Payroll naar finance
YouForce 4PS Construct koppeling: journaalregels van YouForce opgeteld als boeking in 4PS
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en 4PS Construct worden de journaalregels van elke verwerkte salarisperiode uit YouForce opgeteld per grootboekrekening en kostenplaats, en als batch in het salarisdagboek van 4PS gezet. Kostenplaatsen die in YouForce en 4PS verschillen, meldt de koppeling aan de salarisadministratie voordat ze in de boekhouding problemen geven.
Wat de koppeling doet
Bouw- en installatiebedrijven die salarissen in YouForce verwerken en projecten en financiën in 4PS Construct voeren, krijgen uit YouForce een journaal per medewerker, dus veel regels per maand. Finance telt die in Excel op voordat ze in 4PS kunnen, en kostenplaatscodes uit YouForce sluiten niet aan op die in 4PS.
- De salarisadministratie verwerkt de periode in YouForce, zoals nu.
- KoppelHet haalt alleen de journaalregels van die nieuwe periode op.
- De regels per medewerker worden opgeteld per grootboekrekening en kostenplaats; de YouForce-codes worden vertaald naar de codes van 4PS.
- De boeking staat als batch in het salarisdagboek van de 4PS-administratie die bij de opdrachtgever hoort.
- Finance controleert en boekt. Een code zonder vertaling komt als melding in het platform, niet als foutregel in 4PS.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en 4PS Construct
- YouForce levert het journaal per medewerker, met uren en fte erbij. 4PS krijgt alleen de bedragen, opgeteld per rekening en kostenplaats. Uren blijven buiten de boeking, omdat 4PS de gewerkte uren al uit de eigen urenregistratie kent.
- Een kostenplaatscode in YouForce is maximaal zeven tekens. Codes in 4PS zijn vaak langer of anders opgebouwd, bijvoorbeeld per vestiging en afdeling. We leggen per code een vaste vertaling vast en houden die bij in het platform.
- Kostenplaatsen in YouForce zijn via een koppeling alleen te lezen. Een nieuwe kostenplaats in 4PS kan de koppeling dus niet in YouForce zetten; KoppelHet vergelijkt beide lijsten en meldt het verschil aan de salarisadministratie voor de volgende periode.
- Elke YouForce-regel heeft naast een kostenplaats ook een kostensoort en een kostendrager. 4PS werkt met dimensies; bij de start kiezen we samen met finance welke YouForce-code in welke dimensie komt en welke we weglaten.
- Werken jullie met meerdere opdrachtgevers in YouForce, dan staat elke opdrachtgever meestal ook als eigen administratie in 4PS. De opdrachtgever op de journaalregel bepaalt in welke administratie de batch komt.
- Door eerst op te tellen gaan er per periode tientallen regels naar 4PS in plaats van duizenden. Dat houdt de batch leesbaar voor finance en blijft ruim binnen de grenzen die Business Central aan koppelingen stelt.
- KoppelHet vraagt per keer alleen de regels van de nieuwe periode op. Een correctie op een eerdere periode komt als eigen batch, zodat de oorspronkelijke boeking in 4PS niet wordt aangeraakt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom zet de koppeling nieuwe kostenplaatsen niet in YouForce?
YouForce laat kostenplaatsen via een koppeling alleen lezen. KoppelHet meldt elk verschil met 4PS, zodat de salarisadministratie het voor de volgende periode vastlegt.
Kunnen de uren uit YouForce mee als statistiek in 4PS?
Dat kan als uitbreiding. Meestal is het niet nodig, omdat 4PS de gewerkte uren uit de eigen urenregistratie heeft.
Wat moeten we in YouForce regelen?
De beheerder geeft de koppeling eenmalig leestoegang tot het journaal en de kostenplaatsen, in de omgeving van Visma. Aan de 4PS-kant komt er een app registration met alleen de rechten voor journalen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Data API (journaalregels per medewerker, met jobs voor volledige en incrementele exports) en de WFM API voor kostenplaatsen (alleen lezen). Velden onder meer CostCenterBK (maximaal zeven tekens), ContraAccount, CostCenterCode, CostTypeCode, CostUnitCode, Amount, Year en ProductionPeriod. Autorisatie per tenant via Visma Connect.
- 4PS Construct draait op Business Central. We schrijven via de Business Central API v2.0 (journals, journalLines met dimensionSetLines, één amount met teken) en lezen dimensionValues ter controle. Business Central online staat maximaal 100 operaties per batchverzoek en 6.000 verzoeken per gebruiker per vijf minuten toe.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
Opdrachtgever | Company in 4PS | |
ContraAccount (grootboekrekening) | accountNumber | |
Amount | amount | Opgeteld per rekening en kostenplaats |
CostCenterCode | dimensionSetLines (dimensie kostenplaats) | Via een vaste vertaaltabel als de codes verschillen |
CostUnitCode of CostTypeCode | dimensionSetLines (tweede dimensie) | Alleen als finance die in 4PS gebruikt |
Year en ProductionPeriod | postingDate en documentNumber |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce