Payroll koppeling
SuccessFactors YouServe koppeling: wijzigingen op tijd bij de salarisservice van Visma
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Visma YouServe gaan nieuwe Nederlandse medewerkers, wijzigingen in uren, functie en salaris en uitdiensttredingen automatisch naar de salarisservice van Visma, ook als ze pas volgende maand ingaan. De maandelijkse spreadsheet vervalt, en wijzigingen komen niet meer een periode te laat binnen.
Wat de koppeling doet
Wie medewerkers in SAP SuccessFactors Employee Central beheert en de Nederlandse salarisverwerking aan Visma YouServe heeft uitbesteed, stuurt de maandelijkse mutaties als spreadsheet. Wat daarna nog verandert, of al klaarstaat voor volgende maand, komt een periode te laat binnen en wordt met terugwerkende kracht rechtgezet.
- HR legt een wijziging vast in SuccessFactors, bijvoorbeeld een loonsverhoging per volgende maand.
- KoppelHet ziet de wijziging direct, ook als die pas later ingaat.
- KoppelHet vertaalt de wijziging naar de codes voor functie, organisatie en looncomponent die YouServe gebruikt.
- De wijziging staat klaar bij YouServe. Wat YouServe weigert of nog niet kan verwerken, staat met de reden in het KoppelHet platform.
- Voor de aanleverdatum van de salarisservice legt KoppelHet de Nederlandse medewerkers in SuccessFactors naast YouServe.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Visma YouServe
- SuccessFactors toont standaard alleen de gegevens die vandaag gelden. Een indiensttreding per de eerste van volgende maand is dan nog onzichtbaar. KoppelHet kijkt daarom ook vooruit, zodat YouServe toekomstige wijzigingen al in de lopende periode ziet.
- YouServe is salarisverwerking als dienst. Het servicecentrum van Visma verwerkt wijzigingen tot een vaste aanleverdatum per periode. De controle van KoppelHet plannen we voor die datum, zodat verschillen nog in dezelfde run worden opgelost.
- YouServe gaat verder als Youforce en draait op het HR-platform van Visma. Welke ingang de YouServe-omgeving voor wijzigingen heeft, stemmen we bij de start met Visma af; daarvan hangt af of een nieuwe medewerker direct of via een workflow binnenkomt.
- Vaste looncomponenten in SuccessFactors zijn voor het hele concern ingericht, bijvoorbeeld een autovergoeding per maand. Voor YouServe koppelen we elk component aan een Nederlandse looncomponent, of laten het weg als het in Nederland niet via de salarisadministratie loopt.
- De koppeling mag in SuccessFactors alleen de Nederlandse medewerkers zien. Zo verlaten gegevens van collega's in andere landen SuccessFactors niet.
- Bij een uitdiensttreding levert KoppelHet de laatste werkdag en de reden aan. De eindafrekening, zoals vakantiegeld en niet opgenomen verlof, maakt de salarisservice van YouServe.
- Verhuist een medewerker binnen het concern naar of uit Nederland, dan is dat voor YouServe een indiensttreding of een uitdiensttreding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Vervangt dit de spreadsheet naar de salarisservice?
Ja, voor de wijzigingen die in SuccessFactors staan. Wat daar niet in staat, zoals een Nederlandse fiscale keuze, blijft via de gewone weg naar YouServe gaan.
Wat verandert er nu YouServe verder gaat als Youforce?
Voor de koppeling vooral de aansluiting aan de kant van Visma. De vertaling vanuit SuccessFactors blijft gelijk.
Wat als iemand twee dienstverbanden tegelijk heeft?
Heeft iemand in SuccessFactors twee dienstverbanden bij Nederlandse bedrijven, dan spreken we met Visma af of dat in YouServe twee dienstverbanden worden.
Wie lost een geweigerde wijziging op?
HR in SuccessFactors als het om brongegevens gaat, de salarisservice als het om een Nederlandse inrichting gaat. Het KoppelHet platform laat zien welke van de twee het is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API, op wijzigingsdatum en met fromDate zodat ook toekomstige records meekomen. Entiteiten onder meer PerNationalId (country NLD), EmpEmployment, EmpJob (standardHours) en EmpPayCompRecurring. De technische gebruiker heeft via role-based permissions alleen de Nederlandse companies als doelpopulatie.
- YouServe (Visma HR Core) heeft geen openbaar gedocumenteerde schrijfroute; api.youserve.nl bestaat. De API-route stemmen we per klant met Visma af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Visma YouServe | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | Personeelsnummer of extern nummer | |
PerNationalId (country NLD) | BSN | |
Naam (persoonsgegevens) | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | |
startDate (EmpEmployment) | Datum in dienst | |
Bedrijf (job information) | Werkgever in YouServe | Alleen de Nederlandse companies |
standardHours (EmpJob) | Uren per week | |
Afdeling (job information) | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel |
Functiecode (job information) | Functie | Via een vertaaltabel |
EmpPayCompRecurring | Looncomponent | Per pay component afspreken |
Einddatum (EmpEmployment) | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central