vPVerlof, verzuim en uren
Workday vPlan koppeling: Nederlandse workers als resource in vPlan, met uren, verlof en lang verlof per dag
Met een koppeling tussen Workday en vPlan komt elke worker van de Nederlandse organisatie uit Workday automatisch als resource in vPlan, met startdatum, laatste werkdag en de geplande uren per dag. Goedgekeurde time off en een leave of absence uit Workday halen beschikbare uren weg op de juiste dagen, zodat planners in vPlan geen werk inplannen op iemand die er niet is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Workday beheren en werk in Nederland plannen in vPlan, zetten nieuwe medewerkers met de hand in vPlan. Planners horen van vakanties pas als iemand niet komt opdagen, en lang verlof zoals ouderschapsverlof staat alleen in Workday.
- HR rondt in Workday een hire af voor het deel van de organisatie dat in vPlan plant.
- KoppelHet maakt in vPlan een resource aan met het Employee ID als referentie, vanaf de startdatum.
- De uren per week uit Workday worden verdeeld over de werkdagen en per datum in vPlan gezet.
- Goedgekeurde time off en een leave of absence zetten verlof- of afwezigheidsuren op die dagen.
- Na een termination krijgt de resource de laatste werkdag als einddatum.
Waar je op let bij Workday en vPlan
- Workday legt het aantal geplande uren per week vast, niet de uren per weekdag, tenzij de organisatie Workday Time Tracking met werkroosters gebruikt. vPlan plant per dag. KoppelHet verdeelt de weekuren over de werkdagen volgens een regel die jullie vooraf kiezen, en zet ze per datum in vPlan.
- Workday maakt onderscheid tussen time off, zoals een vakantiedag, en een leave of absence, zoals ouderschapsverlof of langdurig verlof. Time off wordt in vPlan verlofuren op die dag. Een leave of absence haalt het hele rooster weg over de periode, zodat een medewerker twee maanden niet planbaar is zonder dat iemand elke dag afzonderlijk invoert.
- De Absence Management-webservice van Workday heeft operaties om verlof in te voeren en saldi op te vragen, maar geen operatie om verlofregels te lezen. KoppelHet leest goedgekeurde time off daarom met een RaaS-rapport op wijzigingsdatum.
- Bij een termination legt Workday naast de einddatum van het dienstverband ook de laatste werkdag vast. Een medewerker die zijn laatste weken verlof opneemt, is na de laatste werkdag niet meer planbaar. KoppelHet gebruikt die datum als einddatum van de resource.
- Een Workday-tenant bevat workers in veel landen. vPlan draait vaak alleen voor één Nederlandse afdeling of divisie. KoppelHet leest alleen workers van de supervisory organizations die in vPlan worden gepland, zodat kantoorpersoneel en buitenlandse collega's niet als resource in de planning verschijnen.
- Een referentie mag in vPlan maar één keer voorkomen, ook bij gearchiveerde resources. Het Employee ID in Workday blijft gelijk bij een herindiensttreding. KoppelHet haalt een teruggekeerde medewerker dus uit het archief in plaats van een tweede resource aan te maken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan geplande opdrachten uit vPlan terug naar Workday?
Nee. vPlan plant het werk, Workday beheert de mensen. Uren uit vPlan naar Workday of de salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Wat als een medewerker een afwijkend rooster heeft?
Zonder werkroosters in Workday verdeelt de koppeling de weekuren volgens een vaste regel. Voor een afwijkend rooster kan de planner een uitzondering in vPlan zetten, of leggen jullie het rooster in Workday vast.
Ziet de planner waarom iemand afwezig is?
Nee. vPlan krijgt alleen of het verlof of afwezigheid is en hoeveel uur. Het soort verlof en de reden blijven in Workday.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Workday via RaaS-rapporten met een Integration System User - workers op wijzigingsdatum (Employee_ID, Hire_Date, Scheduled_Weekly_Hours, Supervisory_Organization, Last_Day_of_Work) en goedgekeurde time off entries en leaves of absence. De Absence Management-webservice bevat Enter_Time_Off en Get_Time_Off_Plan_Balances, geen leesoperatie voor time off entries.
- vPlan via de vPlan API (https://api.vplan.com/v1) met OAuth 2. Resource met type employee, start_date, end_date en external_ref (dubbel geeft 422); integration_schedule op true, rooster per datum via PUT /resource/{resource_id}/schedule met hours_work, hours_leave en hours_absence.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Workday | Veld in vPlan | Toelichting |
|---|---|---|
Employee_ID | external_ref | Uniek in vPlan, ook bij gearchiveerde resources |
Preferred_Name / Legal_Name | name | |
Hire_Date | start_date | |
Last_Day_of_Work (termination) | end_date | Niet de einddatum van het dienstverband |
Scheduled_Weekly_Hours | schedules[].hours_work per datum | Verdeeld over de werkdagen volgens een vaste regel |
Time off entries (goedgekeurd) | schedules[].hours_leave | Uit een RaaS-rapport |
Leave of absence (begin- en einddatum) | schedules[].hours_absence | Het hele rooster van die dagen |
Gerelateerd
Ashby → Workday
Ashby Workday koppeling: aannames naar Workday, met controle op uitkomst en telefoonnummer
Bullhorn → Workday
Bullhorn Workday koppeling: eerste plaatsing van een consultant als indiensttreding in Workday
Carerix → Workday
Carerix koppelen met Workday: geplaatste kandidaat wordt pre-hire en start de indiensttreding
Greenhouse → Workday
Greenhouse koppelen met Workday: aannames als pre-hire, ook voor interim-krachten en contractors