Accounts in applicaties
Workday Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers met de juiste taal, tijdzone en rol uit Workday
Met een koppeling tussen Workday en Salesforce krijgt elke nieuwe sales- of servicemedewerker in Workday automatisch een Salesforce-gebruiker met profiel, rol, manager en de taal en tijdzone van zijn locatie. Op de laatste werkdag in Workday wordt de gebruiker gedeactiveerd, zodat de licentie vrijkomt en de toegang tot klantgegevens dicht is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers en externe krachten in Workday beheren en één Salesforce-omgeving voor sales en service gebruiken, vragen nieuwe gebruikers via een formulier aan. Wie buiten het hoofdkantoor begint, ziet in Salesforce soms de verkeerde datum- en tijdnotatie, en externe krachten blijven na hun opdracht actief.
- HR rondt in Workday de indiensttreding af, met functie, supervisory organization en locatie.
- KoppelHet leest de worker en bepaalt uit functie en organisatie of er een Salesforce-gebruiker nodig is, met welk profiel en welke rol.
- De gebruiker wordt aangemaakt met de taal, landinstelling en tijdzone van de Workday-locatie en met de manager uit Workday.
- Een Change Job past profiel, rol en manager aan; een verhuizing naar een andere locatie ook de tijdzone.
- Na de laatste werkdag wordt de gebruiker gedeactiveerd. Wordt een indiensttreding teruggedraaid, dan gaat de nooit gebruikte gebruiker direct uit.
Waar je op let bij Workday en Salesforce
- Workday zet de tijdzone van elke locatie die niemand heeft ingesteld op Pacific Standard Time. Wie die blind overneemt, geeft een accountmanager in Rotterdam een Salesforce-agenda die negen uur achterloopt. KoppelHet controleert per locatie of de tijdzone bewust is gekozen en valt anders terug op het land.
- Workday werkt met IANA-tijdzones zoals Europe/Amsterdam, en Salesforce gebruikt dezelfde soort namen voor de tijdzone van een gebruiker. Daardoor gaat een ingestelde Workday-tijdzone zonder vertaaltabel naar Salesforce; alleen taal en landinstelling hebben een omzetting nodig.
- Werknemers en externe krachten hebben in Workday elk een eigen nummerreeks, dus hetzelfde nummer kan twee keer bestaan. In Salesforce krijgt een externe kracht een voorvoegsel voor zijn nummer, zodat een vertrekkende contractor nooit de gebruiker van een vaste collega uitzet.
- De supervisory organizations in Workday volgen de lijnorganisatie, terwijl de rolhiërarchie in Salesforce bepaalt wie welke kansen en klanten ziet. Een vertaaltabel koppelt alleen de sales- en serviceorganisaties aan Salesforce-rollen; een reorganisatie elders in Workday raakt Salesforce niet.
- Wordt een indiensttreding in Workday teruggedraaid, dan bestaat de worker niet meer, maar een Salesforce-gebruiker kan niet worden verwijderd. KoppelHet deactiveert die gebruiker direct, zodat de licentie niet blijft hangen aan iemand die nooit is begonnen.
- Een vertrek staat vaak weken vooruit in Workday. KoppelHet deactiveert pas na de laatste werkdag. Weigert Salesforce omdat de vertrekker nog standaardeigenaar of goedkeurder is, dan bevriest KoppelHet de gebruiker en krijgt de salesoperations-beheerder een lijst met wat nog moet worden overgedragen.
- De koppeling mag in Workday alleen worker-, organisatie- en locatiegegevens zien. Salaris, commissieplannen en bankgegevens blijven in Workday.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen externe krachten ook een Salesforce-gebruiker?
Als jullie dat willen. Per worker type leggen we vast of iemand een gebruiker krijgt en met welk profiel; de einddatum van de opdracht in Workday bepaalt het deactiveren.
Wat als iemand verhuist naar een vestiging in een ander land?
Dan wijzigt in Workday de locatie, en daarmee in Salesforce de tijdzone, taal en landinstelling. Profiel en rol veranderen alleen als ook de functie of organisatie verandert.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen via Workday Web Services (Get_Workers) of een RaaS-rapport, op afgeronde business processes en wijzigingsdatum, met een Integration System User met alleen de security domains voor worker-, organisatie- en locatiegegevens. Employee_ID en Contingent_Worker_ID zijn aparte reeksen.
- Workday ondersteunt alle IANA-tijdzones per tenant, locatie en gebruiker; niet ingesteld is Pacific Standard Time.
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User met een connected app (OAuth 2.0) en een integratiegebruiker met Manage Users. Verplicht bij aanmaken onder meer Username (uniek over alle Salesforce-omgevingen), Alias (maximaal 8 tekens), Email, LastName, ProfileId, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey, LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey. Bij vertrek IsActive = false, of UserLogin.IsFrozen = true als deactiveren wordt geweigerd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID of Contingent_Worker_ID | EmployeeNumber | Met een voorvoegsel voor externe krachten |
Preferred name | FirstName en LastName | |
Werk-e-mail | Email, Username en FederationIdentifier | |
Preferred name (ingekort) | Alias | |
Business_Title | Title | |
Job profile en supervisory organization | ProfileId, permission sets en UserRoleId | Via een vertaaltabel |
Company | CompanyName | |
Locatie: tijdzone, locale en taal | TimeZoneSidKey, LocaleSidKey en LanguageLocaleKey | |
Manager (Employee_ID) | ManagerId | |
Termination date en last day of work | IsActive |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors