters, absences en contracts. Wijzigingen komen via delta of webhooks met changeVersion voor de volgorde; een delta vervalt 72 uur na de laatste aanvraag. Absences en counters hebben alleen een leesscope.
- Naar Protime schrijven we personen (POST people met externalReferenceIdentifier als bescherming tegen dubbelen), contracten (contractHoursInMinutes, fullTimeEquivalentInMinutes, numberOfWorkingDaysPerWeek, numberOfDaysInContractPeriod) en historische velden voor afdeling en werkgever.
- YouForce via de WFM API. Uren naar POST payComponents met elementCode, value, effectiveDate en employmentCode; de status per ticket volgt via GET payComponents/{TicketId}/status (pending, processed, blocked, rejected). Personen, dienstverbanden, organisatie-eenheden en werkpatronen lezen we op de laatste synchronisatiedatum.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Protime | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
person.id via @employee-number | employmentCode | Het personeelsnummer uit YouForce is in Protime het employeeNumber; per dienstverband een eigen nummer |
Counter definition (@counter-code) | elementCode | Via een vertaaltabel per teller, afgestemd met de salarisadministratie |
durationInMinutes (counters, calculated totals) | value | Omgerekend van minuten naar de eenheid van het looncomponent |
date | effectiveDate | |
Absence definition (@absence-code) met approvalLevel Approved | elementCode voor verlof | Alleen als de salarisadministratie verlofuren in YouForce wil boeken |
personCode, knownAs, lastName (terug) | employeeNumber, firstName, lastName | |
hireDate en dischargeDate (terug) | inServiceDate en outOfServiceDate | |
workingAmount en workPatterns (terug) | contractHoursInMinutes en numberOfWorkingDaysPerWeek | |
organizationUnit (terug) | department-history | Via een vertaaltabel naar de Protime-afdeling, met de ingangsdatum |
Gerelateerd
ADP iHCM → Protime
ADP iHCM Protime koppeling: medewerkers en contract uit ADP in Protime, berekende uren per loonperiode terug naar ADP
ADP Workforce Now → Protime
ADP Workforce Now Protime koppeling: werkers, contracten, afdeling en werklocatie uit ADP in Protime
BambooHR → Protime
BambooHR Protime koppeling: medewerkers en contract uit BambooHR in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug als verlof
Dayforce → Protime
Dayforce Protime koppeling: medewerkers, contract en historie van afdeling en locatie uit Dayforce in Protime