HR naar ERP
Workday 4PS Construct koppeling: workers van de Nederlandse bedrijven als medewerker in 4PS
Met een koppeling tussen Workday en 4PS Construct komen alle workers van de bedrijven die in 4PS werken automatisch als medewerker in de juiste 4PS-administratie, met functie, kostenplaats, start- en einddatum. Workday blijft het globale HR-systeem; 4PS krijgt alleen de mensen en gegevens die nodig zijn voor uren, projecten en kosten.
Wat de koppeling doet
Bouw- en installatiebedrijven die medewerkers in Workday beheren en in 4PS Construct werken, zetten nieuwe monteurs met de hand in 4PS op basis van een lijst uit Workday. Contractors hebben soms hetzelfde nummer als een vaste medewerker, en kostenplaatswijzigingen met terugwerkende kracht komen niet in 4PS aan.
- HR rondt in Workday de Hire af voor een worker van een Nederlandse company.
- KoppelHet haalt de gewijzigde workers op en filtert op de companies die in 4PS werken.
- De worker staat daarna als medewerker in de bijbehorende 4PS-administratie, met de startdatum uit Workday, ook als die nog weken vooruit ligt.
- Een nieuwe functie of kostenplaats past de medewerker in 4PS aan vanaf de ingangsdatum.
- Na een Termination krijgt de medewerker de einddatum, en na die datum de status beëindigd.
Waar je op let bij Workday en 4PS Construct
- Workday bevat medewerkers uit alle landen, 4PS alleen die van de bouw- en installatiebedrijven. KoppelHet filtert op de Workday-company en zet elke company in een vaste 4PS-administratie, zodat er geen medewerkers uit andere landen of divisies in 4PS komen.
- Workday nummert vaste medewerkers en contractors in aparte reeksen, dus hetzelfde nummer kan twee keer voorkomen. In 4PS is het medewerkernummer uniek per administratie. KoppelHet geeft contractors een vast voorvoegsel, zodat er nooit twee mensen onder hetzelfde nummer uren schrijven.
- In Workday is een Hire vaak weken voor de startdatum afgerond. De medewerker komt dan meteen in 4PS met de toekomstige startdatum, zodat werkvoorbereiding hem al kan inplannen voordat hij begint.
- Workday kan een kostenplaatswijziging met terugwerkende kracht vastleggen. In 4PS heeft een medewerker één actuele kostenplaats zonder historie. KoppelHet zet de nieuwe kostenplaats op de dag dat de wijziging binnenkomt en meldt aan finance welke uren uit de tussenliggende periode nog op de oude kostenplaats staan.
- Kostenplaatsen zijn in Workday organisaties, in 4PS dimensiewaarden die finance beheert. Bestaat een Workday-kostenplaats nog niet in 4PS, dan komt de medewerker wel binnen, zonder kostenplaats, en staat de ontbrekende code in het platform.
- Een Termination met een einddatum in de toekomst zet die datum direct in 4PS. De status gaat pas na de laatste werkdag naar beëindigd, zodat de monteur tot en met die dag uren kan schrijven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan ook medewerkers buiten Nederland naar 4PS?
Alleen als hun Workday-company in 4PS werkt. Welke companies dat zijn, leggen we bij de start vast.
Gaan compensatie en salaris mee naar 4PS?
Nee. De Integration System User krijgt geen toegang tot compensatie. Kostprijzen voor uren beheert finance in 4PS.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport of Get_Workers (Workday Web Services) op wijzigingsdatum, met een Integration System User met alleen leesrechten op worker- en organisatiegegevens. Employee_ID en Contingent_Worker_ID zijn aparte reeksen. Er wordt niets naar Workday teruggeschreven.
- Naar 4PS schrijven we via de Business Central API v2.0 per company - employees (number, givenName, middleName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions. dimensionValues is alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | number | Contractors met een voorvoegsel, omdat Workday aparte reeksen gebruikt |
Legal_Name_Data of Preferred_Name_Data | givenName, middleName, surname | Keuze per klant |
Business_Title | jobTitle | |
Werk-e-mail | email | |
Hire_Date | employmentDate | |
Termination_Date | terminationDate | |
Cost_Center | defaultDimensions (dimensie kostenplaats) | Code moet in 4PS bestaan |
Company | Company in 4PS | Alleen de Workday-companies die in 4PS werken |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors