Payroll koppeling
Workday Visma YouServe koppeling: Workday-wijzigingen automatisch naar de salarisservice
Met een koppeling tussen Workday en Visma YouServe komen nieuwe Nederlandse medewerkers en wijzigingen uit Workday automatisch bij de salarisspecialisten van YouServe, met de ingangsdatum uit Workday. HR stelt geen maandelijkse bestanden of formulieren meer samen, en een wijziging die laat in Workday wordt gedaan, gaat alsnog mee in de juiste salarisrun.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HR wereldwijd in Workday voeren en de Nederlandse salarisverwerking aan Visma YouServe uitbesteden, sturen elke maand een bestand of formulier met nieuwe medewerkers en wijzigingen, samengesteld uit Workday-rapporten. Dat kost tijd, en een wijziging die daarna nog in Workday wordt gedaan, ontbreekt in de run.
- HR rondt in Workday een indiensttreding, functiewissel of vertrek af voor het Nederlandse bedrijf.
- KoppelHet haalt de medewerkers op die sinds de vorige keer zijn gewijzigd, met alleen de gegevens die YouServe nodig heeft.
- Wijzigingen bij bestaande medewerkers gaan direct naar YouServe, telkens met de ingangsdatum uit Workday.
- Wat via een bestand moet, zoals een nieuwe medewerker of uren en bonussen, levert KoppelHet in het afgesproken formaat aan en YouServe leest het automatisch in.
- Wat YouServe niet kan verwerken, verschijnt met de reden in het KoppelHet platform, zodat HR het in Workday kan rechtzetten.
Waar je op let bij Workday en Visma YouServe
- YouServe verwerkt salarissen als dienst, met eigen specialisten. De koppeling levert de wijzigingen aan zoals YouServe ze verwacht; de controle op de salarisberekening blijft bij YouServe.
- Bij het bijwerken van een medewerker in YouServe is een ingangsdatum verplicht en blijven gegevens die niet zijn meegestuurd ongemoeid. KoppelHet stuurt daarom alleen wat gewijzigd is, met de datum uit Workday.
- Niet alles kan YouServe al rechtstreeks ontvangen. Voor de rest heeft YouServe een automatische bestandsimport; KoppelHet maakt die bestanden uit Workday, zodat HR geen exports meer samenstelt.
- Workday rekent vaak met een jaarsalaris in een groepsvaluta, terwijl YouServe met Nederlandse maandbedragen en cao-schalen werkt. Per klant spreken we af of de koppeling een bedrag doorgeeft of alleen functie en uren.
- Een correctie met terugwerkende kracht in Workday krijgt de oorspronkelijke ingangsdatum mee, zodat YouServe haar in de juiste periode verwerkt en niet als nieuwe wijziging per vandaag.
- KoppelHet ziet in Workday alleen het Nederlandse bedrijf en de gegevens die voor de salarisverwerking nodig zijn. Gegevens van andere landen komen niet bij YouServe.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet YouServe hier iets voor inrichten?
Ja. YouServe geeft KoppelHet toegang voor jullie omgeving en spreekt het bestandsformaat af. Dat regelen we samen bij de start.
Wat als YouServe een wijziging afwijst?
Dan zie je de reden in het KoppelHet platform. HR past het aan in Workday en bij de volgende ronde gaat de wijziging alsnog door.
Kan dit ook met Workday naar Visma Raet YouForce?
Ja. De aanpak aan de Visma-kant verschilt, omdat YouForce nieuwe medewerkers via een goedkeuringsstap laat binnenkomen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday wordt gelezen met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum, met een Integration System User die alleen de Nederlandse legal entity en de benodigde domeinen ziet, op afgeronde hire-, change- en termination-processen.
- Naar YouServe schrijven we via de HR Core and Payroll API (bijwerken met verplichte startdatum; velden die niet zijn meegestuurd worden genegeerd) en via de File API, die bestanden automatisch in HR Core en Payroll inleest (onder meer nieuwe medewerkers, uren en bonussen).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in Visma YouServe | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | Extern nummer of vrij veld | Sleutel om latere wijzigingen aan dezelfde medewerker te koppelen |
Legal_Name | Achternaam, voorvoegsel, voornamen | |
National_ID (NLD) | BSN | |
Hire_Date | Datum in dienst | |
Scheduled_Weekly_Hours | Uren per week | |
Job_Profile | Functie | Via een vertaaltabel |
Supervisory_Organization | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel |
Base_Pay | Salaris | Jaarbedrag omrekenen naar maand, of alleen de functie aanleveren als YouServe op CAO-schaal rekent |
Termination_Date | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors