HR naar ITSM
SAP HCM koppelen met TOPdesk: personen en onboardingtickets vanuit SAP
Met een koppeling tussen SAP HCM en TOPdesk staan medewerkers uit SAP als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Een maatregel voor indiensttreding of uitdiensttreding in SAP levert op tijd een onboarding- of offboardingmelding op, en SAP stuurt alleen de Nederlandse medewerkers naar KoppelHet, binnen jullie eigen netwerk.
Wat de koppeling doet
Organisaties die SAP HCM in het eigen datacenter en TOPdesk voor IT en facilitair gebruiken, krijgen nieuwe medewerkers via een mail van HR bij de servicedesk, die ze met de hand invoert. Vertrekkers blijven maanden als persoon staan, en na een reorganisatie kloppen de afdelingen in TOPdesk niet meer met SAP.
- HR voert in SAP de maatregel voor indiensttreding in, vaak weken vooruit.
- SAP verstuurt de gewijzigde gegevens naar het programma van KoppelHet in jullie netwerk.
- Bestaat de afdeling nog niet in TOPdesk, dan maakt KoppelHet die eerst aan. Daarna komt de medewerker als persoon in TOPdesk.
- Direct daarna start een onboardingwijziging uit jullie sjabloon, met de startdatum erin, zodat IT en facilitair tijd hebben.
- Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij SAP HCM en TOPdesk
- Het soort maatregel in SAP bepaalt het ticket: indiensttreding geeft een onboardingmelding, een organisatorische wijziging een wijzigingsmelding en uitdiensttreding een offboardingmelding.
- Wordt een maatregel voor indiensttreding in SAP voor de begindatum geschrapt, dan krijgt de openstaande onboardingmelding een actie met die mededeling, zodat IT geen werkplek meer klaarzet.
- Personeelsdeelgebieden in SAP vallen vaak samen met locaties. KoppelHet kiest de behandelaarsgroep van de melding op basis van het personeelsdeelgebied uit de organisatorische toewijzing.
- SAP HCM stuurt bij een wijziging alleen de infotypes die zijn veranderd. Wijzigt alleen de achternaam, dan vult KoppelHet de rest aan met wat al bekend is, zodat de persoon in TOPdesk zijn afdeling en vestiging houdt.
- Maatregelen in SAP worden vaak weken vooruit ingevoerd, met een eigen begindatum. KoppelHet maakt de persoon en de onboardingwijziging aan zodra de maatregel binnenkomt, en archiveert pas op de dag na de laatste werkdag.
- SAP legt de organisatie vast als een boom van organisatie-eenheden, en TOPdesk kent een platte lijst afdelingen met unieke namen. Twee eenheden die in SAP 'Planning' heten, krijgen in TOPdesk de naam van de bovenliggende eenheid erbij.
- SAP HCM draait in jullie eigen netwerk en TOPdesk meestal in de cloud. SAP verstuurt de gegevens naar een programma van KoppelHet binnen het netwerk, dat alleen naar buiten verbindt; er komt geen ingang naar SAP bij.
- SAP stuurt bij HR-stamgegevens altijd een vaste set basis-infotypes mee. Adres en bankgegevens laten we in het verdelingsmodel weg, en aan TOPdesk geeft KoppelHet alleen naam, personeelsnummer, afdeling, vestiging en functie door.
- SAP bewaart het voorvoegsel van de achternaam in een eigen veld, en TOPdesk ook. KoppelHet zet het één op één over, zodat zoeken op achternaam in TOPdesk werkt zoals de servicedesk verwacht.
- Of iemand in dienst is, staat in SAP in de status van de maatregel. KoppelHet archiveert op basis van die status, niet op het ontbreken van een personeelsnummer, zodat iemand met onbetaald verlof niet uit TOPdesk verdwijnt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Een maatregel voor indiensttreding levert een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon op, en een uitdiensttreding een offboardingmelding voor de laatste werkdag. De behandelaarsgroep volgt het personeelsdeelgebied.
Moet SAP van buitenaf bereikbaar zijn?
Nee. SAP stuurt de gegevens naar een programma van KoppelHet in jullie netwerk, en dat verbindt alleen naar buiten.
Wat moet onze SAP-beheerder inrichten?
Een verdelingsmodel en partnerprofiel voor de HR-stamgegevens, met een filter op de Nederlandse medewerkers. Wij leveren de instellingen aan; de beheerder zet ze in SAP.
Wat gebeurt er met een medewerker die uit dienst gaat en een operatoraccount heeft?
TOPdesk archiveert de operator samen met de persoon. De offboardingwijziging zorgt dat de servicedesk weet dat er ook toegang en spullen terug moeten.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, met de maatregel uit SAP waar ze op volgde. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP HCM verstuurt HR-stamgegevens via ALE met het berichttype HRMD_A (IDocs), aangemaakt door change pointers, met een distributiemodel en partnerprofiel dat filtert op Nederlandse medewerkers. Een KoppelHet-agent ontvangt de IDocs binnen het netwerk. Infotypes 0000 (maatregelen, STAT2), 0001 (organisatorische toewijzing) en 0002 (persoonsgegevens); sleutel PERNR.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen, afdelingen en vestigingen met het SAP-personeelsnummer als externe link; Change voor wijzigingen vanuit een sjabloon). firstName tot 30 tekens, prefixes tot 10, surName tot 50. Archiveren van een persoon archiveert ook een gekoppelde operator.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP HCM | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
PERNR | employeeNumber | Vaste sleutel |
Voornaam (infotype 0002) | firstName | Maximaal 30 tekens |
Voorvoegsel (infotype 0002) | prefixes | Maximaal 10 tekens |
Achternaam (infotype 0002) | surName | Maximaal 50 tekens |
Organisatie-eenheid (infotype 0001) | department | Unieke naam; bij dubbele namen met de bovenliggende eenheid erbij |
Personeelsgebied of -deelgebied (infotype 0001) | branch | Via een vertaaltabel |
Functie of positie (infotype 0001) | jobTitle | |
Maatregel indiensttreding (infotype 0000) | Onboardingwijziging met startdatum | |
Maatregel uitdiensttreding (infotype 0000) | Archiveren en offboardingwijziging | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
Begindatum van de maatregel | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
SAP HCM → Active Directory
SAP HCM koppelen met Active Directory: domeinaccounts per personeelsgebied uit SAP HR
SAP HCM → AFAS Profit
SAP HCM AFAS koppeling: SAP-personeelsgegevens automatisch naar de loonadministratie
SAP HCM → Microsoft Entra ID
SAP HCM koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts uit SAP HR, zonder eigen Logic Apps
SAP HCM → Google Workspace
SAP HCM koppelen met Google Workspace: Google-accounts op basis van SAP-maatregelen