Recruitment naar HR
Recruitee Personio koppeling: aangenomen kandidaten direct in onboarding
Met een koppeling tussen Recruitee en Personio staat een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch in Personio, in onboarding, met startdatum, uren, functie, afdeling, entiteit en salaris. De onboardingtaken voor IT en de leidinggevende starten zo op tijd, en HR typt niets meer over.
Wat de koppeling doet
Wie Personio als HR-systeem heeft en voor werving Recruitee gebruikt in plaats van de wervingsmodule van Personio, zet elke aanname met de hand in Personio, inclusief uren en proeftijd. De onboarding in Personio start pas als de medewerker er staat, dus taken voor IT en de manager beginnen te laat.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen in Recruitee.
- KoppelHet controleert dat de melding echt van Recruitee komt en haalt de kandidaat op.
- De nieuwe collega staat daarna in Personio, in onboarding, met startdatum, uren, afdeling en entiteit.
- Het vaste salaris uit het aanbod staat ook in Personio.
- De onboardingstappen in Personio starten vanaf dat moment. Lukt iets niet, dan staat de fout in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Recruitee en Personio
- KoppelHet zet de nieuwe collega in één keer met contract in Personio, in de status onboarding. De medewerker staat er dan wel, maar telt nog niet als actief.
- Personio accepteert geen twee personen met hetzelfde e-mailadres. Solliciteert een oud-medewerker met zijn oude adres, dan kijkt KoppelHet eerst of de persoon al bestaat en legt het geval voor aan HR.
- Omdat er direct een persoon in Personio uit voortkomt, verwerkt KoppelHet alleen meldingen die aantoonbaar van Recruitee komen.
- Personio vraagt naast de uren per week ook de fulltime uren. Bij een Nederlandse cao met een andere fulltime week, bijvoorbeeld in de zorg of het onderwijs, zet KoppelHet de juiste fulltime waarde per entiteit.
- Een proeftijd kan in Personio als einddatum of als lengte worden vastgelegd, niet allebei. We gebruiken de einddatum, omdat een Nederlandse proeftijd in het contract meestal zo staat.
- Vaste lonen en uurlonen gaan automatisch naar Personio, bonussen niet. Een tekenbonus uit het aanbod blijft daarom een taak voor HR of de salarisadministratie.
- De afdeling van de vacature geeft Recruitee al mee bij de aanname. KoppelHet vertaalt die naar de juiste afdeling in Personio.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de wervingsmodule van Personio gebruiken?
Dat is een keuze per organisatie. Wie in Recruitee werft, houdt die werkwijze en krijgt toch een complete medewerker in Personio.
Doet Personio de Nederlandse salarisverwerking?
Nee. Personio levert de gegevens aan een Nederlandse salarisadministratie zoals Nmbrs of Loket. Daarvoor is een aparte koppeling.
Kan de koppeling ook werken voor interne kandidaten?
Ja, maar dan maakt KoppelHet geen nieuwe persoon aan. De interne overstap gaat als melding naar HR, die het contract in Personio aanpast.
Werkt KoppelHet samen met Recruitee?
Ja, KoppelHet is partner van Recruitee. Voor de Recruitee-kant gebruiken we een bouwsteen die we al hebben; de Personio-kant stemmen we af op jullie entiteiten en afdelingen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de ondertekende webhook candidate_moved naar een stap met de categorie hire (HMAC-handtekening in de header X-Recruitee-Signature) en de ATS API met profielvelden.
- Naar Personio schrijven we via de Personio API v2, die persoon en employment in één aanroep aanmaakt (status onboarding), met first_name, last_name, email (uniek), gender, weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, position.title, org_units, office, legal_entity en probation_end_date.
- Het salaris gaat via de compensatie-API (vast en uurloon, geen bonus). API-credentials met schrijfrechten op personen en, als salaris meegaat, op compensaties.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Personio | Toelichting |
|---|---|---|
name | first_name, last_name | Het ene Recruitee-naamveld wordt gesplitst |
emails[0] | email | Moet uniek zijn in Personio |
Profielveld gender | gender | |
Startdatum (profielveld) | Startdatum van het dienstverband | |
Uren per week (profielveld) | weekly_working_hours | Met full_time_weekly_working_hours voor de deeltijdfactor |
Functie (profielveld) | position.title | |
offer.department | org_units | Via de lijst met org units uit Personio |
placement_locations[0] | office en legal_entity | Nederlandse plaatsingen naar de Nederlandse entiteit |
Einde proeftijd (profielveld) | probation_end_date | |
Profielveld salary (amount, currency) | Compensatie (vast) |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR