FaRecruitment naar HR
SmartRecruiters Factorial koppeling: klaar voor onboarding wordt medewerker met contract in Factorial
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Factorial wordt een kandidaat die in SmartRecruiters klaar is voor onboarding een medewerker in Factorial met het eerste contract, inclusief entiteit, vestiging, team, startdatum, deeltijdpercentage en salaris. De recruiter ziet aan de onboardingstatus in SmartRecruiters of dat is gelukt, en HR nodigt de nieuwe collega daarna zelf uit in Factorial.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial als HR-systeem hebben en in SmartRecruiters werven voor veel vacatures, maken elke nieuwe collega met contract opnieuw aan in Factorial. De recruiter weet niet wanneer HR klaar is.
- Bij de start koppelen we elk vacatureadres aan een entiteit en vestiging in Factorial, en elke afdeling aan een team.
- De recruiter zet de onboardingstatus van de aangenomen kandidaat op klaar voor onboarding.
- KoppelHet maakt medewerker en contract in één aanroep aan en zet daarna het salaris op het contract.
- KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt, of op mislukt met de reden.
- HR controleert en stuurt de uitnodiging vanuit Factorial.
Waar je op let bij SmartRecruiters en Factorial
- Factorial maakt medewerker en eerste contract in één aanroep. Weigert Factorial een veld, dan bestaat er dus geen medewerker zonder contract. KoppelHet zet de onboardingstatus in SmartRecruiters dan op mislukt met de reden, en na correctie gaat dezelfde aanname opnieuw.
- Het e-mailadres in Factorial is het inlogadres, terwijl SmartRecruiters bij een kandidaat het privéadres heeft. HR vult het werkadres als eigenschap van het aanbod in; ontbreekt het bij klaar voor onboarding, dan wacht de aanname in plaats van dat de nieuwe collega met een privéadres in Factorial komt.
- Factorial wil deeltijd als percentage in honderdsten, dus 80 procent is 8000. Een SmartRecruiters-aanbod heeft geen standaardveld voor uren. KoppelHet rekent de uren uit een eigenschap van het aanbod om met de voltijdweek van de Factorial-entiteit.
- De locatie van een SmartRecruiters-vacature is een adres met stad en land. Factorial verwacht een bestaande entiteit en vestiging. KoppelHet legt per adres beide vast, zodat een vacature in Antwerpen niet onder de Nederlandse entiteit valt.
- Een medewerker uit de API heeft in Factorial pas toegang na een aparte uitnodiging. KoppelHet zet de status in SmartRecruiters op gelukt zodra medewerker en contract bestaan, en laat de uitnodiging bij HR.
- Factorial heeft het veld company_identifier om een medewerker binnen het bedrijf te herkennen. KoppelHet zet daar het kandidaat-ID uit SmartRecruiters in en zoekt er eerst op, zodat een herhaalde webhook of een nieuwe poging na een fout geen tweede medewerker in Factorial maakt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom stuurt de koppeling geen uitnodiging?
Zo kijkt HR eerst naar contract en salaris. De uitnodiging automatisch versturen kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters via een webhook-subscription (alleen het ID; HMAC-SHA256 in smartrecruiters-signature; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials. Status terug via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus.
- Naar Factorial via API-versie 2026-10-01 - POST /resources/employees/employees/create_with_contract (company_id, first_name, last_name, email, legal_entity_id, location_id, team_id, contract_starts_on, contract_effective_on, contracts_working_time_percentage_in_cents), daarna contracts/compensations. Uitnodigen via employees/invite door HR.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Factorial | Toelichting |
|---|---|---|
firstName en lastName | first_name en last_name | |
Werkadres (offer property) | email | Inlogadres in Factorial |
phoneNumber | phone_number | |
location (vacature) | legal_entity_id en location_id | Via een tabel per adres |
department (vacature) | team_id | |
Startdatum (offer property) | contract_starts_on en contract_effective_on | |
Uren per week (offer property) | contracts_working_time_percentage_in_cents | |
Salaris en valuta (offer properties) | Compensation op het contract | |
Kandidaat-ID | company_identifier | Voorkomt een dubbele medewerker |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken