HR naar ITSM
YouServe Jira Service Management koppeling: klanten en verzoeken voor in- en uitdienst uit Visma YouServe
Met een koppeling tussen Visma YouServe en Jira Service Management staat elke medewerker uit YouServe als klant in het portaal, in de organisatie van zijn afdeling, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een verzoek van het juiste request type aan, namens die medewerker. Omdat YouServe zelf geen wijzigingen meldt, vergelijkt KoppelHet elke ronde met de vorige stand en maakt het verzoek zodra een datum in of uit dienst binnen de afgesproken termijn valt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeelsadministratie en salarissen via Visma YouServe laten verzorgen en IT in Jira Service Management regelen, vragen laptops en toegang aan via een formulier waarin de leidinggevende alles zelf invult. Wie vertrekt, houdt toegang tot het portaal tot iemand het merkt.
- HR voert de nieuwe medewerker in YouServe in, met organisatie-eenheid, functieprofiel en de benodigde middelen in extra velden.
- Bij de volgende vergelijking ziet KoppelHet de nieuwe medewerker en maakt de klant aan in de organisatie van zijn eenheid.
- Valt de startdatum binnen vier weken, dan komt er een onboardingverzoek namens de nieuwe medewerker, met functieprofiel, afdeling, manager en middelen in de velden.
- Een nieuw functieprofiel of een andere eenheid levert een wijzigingsverzoek op.
- Een week voor de datum uit dienst komt een offboardingverzoek; na die datum trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Waar je op let bij Visma YouServe en Jira Service Management
- YouServe levert de actuele stand en geen melding bij een wijziging. KoppelHet bewaart wat het de vorige keer zag; een functiewissel is pas een wijzigingsverzoek als het functieprofiel echt anders is, niet als HR alleen een typefout herstelt.
- YouServe hangt de manager aan de organisatie-eenheid, niet aan de medewerker. KoppelHet zet de manager van de eenheid in het verzoek, zodat een goedkeuring in het request type bij de leidinggevende van die eenheid terechtkomt.
- Functieprofielen in YouServe zeggen veel over wat iemand nodig heeft, zoals een chauffeur met alleen een telefoon of een planner met een laptop. KoppelHet kiest per functieprofiel het request type, zodat het verzoek meteen de goede vragen heeft.
- HR kan in YouServe extra velden bijhouden voor laptop, telefoon of account. Een request type in Jira Service Management heeft eigen velden; KoppelHet vult die met de keuzes uit YouServe, zodat de leidinggevende niets opnieuw invult.
- Volgt op een dienstverband direct een nieuw, bijvoorbeeld na een tijdelijk contract, dan blijft de klant actief en komt er geen offboardingverzoek. De servicedesk haalt dan geen laptop op bij iemand die gewoon blijft.
- Bij vertrek trekt KoppelHet alleen de portaaltoegang in en verwijdert geen klant. Eerdere verzoeken van de vertrokken medewerker blijven zo voor IT terug te vinden.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
YouServe gaat verder als Youforce. Blijft deze koppeling werken?
De kant naar Jira Service Management verandert niet. Aan de YouServe-kant passen we de koppeling aan als de API wordt omgezet; dat nemen we mee in het beheer.
Kunnen medewerkers ook in Assets komen?
Dat kan later als uitbreiding. We beginnen met klanten, organisaties en verzoeken.
Krijgen bestaande medewerkers bij livegang een onboardingverzoek?
Nee. De eerste ronde maakt alleen klanten en lidmaatschappen aan; verzoeken komen pas bij wijzigingen daarna.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouServe wordt gelezen via de YouServe IAM API (employees, organizationunits en jobprofiles; manager per organisatie-eenheid), vergeleken met de vorige stand. Alleen lezen.
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/ - POST customer, POST organization/{organizationId}/user, PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access, en verzoeken met POST /rest/servicedeskapi/request (serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf). De velden per request type via GET servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma YouServe | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | Sleutel in KoppelHet | Gekoppeld aan het accountId van de klant |
Naam | Klant: displayName | |
E-mail werk | Klant: email | |
Organisatie-eenheid | Organisatie (lidmaatschap) | |
Functieprofiel | requestTypeId en requestFieldValues: functie | Per functieprofiel een request type of een vaste set velden |
Manager van de organisatie-eenheid | requestFieldValues: manager | |
Extra velden (laptop, telefoon, account) | requestFieldValues: middelen | |
Datum in dienst en datum uit dienst | requestFieldValues: startdatum of laatste werkdag |
Gerelateerd
BambooHR → Visma YouServe
BambooHR Visma YouServe koppeling: de Nederlandse vestiging automatisch naar de salarisservice
Deel → Visma YouServe
Deel Visma YouServe koppeling: alleen eigen Nederlandse werknemers naar de salarisservice
HiBob → Visma YouServe
HiBob Visma YouServe koppeling: Bob-wijzigingen met de juiste ingangsdatum bij de salarisservice
Nedap ONS → Visma YouServe
Nedap ONS Visma YouServe koppeling: goedgekeurde uren en ORT naar de salarisservice, medewerkers terug in de planning