Payroll koppeling
Sympa Nmbrs koppeling: HR-mutaties uit Sympa naar de Nederlandse salarisadministratie
Met een koppeling tussen Sympa en Nmbrs gaan nieuwe medewerkers, contract- en salariswijzigingen en uitdiensttredingen van de Nederlandse entiteit uit Sympa naar Nmbrs, met de juiste ingangsdatum en zonder dubbel invoeren. KoppelHet neemt alleen goedgekeurde regels mee, ook bij meerdere Nmbrs-bedrijven, eigen looncomponenten en wijzigingen met een geldigheidsperiode.
Wat de koppeling doet
Wie Sympa voor HR gebruikt en Nederlandse bv's in Nmbrs laat verlonen, vaak door een administratiekantoor, typt nieuwe medewerkers en salarisverhogingen over. Een verhoging die in Sympa nog op goedkeuring wacht, komt soms al in de loonrun.
- HR legt in Sympa een nieuwe medewerker of wijziging vast voor een Nederlandse bv.
- KoppelHet leest de gewijzigde medewerkers en neemt alleen goedgekeurde regels mee.
- Per bv zet KoppelHet de medewerker in het juiste Nmbrs-bedrijf, met de ingangsdatum uit Sympa.
- Salariscomponenten gaan via een vertaaltabel naar de looncomponenten in Nmbrs.
- Vóór de aanleverdatum controleert KoppelHet of alles is verwerkt en meldt wat niet door kon.
Waar je op let bij Sympa en Nmbrs
- Met twee Nederlandse bv's die elk een eigen Nmbrs-bedrijf zijn, verdeelt KoppelHet de medewerkers per bv over de juiste bedrijven.
- Loonstroken, jaaropgaven en het berekende uurloon staan in Nmbrs. KoppelHet kan gekozen gegevens terugzetten in Sympa, bijvoorbeeld de loonstrook in het dossier, als jullie dat willen.
- Een interface in Sympa mag standaard honderd API-aanvragen per uur doen. Bij een eerste vulling of een collectieve loonsverhoging voor honderden medewerkers kost dat uren. KoppelHet plant zo'n grote aanlevering buiten kantoortijd en controleert daarna of alles is aangekomen.
- Werktijd en salaris kunnen in Sympa een geldigheidsperiode hebben en op goedkeuring wachten. KoppelHet neemt alleen goedgekeurde regels mee en zet ze in de Nmbrs-periode waarin de ingangsdatum valt, zodat een verhoging per de eerste van de maand ook in die periode wordt verloond.
- Een Sympa-omgeving voor meerdere landen kent geen Nederlandse loonbegrippen zoals loonheffingskorting, cao of pensioenregeling. Die vult het administratiekantoor in Nmbrs aan, en KoppelHet overschrijft ze niet.
- Salariscomponenten richt elke organisatie in Sympa zelf in. Een vertaaltabel koppelt ze aan looncomponenten in Nmbrs; een nieuw component zonder afspraak wordt een melding aan de salarisadministratie in plaats van een stille loonregel.
- Het administratiekantoor geeft de koppeling in Nmbrs alleen toegang tot jullie bedrijven. Andere klanten van het kantoor blijven buiten beeld.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat blijft bij het administratiekantoor?
Cao, loonheffingskorting, pensioen en de loonrun zelf. De koppeling levert de HR-mutaties aan en overschrijft die instellingen niet.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elke mutatie staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, zodat salarisadministratie en accountant kunnen zien wat wanneer is doorgezet. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst; de Sympa-interface bevat alleen de velden uit het ontwerp. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Sympa via de Sympa Integration API (OData v4) op een eigen interface met X-ApiKey, met $filter op modified en de entiteit, geldige tabelregels met since, until of at, en goedgekeurde regels via $expand met Approval eq 5.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en een login op werkgeversniveau. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sympa | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | Personeelsnummer | |
Voornaam, achternaam, geboortedatum | Persoonsgegevens | |
Adres | Adres | |
Bankrekening | IBAN | |
Entiteit | Nmbrs-bedrijf | Eén Nmbrs-bedrijf per Nederlandse bv |
Startdatum en einddatum dienstverband | Dienstverband (in en uit dienst) | |
Werktijd (tabelregel met geldigheid) | Rooster en uren per week | |
Salaris (tabelregel met geldigheid) | Salaris met ingangsperiode | |
Kostenplaats | Kostenplaats | |
Salariscomponent | Vaste looncomponent | Via een vertaaltabel |
Gerelateerd
Greenhouse → Sympa
Greenhouse Sympa koppeling: aangenomen kandidaat als datakaart met contractregel in Sympa
Recruitee → Sympa
Recruitee Sympa koppeling: aangenomen kandidaten als datakaart in Sympa
SmartRecruiters → Sympa
SmartRecruiters Sympa koppeling: klaar voor onboarding wordt een datakaart in Sympa
Sympa → 4PS Construct
Sympa 4PS Construct koppeling: monteurs van de Nederlandse werkgever uit Sympa in 4PS, met kostenplaats als dimensie